Publi-reportage | Van papieren rompslomp naar digitale efficiëntie: Hoe Payhawk de financiële processen in de bouwsector transformeert

Wie in de bouwsector werkt, weet hoe belangrijk het is om overzicht en controle te houden over kosten. Materiaal aankopen, leveranciersfacturen, buitenlandse entiteiten, kilometers... Het stapelt zich snel op. Voor het Belgische Polysto, producent van hygiënische prefab-bouwoplossingen, was het tijd om dat proces fundamenteel te herdenken. Hun oplossing? Payhawk. Een internationaal platform voor uitgavenbeheer dat naadloze koppelingen aanbiedt met verschillende boekhoud- en ERP systemen zoals: Exact Online.

Christiaan de Page, CFO bij Polysto, vertelt het volgende over de periode voor Payhawk: "Er zat geen flow in [de financiële afdeling]. HR deed een stuk, finance deed een stuk, en niemand had echt overzicht. Het was foutgevoelig en frustrerend. We moesten daar gewoon vanaf."

Van chaos naar controle

Polysto is actief in meerdere landen en werkt met verschillende valuta en juridische entiteiten. De nood aan een oplossing voor zowel het financiële als HR team, die zowel schaalbaar als inzichtelijk was, werd almaar groter. Daarom koos het bedrijf voor Payhawk, in combinatie met hun vertrouwde boekhoudpakket Exact Online. Dit heeft voor hun alles veranderd. Medewerkers dienen nu hun onkosten in via de Payhawk app en verantwoordelijken keuren dit direct goed (of af, natuurlijk). Ook wordt alles gelijk automatisch verwerkt in Exact. 
Christiaan, over de integratie tussen Payhawk en exact Online:  "Wat vroeger een half uur per declaratie kostte, vraagt nu nog slechts enkele minuten. De tijdwinst is enorm!"

Eén platform, meerdere voordelen

Met Payhawk kreeg Polysto niet alleen realtime zicht op uitgaven, maar ook de mogelijkheid om goedkeuringsstromen in te stellen, zakelijke betaalkaarten uit te geven aan medewerkers en facturen automatisch te laten uitlezen. Met deze kaarten, is er een andere uitgavencultuur onstaan, eentje die positief wordt opgevat door zowel het financiële team als de overige werknemers binnen Polysto. 

Christiaan: “We brengen de verantwoordelijkheid terug naar de mensen zelf. Ze weten precies wat ze uitgeven, wat hun budget is, en wanneer ze extra moeten aanvragen. Dat was vroeger onmogelijk.”

De declaraties van medewerkers verlopen nu volledig digitaal via de mobiele app van Payhawk. Bonnetjes worden gescand en gekoppeld aan de juiste kostenplaats, waarna het hele goedkeuringsproces automatisch in gang wordt gezet. Ook leveranciersfacturen worden verwerkt binnen dezelfde omgeving.

Klaar voor groei, zonder extra administratie

Polysto kijkt zelf vooruit naar een uitgebreidere inzet van Payhawk. De inkoopmodule ligt op tafel, net als verdere uitbreiding van hun Payhawk-gebruik. Christiaan: “We zijn een klein team met veel verantwoordelijkheid. Hoe meer we kunnen automatiseren, hoe beter. En Payhawk groeit mee, zonder dat het complex wordt.” Het volledige verhaal van Polysto en Payhawk is hier te lezen. 

Over Payhawk

Payhawk is een alles-in-één platform voor zakelijk uitgavenbeheer. Bedrijven kunnen er hun betaalkaarten, declaraties, leveranciersfacturen en goedkeuringsprocessen mee centraliseren. Dankzij naadloze integraties met boekhoudsystemen zoals Exact Online, Netsuite en Microsoft Dynamics kunnen finance teams tijd besparen, manuele fouten verminderen en processen opschalen.

Meer weten over hoe Payhawk de bouwsector helpt digitaliseren?
Bezoek payhawk.com/nlof vraag een demo aan via payhawk.com/nl/demo.