Nieuwe procedure voor open oproep

De open oproep werd in 1999 door de eerste Vlaamse Bouwmeester, Bob Van Reeth, in het leven geroepen als instrument voor de begeleiding van publieke bouwheren bij de gunning van architecturale en infrastructurele opdrachten en masterplannen. Al bijna twintig jaar maakt de open oproep deel uit van de dagelijkse praktijk van het Team Vlaams Bouwmeester dat voortdurend zoekt naar manieren om de open oproep aan te passen aan nieuwe inzichten, nieuwe evoluties en technische mogelijkheden.

De nieuwe wet inzake overheidsopdrachten bood kansen voor een verdere verbetering van de procedure. Het Team Vlaams Bouwmeester heeft de nieuwe wetgeving aangegrepen om naast de nieuwe verplichtingen die werden opgelegd, meer flexibiliteit voor opdrachtgevers, een vereenvoudiging van de selectiefasen en een verdere digitalisering van de procedure door te voeren. Dit alles resulteerde in een nieuw reglement voor de open oproep dat werd goedgekeurd door de Vlaamse regering op 22 juni 2018 en dat nu van toepassing is.

Tot dusver bestond de open oproep formeel uit twee procedures die elkaar naadloos opvolgden: een ‘ontwerpenwedstrijd’, waarbij enkele geselecteerde ontwerpteams een schetsontwerp uitwerkten, die door een jury anoniem werd beoordeeld en een ‘onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking’, waarbij  de laureaten van de ontwerpenwedstrijd hun voorstel presenteerden en met hen werd onderhandeld met het oog op het gunnen van de opdracht.

Vanaf nu wordt dit teruggebracht tot één enkele procedure: een ‘mededinging met onderhandeling’. Het belangrijkste gevolg hiervan is dat het anoniem indienen en de beoordeling van de anonieme dossiers vervallen. Er worden dan ook geen laureaten meer aangeduid en alle teams die een offerte indienen, worden meegenomen in de onderhandeling die nog steeds start met de presentatie van de offertes door de ontwerpteams.

Het ‘reglement open oproep’ dient als aanzet voor het uitschrijven van de projectgebonden procedure. In overleg met de Vlaamse Bouwmeester kunnen opdrachtgevers afwijken van het reglement of het reglement verfijnen. Zo kunnen bijvoorbeeld de gunningscriteria, het aantal geselecteerden, de in te dienen documenten,… aangepast worden op maat van het project.

Aanbestedingsdocument

Er is één Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor alle open oproepen. Het UEA is een eigen verklaring over de financiële toestand, de bekwaamheden en de geschiktheid van ondernemingen voor een openbare aanbestedingsprocedure. Het is in alle EU-talen beschikbaar en wordt als voorlopig bewijs gebruikt dat aan de vereiste voorwaarden voor deelname aan openbare aanbestedingsprocedures in de hele EU wordt voldaan. Een UEA wordt door alle bureaus opgeladen in ‘Mijn Open Oproep’. Dit document is geldig zolang de inhoud ervan correct is. Ontwerpteams kunnen altijd een nieuw document opladen met aangepaste gegevens. Het UEA wordt opgeladen in pdf-formaat, maar is eenvoudig te herbruiken en aan te passen als XML-document. Een handleiding voor het werken met XML en de online bewerkingsmodule is beschikbaar bij de Vlaamse Bouwmeester.

De drempel om zich kandidaat te kunnen stellen voor open oproep-projecten wordt bewust nog steeds zeer laag gehouden. Om de technische en beroepsbekwaamheid aan te tonen volstaan drie referentieprojecten. Dit zijn projecten die in eigen naam zijn uitgevoerd, in een eigen bureau of in dienst bij een werkgever (in dit laatste geval dient de rol in het project te worden geduid). Dit mogen ook onderzoeks- of studieprojecten zijn. Ze moeten opgenomen zijn in het portfolio. Indien een kandidaat niet de drie vereiste referentieprojecten kan voorleggen, kan hij of zij referentieprojecten van één of meer onderaannemers indienen bij de kandidaatstelling op voorwaarde dat in het portfolio een UEA van deze onderaannemer(s) wordt toegevoegd.

Verplichtingen

Voor bureaus die gevestigd zijn in België worden de sociale, fiscale en financiële bewijsstukken opgevraagd via de kruispuntbank. Daarom is het belangrijk dat alle teams hun ondernemingsnummer invullen in Mijn Open Oproep. De documenten voor niet-Belgische teams kan het Team Vlaams Bouwmeester niet zelf ophalen. Kantoren die gevestigd zijn buiten België moeten daarom de volgende stukken opladen in Mijn Open Oproep:

• Een bewijs dat men in overeenstemming is met de verplichtingen inzake de sociale zekerheid;
• Een bewijs dat men in overeenstemming is met de fiscale verplichtingen;
• Een bewijs van de  financiële toestand en van het feit dat men zich niet in een toestand van faillissement bevindt.

De geldigheidsduur van deze documenten wordt bewust voldoende lang genomen. Zo kunnen documenten die verkregen zijn in het kader van andere aanbestedingen ook gebruikt worden voor de open oproep procedure. Per document wordt de vermelde datum van uitgifte ingegeven. Als de geldigheidstermijn van deze documenten is verstreken, ontvangen de indieners een herinneringsmail.

Digitaal indienen

Vanaf nu wordt het in te dienen materiaal rechtstreeks opgeladen in ‘Mijn Open Oproep’. Naast het offerteformulier en de visiebundel worden ook de begeleidende afbeeldingen, teksten en rekenbladen mee opgeladen. Bij het indienen van de offerte moet ook een projectspecifiek UEA worden opgeladen (het model hiervan wordt aangeleverd in het projectdossier). Hierin verklaart het ontwerpbureau of de tijdelijke vereniging in orde te zijn met alle administratieve voorwaarden. Het UEA moet, in geval van een tijdelijke vereniging, worden opgemaakt door alle bureaus in de tijdelijke vereniging.

‘Mijn Open Oproep’ geeft nu tevens een overzicht van de verschillende kandidaturen, selecties en gunningen. Bij het inloggen krijgen ontwerpers meteen een overzicht: of er nog documenten moeten worden ingediend en wat de verschillende deadlines zijn voor het indienen van de offertes waarvoor men geselecteerd is.

Het Team Vlaams Bouwmeester werkt al geruime tijd aan het vervolledigen van het online Open Oproep-archief. Geselecteerde ontwerpteams kunnen nu zelf hun afbeeldingen opladen en beheren op de webpagina met de ontwerpvisies (‘gunning’) en de realisatiepagina. Dit gedeelde beheer zorgt voor een kwalitatief en up-to-date archief en biedt ontwerpteams de mogelijkheid om naar deze pagina’s te verwijzen als online referentieproject.

Daarnaast werd de online toepassing conform de GDPR-wetgeving gemaakt. Zo zijn ontwerpteams en het Team Vlaams Bouwmeester wettelijk in orde als het aankomt op de persoonsgegevens die worden ingegeven op de website.

Omdat het land waar het ontwerpteam gevestigd is bepaalt welke documenten moeten worden opgeladen, is het belangrijk om de adresgegevens van het ontwerpteam na te kijken en correct in te vullen. Het ondernemingsnummer is een nieuw en verplicht veld bij de contactgegevens. Dit ondernemingsnummer heeft het Team Vlaams Bouwmeester nodig om de documenten van de Belgische bureaus op te vragen bij de kruispuntbank van Ondernemingen.