Publi-reportage | Werk je nog niet met e-facturatie? Schiet nu in actie!

Ben je een Belgische btw-plichtige onderneming die B2B en B2G-transacties doet met andere btw-plichtigen binnen België? Dan ben je vanaf 1 januari 2026 verplicht om elektronisch te factureren via het Peppol-netwerk. En dat biedt ook voordelen, aldus Geert Grauls (e-facturatie expert bij Exact) op de Exact Innovation Day in Flanders Expo Gent: “E-facturatie draagt bij aan efficiëntere processen binnen bouwbedrijven. Via Exact Online duurt het twee minuten om te registreren.”

Peppol is een speciaal beveiligd netwerk waarin bedrijven en overheidsinstellingen onderling elektronische facturen uitwisselen via een gestandaardiseerd format. Sinds 2008 is het de internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van e-facturen. Na eenmalige registratie op het platform kan je één op één facturen versturen naar bedrijven die ook geregistreerd zijn. Door de standaardisatie kunnen facturen automatisch worden verwerkt via Peppol-access points, zonder manuele invoer. Wat je hiervoor nodig hebt? Software die Peppol-compatibel is, zoals Exact Online Bouw.

Efficiëntere processen

Geert Grauls: “Wie nu nog in Excel of met PDF’s werkt moet overstappen op een facturatieprogramma. Sommigen vergelijken Peppol met een ‘witte kassa’, maar er staat wel veel waarachtigheid tegenover. Alles wordt transparanter voor de fiscus, maar e-facturatie draagt ook bij aan efficiëntere processen binnen bouwbedrijven. Er is meer transparantie naar elkaar toe en je hebt een mooi zicht op je cashflow en betalingen. Een factuur komt automatisch binnen in je boekhoudpakket en wordt direct verwerkt.”

Misverstanden

Geert Grauls over een aantal misverstanden: “Ondernemers denken soms dat ze nog een PDF of papieren factuur zullen sturen of ontvangen. Het is echter een xml-bestand dat men binnenkrijgt met automatisch alle factuur- en btw-gegevens. De keten is gelinkt, waardoor er een betere samenwerking is en er nadien geen discussie mogelijk is. Ook het rapporteren naar elkaar of naar boven toe is veel gemakkelijker. Een ander misverstand is dat het geld kost. Eigenlijk kost het helemaal niets als het geïntegreerd is in het softwarepakket, zoals het geval is in Exact Online Bouw. Bij ons geen tussenstappen. Men moet enkel een company screening doorlopen om te registreren. Op die manier duurt het slechts twee minuten. Daarna is het een kwestie van activeren.”

Exact Online Bouw ondersteunt

Geert Grauls: “Toch zien we dat nog maar iets meer dan 50% van onze klanten overgestapt zijn op e-facturatie. Uit onze kmo-barometer blijkt ook dat 25% van de bedrijven op papier werkt. Sommige bouwbedrijven weten niet of ze winst of verlies maken. We krijgen momenteel veel vragen binnen en verwachten een serieuze inhaalbeweging. Sowieso draagt Exact Online Bouw bij aan samenwerking en communicatie tussen partijen in een bouwproject. Er is enerzijds een centrale omgeving waar de informatie van alle partners in één tool samenkomt. Anderzijds kan je via de app veel zaken aansturen, registreren en nadien intern verwerken. Er is een directe link tussen binnen en buiten. Nieuw sinds eind vorig jaar is de tijdslijn, die chronologisch alle stappen in het bouwproces in kaart brengt.”

Zie e-facturatie niet als een verplichting maar als een kans. Je bespaart tijd, geld en vermijdt fouten. Begin klein met een betaalbaar boekhoudpakket. Het verzenden en ontvangen van e-facturen via Peppol is standaard inbegrepen in Exact Online. Of je nu zoekt naar enel een facturatie-oplossing of specifcieke bouwsoftware, Exact maakt het mogelijk. Begeleiding nodig? Ons team staat klaar voor jou.”