Overheidsopdrachten, kmo’s en aanbestedende diensten: ruis op de lijn

Virginie Bourgois is juriste bij Hainaut Développement, het agentschap voor economische ontwikkeling van de provincie Henegouwen én de Waalse operator van een EFRO-project inzake overheidsopdrachten. 

 

“De Europese instanties zijn zich perfect bewust van de ondervertegenwoordiging van de kmo’s in de overheidsopdrachten. Vandaar dat ze trouwens een tweede programmering van het EFRO-project hebben gepland om kmo’s te begeleiden. En ook de Waalse overheid heeft beslist om de koe bij de horens te vatten. In 2017 werden we immers gecontacteerd door het AEI (Waals agentschap voor onderneming & innovatie, dat nu is overgenomen door Sowalfin) om onze activiteiten tot heel Wallonië uit te breiden, terwijl we ons aanvankelijk, in het kader van het EFRO-project, tot Henegouwen beperkten.”

 

De politieke wil is er. Nu is het nog zaak om de kmo’s te overtuigen en verandering te brengen in bepaalde werkwijzen bij de aanbestedende diensten… 

In het kader van het EFRO-project opteerde Hainaut Développement voor een reeks bijzonder concrete acties om de overheidsopdrachten toegankelijker te maken en de kmo’s sleutels aan te reiken die hen moeten helpen om hun kans te wagen. 

 

“Verschillende werklijnen werden uitgezet, zoals het ter beschikking stellen van een pool van deskundigen (juristen, economen…) om de aannemers te helpen om een bestek te doorgronden en/of een offerte correct op te maken. Er worden eveneens workshops aangeboden over thema’s die beantwoorden aan de verzuchtingen van de kmo’s (bv. Hoe een samenwerking aangaan met anderen? De verschillende gunningswijzen,…). We hebben daarnaast ook een gids van de overheidsopdrachten uitgegeven die volledig is geschreven vanuit het oogpunt van de aannemers. Ten slotte organiseren we regelmatig ontmoetingen tussen kmo’s en aanbestedende diensten. Het is overigens tijdens één van die ontmoetingen dat we ons rekenschap hebben gegeven van de gebrekkige kennis van de kmo-realiteit bij de aanbestedende diensten”, verklaart Virginie Bourgois. 

Deze vaststelling heeft Hainaut Développement ertoe gebracht om ook de overheidsdiensten te begeleiden bij de opmaak van de bestekken “en hen te leren dat achter die documenten hardwerkende aannemers schuilen die ze moeten begrijpen. Welnu, het komt voor dat zelfs wij, gespecialiseerde juristen, bestekken binnenkrijgen waarvan we niets snappen. Het mag de overheidsdiensten dan ook niet verwonderen, zoals vaak wel het geval is, dat op sommige van hun aanbestedingen niet wordt gereageerd.” 

 

Onbegrijpelijk jargon, buitensporige eisen, weinig realistische termijnen of specificaties die te sterk op een product in het bijzonder gericht zijn, wat verboden is bij wet, zijn enkele van de verwijten die dikwijls bij de kmo’s worden gehoord ten opzichte de bestekken. 

 

“En hoewel die laatste wel in orde zijn wat regelgeving en zinsbouw aangaat, loopt het soms op technisch gebied mis, gewoon omdat de aanbestedende dienst het onderwerp niet beheerst.”

Deze mening wordt gedeeld door Loïc de Wilde, consultant bij EBP, een bedrijf dat gespecialiseerd is in advies inzake overheidsopdrachten. 

 

“Technische relevantie is één van de pijlers waarop een bestek die naam waardig moet steunen. Maar dat vereist een ongelofelijk diverse en soms zeer geavanceerde kennis. Daartegenover staat dat de normen, reglementeringen en technieken tegen duizelingwekkende snelheid evolueren. Er zijn slechts weinig overheidsdiensten die over een dergelijk kennispalet beschikken. En zeker niet de kleinste, die bovendien niet de middelen bezitten om advies van experts in te winnen.” 

 

Er is dus sprake van een zeker ‘spiegeleffect’ tussen de realiteit van de kmo’s en die van de kleine overheidsdiensten. Beide hebben niet enkel een gebrek aan tijd, maar ook aan kennis (technisch, juridisch, administratief…) om de dingen volgens de regels te doen.  

Om goed te doen, moeten de (publieke of private) aanbestedende diensten deze technische kennis weten te verzoenen met een juridisch kader van ongekende complexiteit. 

 

“Om elk risico op verhaal te vermijden, passen de aanbestedende diensten de regelgeving naar de letter toe. Maar die spreekt zichzelf soms tegen of vertoont grote grijze gebieden. We constateren helaas dat bestekken slechts zelden transversaal nagelezen worden, terwijl ze wel in team opgemaakt worden, waarbij elk zich om een deel ervan bekommert. Eventuele tegenstrijdigheden worden dus over het hoofd gezien. Zonder te vergeten dat het vaak om Europese regels gaat die niet noodzakelijkerwijs overeenstemmen met de lokale realiteit of de taal van de aanbestedende diensten, en nog minder met die van de kmo’s…”, benadrukt Loïc de Wilde. 

 

In dat opzicht zitten kmo’s en aanbestedende diensten op dezelfde golflengte en pleiten ze voor vereenvoudiging. “We hebben inderdaad de indruk dat de wetgever soms te ver afstaat van de realiteit op het terrein. En de dingen eindeloos complexer maakt in een - lovenswaardige poging - om het juist te doen.”

 

Dit gezegd zijnde, weigeren zowel Loïc de Wilde als Virginie Bourgois om het kind met het badwater weg te gooien. “Er is reeds heel wat vooruitgang geboekt in een poging de toegang van de kmo’s tot de overheidsopdrachten te vergemakkelijken, met name door de opsplitsing van de opdrachten in loten, een betere informatieverspreiding, de mogelijkheid tot voorafgaande onderhandeling om kmo’s in staat te stellen alternatieve oplossingen aan te bieden, enz. Dit bewijst dat het allemaal de goede richting uitgaat, maar de nieuwe regelgeving is pas sedert juni 2017 van toepassing. Het zal dus nog een tijdje duren voor we de gevolgen ervan zullen voelen.”

 

 

 

Overheidsopdrachten: hoe herken je ze?  

 

Eén van de vaak terugkerende vragen van kmo’s die graag willen deelnemen aan overheidsopdrachten luidt als volgt: hoe weet je van hun bestaan af? Zonder voor de eigen parochie te willen preken, herinneren we er toch even aan dat Bouwkroniek en La Chronique het merendeel van de overheidsopdrachten uit de drie landsgedeelten online en op papier verspreiden. 

 

De kmo’s kunnen daarnaast ook een beroep doen op e-procurement, het federale portaal voor de overheidsopdrachten (www.publicprocurement.be), of op de tool ontwikkeld door EBP, dat momenteel het grootste platform voor het monitoren van overheidsopdrachten in België beheert (www.ebp.be). EBP organiseert overigens ook basisopleidingen of trainingen voor gevorderden, zowel voor bedrijven als voor overheidsdiensten.