Er staan nog 3 bijkomende renovaties op de planning: in 2026 van studentenhomes Fabiola en Astrid en in 2028 van studentenhome Vermeylen, met telkens per homes een tijdelijke onbeschikbaarheid van ca. 450 à 500 kamers gedurende ca. 2 à 3 jaar.

Verder is er ook nood aan uitbreiding van het bestaande aanbod van (betaalbare) studentenhuisvesting binnen de Universiteit Gent (UGent).

1.    BEHOEFTE

UGent is met deze oproep prioritair op zoek naar studentenkamers ter vervanging van de te renoveren kamers van home Boudewijn, en in subsidiaire orde, ter uitbreiding van het bestaande aanbod.

Studentenkamers van de UGent kunnen, in de regel, enkel in gebruik genomen worden per aanvang van elk semester, rond 15 augustus en rond 15 december, dit gezien er standaard 2 verhuisbewegingen georganiseerd worden per academiejaar.

De UGent is aldus op zoek naar [minimum] 500 kamers die bij voorkeur vanaf ca. 15 augustus 2024 in gebruik kunnen worden genomen voor een huurperiode van minimaal twee jaar. Indien er geen of geen gunstige of aanvaardbare huurvoorstellen zijn voor het eerste semester van academiejaar 2024- 2025, maar wel voor een latere datum (i.e. tweede semester academiejaar 2024-2025 of de daaropvolgende 3 academiejaren), zullen ook deze huurvoorstellen in overweging genomen worden, weliswaar mits deze aanvang kunnen nemen kort voordat een semester aanvang neemt en ook voor een huurperiode van minimaal twee jaar.

Om organisatorisch/administratieve redenen draagt UGent de voorkeur aan huurvoorstellen in één gebouw, met minimaal ca. 50 tot ca. 500 kamers per gebouw.

Optioneel: De UGent behoudt zich echter het recht voor om, in geval van een gunstig (financieel) huurvoorstel, meer dan 500 kamers te huren of, zoals verder uiteengezet, de kamers voor een langere duur dan de renovatiewerken te huren.

2.    KARAKTERISTIEKEN VAN DE STUDENTENHUISVESTING

UGent is op zoek naar studentenhuisvesting met volgende karakteristieken:

1. een bestaand gebouw dat reeds bestemd is voor studentenhuisvesting; OF
2. een bestaand gebouw dat nog niet bestemd is voor studentenhuisvesting maar waarvoor reeds een concreet ontwerp en een concrete planning bestaat om de bestemming te wijzigen naar studentenhuisvesting op datum van deze aankondiging; OF
3. een nog op te richten maar reeds voor studentenhuisvesting vergund gebouw; OF
4. een nog op te richten gebouw waarvoor reeds een concreet ontwerp voor studentenhuisvesting en een concrete planning bestaat op datum van de indiening van het voorstel.

3.    VEREISTEN INZAKE LOCATIE

Grondgebied stad Gent (m.i.v. de deelgemeenten): de studentenkamers moeten zich bevinden op een met de fiets vlot te bereiken afstand van de UGent-campussen te Gent. Bij voorkeur is er eveneens een goede verbinding met het openbaar vervoer.

4.    VEREISTEN INZAKE DE STUDENTENKAMERS

*De studentenkamers moeten instapklaar zijn.

-    De inrichting van de studentenkamers en de gemeenschappelijke voorzieningen is kwalitatief en is bestand tegen een intensief gebruik door studenten.

-    De studentenkamers worden gemeubeld aangeboden: dit houdt minimaal volgende zaken in: bureel (min. 1.5 x 0.8 m), boekenrek (min. 2 lopende meter met legborden van min. 38 cm diep), bed (min. 0.9 x 2 m), kleerkast (min. 1 x 1.8 x 0.6 m), spiegel, plankje onder spiegel, handdoekendrager, 2 kleerhaken.

*De studentenkamers moeten minstens voldoen aan alle wettelijke, decretale en reglementaire minimumnormen.

5.    EXPLOITATIE EN ONDERHOUD

*De UGent organiseert zelf de exploitatie (i.e. verhuur aan studenten). Er komt dan ook geen huurovereenkomst tussen de verhuurder en de studenten tot stand.

*Onderhoud en herstellingen: conform het gemeen huurrecht (artikel 1754 oud Burgerlijk Wetboek), zijn de geringe huurherstellingen ten laste van de huurder, grote herstellingen ten laste van de verhuurder.

Optioneel: De UGent geeft de voorkeur aan een overeenkomst waarbij alle onderhoud en herstellingen uitgevoerd worden door de verhuurder, dit omwille van het feit dat het voor de UGent niet evident is het huurdersonderhoud uit te voeren in een extern gebouw, waarvan zij onvoldoende kennis heeft met de technische installaties. Huurvoorstellen die hierin voorzien, zullen aldus gunstiger beoordeeld worden.

In het huurvoorstel kan daartoe bijkomend vermeld worden of de verhuurder bereid is tegen betaling van een forfait (bv. per kamer per jaar en eventueel een progressief tarief naargelang de ouderdom van de studentenhuisvesting) naast zijn eigen verplichtingen op het vlak van onderhoud en herstellingen ook de verplichtingen van de huurder op dat vlak voor zijn rekening neemt.

6.    SOORT OVEREENKOMST

Huurovereenkomst naar gemeen huurrecht. Een standaard huurovereenkomst zal beschikbaar zijn bij aanvang van de bespreking van de voorstellen die regelmatig zijn bevonden en vatbaar zijn voor verdere onderhandelingen.

7.    DUURTIJD HUUROVEREENKOMST

UGent heeft de voorkeur voor huurovereenkomsten van minimaal 2 à 3 jaar, teneinde de onbeschikbaarheid gedurende de renovatiewerken op te vangen.
 
Bij voorkeur kunnen de studentenkamers in gebruik worden genomen ca. 15 augustus 2024. Indien er geen of geen gunstige of aanvaardbare huurvoorstellen zijn voor het eerste semester van academiejaar 2024-2025, maar wel voor een latere datum (i.e. tweede semester academiejaar 2024- 2025 of de daaropvolgende 3 academiejaren), zullen ook deze huurvoorstellen in overweging genomen worden.

Optioneel: Echter, ingevolge de actuele overbezetting van haar studentenverblijven op eigen terrein kan de UGent, mits goedkeuring door haar bestuur, overwegen om een huurovereenkomst van langere duur af te sluiten indien daaraan een gunstig prijsvoorstel verbonden is. De Universiteit Gent benadrukt hierbij dat zij zich als missie stelt om studenten, die op de private huurmarkt omwille van financieel-economische redenen of omwille van de beperkte verblijfstijd in Gent (internationale studenten) moeilijker aan bod komen, betaalbare studentenhuisvesting aan te bieden.

De huurvoorstellen kunnen aldus een voorstel voor huurovereenkomsten van 2 à 3 jaar, dan wel voor een langere duur bevatten.

8.    INHOUDELIJKE VEREISTEN VAN DE VOORSTELLEN

De voorstellen moeten minimaal volgende bestanddelen bevatten opdat het voorstel als volledig kan beschouwd worden:
•    een beschrijving van het/de voorgestelde gebouw(en) (m.i.v. de kamers)
•    aanduiding van de locatie en bereikbaarheid met de fiets / het openbaar vervoer;
•    de informatie die het mogelijk maakt te beoordelen of het gebouw (m.i.v. de kamers) voldoen aan de vereisten opgesomd in de aankondiging;
•    een beschrijving van de zakenrechtelijke toestand van het / de voorgestelde gebouw(en);
•    een voorstel van aanvang huurovereenkomst;
•    een voorstel van prijs;
•    een voorstel van duurtijd;
•    een voorstel van verdeling lasten op het vlak van onderhoud en herstellingen.

9.    EVALUATIE CRITERIA

De UGent behoudt zich het recht voor om enkel het (de) meest gunstige voorstel(len) in overweging te nemen en verder te onderhandelen met de indiener(s) ervan.

Onder de term “meest gunstig” dient o.a. te worden begrepen de huur van kamers tegen de beoogde startdatum in 2024, een prijs die in een gunstige verhouding staat tot de kwaliteit van de kamers en bijhorende accommodatie alsook de technische voorzieningen, ondersteuningen, locatie enz.

De voorstellen zullen bijgevolg worden beoordeeld op basis van volgende evaluatiecriteria (in volgorde van belangrijkheid opgesomd alsook in die zin te beoordelen):

1. de aanvang en duur van de huurovereenkomst (zie ook toelichting punt 7 – de overeenkomst dient bij voorkeur rond 15 augustus 2024 aan te vangen);
2. de prijs (met indicatie wat de prijs precies dekt cfr. gebruik van de bemeubelde studentenkamers, onderhoud en herstellingen edm.);
3. de kwaliteit van de studentenhuisvestiging, waaronder de kamers en bijhorende accommodatie, technische voorzieningen edm. (zie hiervoor ook toelichting punt 4);
4. de verdeling van lasten op het vlak van onderhoud en herstellingen (zie hiervoor ook toelichting punt 5);
5. het aantal studentenkamers (zie ook toelichting punt 1 – de UGent geeft de voorkeur aan minimaal ca. 50 tot ca. 500 kamers in één gebouw);
6. de vlot met de fiets te bereiken afstand ten aanzien van één of meerdere van de UGent- campussen.
7. goede verbinding met het openbaar vervoer.

10.    VORMVEREISTEN

De voorstellen moeten worden ingediend in Word-formaat én in een met e-ID ondertekende PDF- versie (dus in twee versies).

11.    INDIENING VOORSTELLEN

Indieningswijze:

De voorstellen moeten verstuurd worden per e-mail naar het volgende adres: Nele.VanNieuwenhuyse@UGent.be.

Indieningsdatum:

De voorstellen moeten tijdig worden ingediend, hetgeen betekent tegen uiterlijk 10 juli 2023 om 24 uur.

12.    CONTACTGEGEVENS CONTACTPERSOON UGENT

Geïnteresseerden kunnen met vragen terecht bij mevrouw Nele Van Nieuwenhuyse:
-    per mail naar Nele.VanNieuwenhuyse@UGent.be;
-    per telefoon op het nummer 09 264 31 19.

13.    EVALUATIE VOORSTELLEN

UGent zal in de eerste plaats nagaan of de voorstellen tijdig werden ingediend en volledig zijn. UGent kan eventueel overwegen om bijkomende informatie op te vragen in geval van onvolledigheid of onduidelijkheid.

Voorstellen die niet tijdig of naar voormeld e-mailadres zijn verstuurd, zullen hoe dan ook onregelmatig worden bevonden en zullen niet verder in aanmerking worden genomen.

UGent behoudt zich het recht voor om regularisatie van de huurvoorstellen toe te laten voor zover de regularisatie wel degelijk tot uitvoerbare verbintenissen zal leiden, alsook voor zover de gelijke behandeling met de overige indieners niet in het gedrang komt.

Vervolgens worden de voorstellen beoordeeld in het licht van hogervermelde evaluatiecriteria.

UGent kan in dat verband overwegen om de indieners voorafgaand uit te nodigen om het voorstel toe te lichten.

UGent behoudt zich eveneens het recht voor om aan de indieners een aangepast voorstel te vragen. Vervolgens zal UGent overgaan tot het nemen van een beslissing.
 
UGent is daarbij niet verplicht om één of meerdere voorstellen te aanvaarden. UGent kan eveneens beslissen om af te zien van het voornemen om een huurovereenkomst met één of meerdere verhuurders inzake studentenhuisvesting te sluiten.

UGent zal in ieder geval de genomen beslissing aan de indieners communiceren.
De huurovereenkomst wordt slechts gesloten zodra de definitieve contractdocumenten zijn ondertekend. Tot op dat ogenblik is de UGent op geen enkele wijze gebonden.