“Betrokken zijn van bij de ontwerpfase helpt heel veel problemen te vermijden voor ze ontstaan”

Bij uitstek een wereld waarin geschillen de kop kunnen opsteken, is de bouwsector. Een werf wordt volgens de bouwheer trager opgevolgd dan de aannemer had beloofd, een contract zou niet nageleefd zijn, de kwaliteit van de geleverde materialen wijkt af van wat afgesproken was, partijen praten naast en niet met elkaar, … Het zijn maar enkele voorbeelden die tot geschillen kunnen leiden. 

Welke pistes kun je bewandelen om dit te vermijden en/of op te lossen? We legden een aantal vragen voor aan Tender Law. Dit advocatenkantoor met vestigingen te Brussel en Brugge specialiseert zich voornamelijk in overheidsopdrachten. We praten er met advocaat Ewoud Hacke.

“Het lijkt me het beste om heel kort te schetsen hoe wij tewerk gaan”, opent hij. “De advocaten bij Tender Law onderscheiden zich van de klassiek geschoolde advocaat omdat ons eerste streven is mee te denken met de cliënt. Om het te illustreren met de bouwwereld: wij streven ernaar om al van bij de ontwerpfase betrokken te zijn bij een project, net als de architect, de aannemer en de bouwheer. Op die manier vermijd je problemen voor ze ontstaan. Daarna staan we cliënten bij tijdens het hele parcours, uiteraard tot en met eventuele rechtszaken.”

“Wij geven veruit de voorkeur aan het mee vasthouden van de pen bij, in ons geval, de plaatsing van overheidsopdrachten. We stellen immers vast dat er bij aanbesteders vaak gedacht wordt dat ze meer dan voldoende omringd zijn door de kennis en ervaring van studiebureaus of architectenbureaus, maar zij vergeten bijstand zoals die van ons. Neem nu, bijvoorbeeld, de opmaak van het bestek. Daarin kunnen wij meteen wijzen in de richting van zaken waardoor er potentiële geschillen kunnen ontstaan. Het is opvallend dat het vooral in de bouwwereld is dat we laat aan boord worden gehaald.”

Bouwkroniek: Als we het hebben over bouwgeschillen, welke komen er dan het meeste voor? En nemen jullie in vergelijking met vroeger bepaalde evoluties waar? 

Ewoud Hacke: “Heb je het over een rode draad bij bouwgeschillen, dan gaat dit over geschillen op het vlak van wijzigingen en meerwerken die moeten worden uitgevoerd omwille van onvoorzienbare omstandigheden of omwille van een verschillende interpretatie van de opdrachtdocumenten. We zien heel vaak ook dezelfde discussie terugkomen tussen architecten en besturen alsook tussen aannemers en besturen.”

“Heb je het over de evolutie van geschillen, dan stellen wij vast dat die geschillen grotendeels identiek blijven. Wij merken dat het gaat over onder meer verschillende interpretaties van bestekteksten, onvoorziene omstandigheden, een bodemgesteldheid die niet overeenkomt met wat is aangegeven, technische details die niet kloppen bij de uitvoering van bouwwerken, enzovoort. De discussie ontstaat dan vooral omdat je met een derde partij zit. De architect en aannemer wijzen vaak naar elkaar en daar tussenin moet de bouwheer zijn weg vinden.”

“Een belangrijke evolutie ten opzichte van vroeger is er gekomen door de in 2017 doorgevoerde wijzigingsclausules in het KB Uitvoering. Er kwam een nieuwe dynamiek. Er werd door dit KB Uitvoering een duidelijkere procedure uitgewerkt wanneer er sprake is van, bijvoorbeeld, onvoorzienbare omstandigheden of wanneer er schade is ontstaan door toedoen van een andere partij. Wat gebeurde, is dat de discussie soms verlegd wordt naar de meer formalistische en procedurele aspecten hiervan. Door een duidelijker kader kunnen nu meer claims in vraag worden gesteld. Een probleem werd niet tijdig gemeld, de drempels om een beroep te doen op een herziening worden niet gehaald, … Het is duidelijk wat dit betekent voor een aannemer: hij moet het verloop van de werken zeer nauwkeurig opvolgen. Zo doet hij er goed aan schijnbaar onbenullige zaken volledigheidshalve te melden, wat trouwens rechtsgeldig kan via een eenvoudige e-mail. Zodoende kunnen deze zaken later niet tegen hem gebruikt worden. De aannemer raad ik verder aan om altijd te controleren of de realiteit klopt met het bestek, om zo problemen te vermijden. Een heel recent praktijkvoorbeeld: een aannemer had problemen om de werfkraan te positioneren voor de uitvoering van een bouwwerk. Echter kon die aannemer al op basis van de concrete plannen afleiden dat de ruimte om de werfkraan te plaatsen te klein zou zijn. Dergelijke problemen kunnen natuurlijk vermeden worden mits een grondig onderzoek van de opdrachtdocumenten.”

Bouwkroniek: Het voorgaande illustreert hoe een en ander kan mislopen. Zijn er zo nog andere voorbeelden van bouwgeschillen die verhelderend kunnen werken?

Ewoud Hacke: “Een goed voorbeeld is een recent en nog steeds lopend dossier in verband met een geschil tussen een architectenbureau en een lokaal bestuur voor de bouw van een polyvalente zaal. In dit dossier wordt een vergoeding geëist voor zogenaamde meerwerken, terwijl de aanbesteder van mening is dat deze werken wel in de oorspronkelijke opdrachtdocumenten zijn opgenomen. Dit geschil gaat zo terug tot de interpretatie van de opdrachtdocumenten. Een belangrijk deel van de oplossing ligt dan in de reconstructie van de plaatsingsprocedure en de interactie tussen het architectenbureau en de aanbesteder. Wat zeggen de opdrachtdocumenten en wat vermeldt de concrete offerte? Zijn er vragen gesteld door deze of andere inschrijvers hierover? Daarnaast is het van belang om de opdrachtdocumenten te lezen in het licht van de hoedanigheid van de concrete inschrijver. Wat mocht het bureau aannemen en wat niet? Met andere woorden: welke aanpak is gebruikelijk en welke niet? Daarbij kan worden teruggevallen op de algemene zorgvuldigheidsnorm die rust op alle partijen en van waaruit de aanvaarding van bepaalde clausules in de opdrachtdocumenten kan worden beoordeeld.”

“Een ander voorbeeld is er een over de uitvoering van een groot infrastructuurproject, inclusief de bouw van een nieuwe brug. Uiteindelijk bleek de uitvoeringsmethode zoals beschreven in het bestek niet compatibel met de gesteldheid ter plaatse. Na vele vertragingen en aanpassingen werd de brug uiteindelijk gerealiseerd, waarna de discussie inzake de aansprakelijkheid voor de meerwerken startte. Dergelijke discussies worden al heel snel van technische aard. Als raadslieden van de bouwheer, die in deze discussie niet kon terugvallen op de architecten en het studiebureau, kozen wij ervoor om zelf een expert aan te stellen die de specifieke claims van de aannemer onderzocht. Op die manier kregen wij een genuanceerd beeld van de situatie en konden wij met kennis van zaken de specifieke claim verminderen. Mede door het gezag van de deskundige aan tafel, zorgde zijn bijdrage voor een belangrijke impuls in een minnelijke oplossing die we vonden tussen de aannemer en de bouwheer.”

Bouwkroniek: Inspelend op het voorgaande: steekt er een bepaalde gradatie in de manier waarop jullie bouwgeschillen aanpakken en waarom is een advocaat überhaupt het beste geschikt om hiervoor aangesproken te worden? Wordt er als algemene regel altijd eerst gestreefd naar verzoening? 

Ewoud Hacke: “Hoewel wij als kantoor belangrijke expertise hebben in bemiddeling, doen wij in de praktijk bijna nooit een beroep op externe bemiddelaars voor de oplossing van geschillen. Dit omdat wij ook merken dat er weinig vraag naar is vanuit ons eigen cliënteel. Als er tot een minnelijke oplossing van het geschil wordt gekomen, gebeurt dit in de meeste gevallen door middel van rechtstreekse onderhandelingen tussen partijen en de raadslieden. Dit is evenwel niet in alle zaken een evidentie, waardoor we niet kunnen vaststellen dat de meeste zaken uitmonden in een minnelijk akkoord. Als kantoor pakken wij dergelijke dossiers op een pragmatische wijze aan, gebaseerd op een gedegen dossieranalyse zodat wij met kennis van zaken de cliënt kunnen informeren over de juridische opties en de slaagkansen daarvan.”

“Wat ik zeker wil benadrukken, is het belang van een expert. Een goede expert kan, zelfs als het gaat om een eenzijdige expertise, nuance brengen in een debat, wat helpt om uit een geschil te komen. Zo kan een minnelijk overleg soepeler verlopen dan bij een gerechtelijke procedure waardoor de slaagkansen waarschijnlijk ook hoger zullen liggen. Let wel: hierbij pleit ik dus niet dat alles in der minne kan of moet worden opgelost, elke zaak is immers anders. Maar ik stel af en toe vast dat er naar de rechtbank wordt getrokken louter en alleen omwille van principekwesties terwijl alle partijen er meer belang bij hebben om tot een minnelijke oplossing te komen.”

Bouwkroniek: Kunnen er nog concrete tips meegegeven worden voor de aannemer voor het voorkomen van bouwgeschillen? Welke zijn de belangrijkste stappen die hij/zij voordien het beste zet? 

Ewoud Hacke: “Alle publieke contracten starten met het uitschrijven van een overheidsopdracht. De bestekken en plannen die daarbij zijn gevoegd vormen een zeer belangrijk deel van het komende project, waardoor een gedegen analyse daarvan in belangrijke mate kan bijdragen tot het voorkomen van toekomstige problemen. Een voorbeeld waarmee ik gedeeltelijk in herhaling val: stel altijd tijdig de juiste vragen, zodat de omvang en interpretatie van bepaalde eisen duidelijk wordt.”

“Daarnaast lijkt  de projectopvolging ons evenzeer van belangrijke waarde. Vaak zien we in de praktijk bouwgeschillen waarbij de communicatie omwille van verschillende redenen is vertroebeld. Denk dan onder meer aan een gebrekkige communicatie, door een opeenvolging van projectleiders aan beide kanten die geen overzicht hebben over het volledige dossier!”