Elektronische factuur wordt sneller behandeld

“De voorbije maanden werden bij de Vlaamse overheid steeds meer facturen digitaal verwerkt, met een piek van bijna 4.500 in december 2016. Sinds begin dit jaar is het mogelijk de elektronische facturatie te berekenen als percentage van het totaal aantal facturen. In februari van dit jaar werd ongeveer 13% van het totale aantal facturen op elektronische manier verwerkt. De lijst met bedrijven die elektronisch factureren wordt ook steeds langer”, weet Lieve Maes.

Sneller

Elektronische facturatie biedt volgens Maes heel wat voordelen. Het is makkelijker om de facturatiestroom te beheren en te verwerken en bovendien daalt de afhandelingstijd van een factuur met liefst zeven tot tien dagen. Zo wordt het risico op wanbetalingen door de Vlaamse overheid opnieuw een stukje kleiner.

Behalve het proces van e-invoicing heeft de Vlaamse overheid ook blijvende aandacht voor e-facturatie en e-ordering. Ook hier is het doel te komen tot meer efficiëntie. Ook de beslissing om elektronisch factureren sinds 1 januari 2017 verplicht te maken bij overheidsopdrachten moet in dit kader gezien worden.

Federaal

Ook de federale overheid stapt af van de papieren factuur en stapt over naar de elektronische facturatie. Dat heeft de ministerraad zopas beslist op voorstel van staatssecretaris voor Administratieve Vereenvoudiging Theo Francken (N-VA).

Vanaf 2020 zullen de federale overheidsdiensten enkel nog elektronische facturen aanvaarden. Elektronisch factureren is vandaag nog zo goed als onmogelijk bij de federale overheid. In het kader van de administratieve vereenvoudiging heeft de regering nu een plan in drie fasen goedgekeurd om over te stappen naar de e-factuur.

2018

Concreet zullen vanaf 1 juli dit jaar alle ondernemingen die dat willen hun facturen voor de federale overheden elektronisch kunnen overmaken. Vanaf 1 januari 2018 zullen voor alle overheidsopdrachten met een geraamde waarde van meer dan 135.000 € (zonder btw), die worden gegund via een openbare aanbesteding de documenten van de opdracht bestemd voor de deelnemende ondernemingen de verplichting moeten vermelden om de facturen elektronisch te verzenden. Vanaf 1 januari 2020 zullen de federale aanbestedende overheden nog enkel elektronische facturen aanvaarden.

De elektronische factuur zal de betrokken bedrijven en overheid miljoenen besparingen opleveren, klinkt het. De bedrijven die leveren aan de overheid zullen volgens de federale regering op jaarbasis 3,9 miljoen € besparen. Voor de overheid loopt de besparing op tot bijna 7 miljoen € per jaar, of ‘115 voltijdsequivalenten die vrijkomen om essentiëlere opdrachten te vervullen’.

Staatssecretaris voor Administratieve Vereenvoudiging Theo Francken noemt de elektronische facturatie een mooie administratieve vereenvoudiging. “E-facturatie zorgt voor een snellere verwerking, een snellere betaling, minder vergissingen en minder fraude. De kostprijs per digitale factuur is minder dan per papieren factuur. Elektronisch factureren is een win-winsituatie voor overheid én bedrijfsleven”, besluit Francken.