Recente evoluties vereisen creatieve calculatoren

"De traditionele calculatie gebeurt vooral op basis van eenheidsprijzen per vierkante meter en op gekende prijzen van de concurrentie," zegt Mike Bogaerts, adviseur bij Buildwise. "Zolang de zaken goed draaien volstaat dit, maar in tijden van krappe bouwmarkten is dit onvoldoende. Bedreven calculatoren kunnen doorgaans weer meer factoren verrekenen, zoals variaties in prijzen van leveranciers en indexeringen, maar ze hebben echt geen tijd om voor de essentiële kostenberekening alle details in kaart te brengen. Het is zinloos elke schroef te tellen."

Verliesposten

De grootste verliesposten in bouwprojecten zijn de 'verloren' uren, meent Bogaerts. "Een aannemer betaalt zijn medewerkers en onderaannemers niet alleen de voorgecalculeerde uren, maar alle uren dat ze aanwezig zijn op de bouwplaats. Er zijn honderden oorzaken waardoor die beide uurmassa's sterk uit elkaar kunnen lopen. Het is niet mogelijk ze afzonderlijk te meten, maar wel globaal. Daarbij geldt de wet van de grote getallen. Hoe meer medewerkers er bij een project zijn betrokken, hoe groter het risico op verloren uren."

"Een tweede gevoelige verliespost is die van de verloren materialen, het verschil tussen de bij de leveranciers aangekochte materialen en de daadwerkelijk aan de klanten doorgerekende materialen. Daarenboven kampen bouwondernemingen regelmatig met vastgeroeste gewoonten. Zoals het standaard blijven bewaren van specifieke materiaaloverschotten. Al verschilt dit naargelang de subsector. Maar niet alleen zijn aan het hebben van magazijnruimte kosten verbonden, de organisatie ervan vergt ook werkuren, al is het maar om palletten te verplaatsen. Een degelijke calculatiemethodiek houdt daarmee rekening."

Software bij de vleet

"Er zijn honderden softwarepakketten voor de bouwsectoren op de markt," gaat Bogaerts verder. "Ook voor calculatie is het aanbod groot. De meeste aanbieders beloven de hemel op aarde, maar vermelden nauwelijks hoeveel tijd en inspanningen het vergt om de programma's te implementeren en te onderhouden. De beslissing om zo'n programma aan te kopen wordt ook dikwijls slecht voorbereid. Het komt erop aan eerst goed te analyseren welke interne diensten en medewerkers welke functionaliteiten nodig hebben. Anders geven ze te veel geld uit aan de meest uitgebreide versie van een softwarepakket, met opties die ze nooit zullen gebruiken of kopen ze peperduur maatwerk aan."

Voor kleine aannemers wegen de kosten voor de aankoop van gespecialiseerde software zwaar door. "Terwijl het één van de hoofdbedoelingen van calculatieprogramma's moet zijn om de kosten onder controle te houden. Daarom hebben wij op maat van dergelijke bedrijven Calc&Go ontwikkeld, een gratis downloadbaar, op Excel gebaseerd tooltje. Om het te gebruiken is geen zware voorkennis van informatica nodig. Het berekent onder meer welk minimaal uurtarief noodzakelijk is, welke marges nodig zijn op materiaal en onderaannemers en welke reserves moeten worden opgebouwd voor nieuwe investeringen. Daarmee vormt het een prima basis voor het opstellen van offertes. Je moet de gegevens wel blijven actualiseren." Calc&Go draait niet op open source rekenbladen. "Omdat het gebruikt maakt van macro's. Open source-platformen kunnen daarmee slechts heel beperkt overweg."

Belgisch-Nederlands initiatief

"De digitalisering zet zich langzaam verder én wordt niet meer volledig overgelaten aan softwareontwikkelaars" vult Peggy Bovens aan, de oprichter van adviesbureau PB calc & consult. "In Vlaanderen heeft het Agentschap Facilitair Bedrijf samen met BouwData en consultant Bimplan in 2022 de eerste versie gepubliceerd van de whitepaper 'Eénduidig framework voor nacalculatie en 5D BIM.' In februari 2024 kwam er een tweede editie en in augustus 2024 een addendum die de algemene uitvoeringskost (AUK) aligneert met het Nederlandse AUK-model uit 2023. Deze whitepaper is een eerste stap. Hiermee worden op een gestandaardiseerde manier kostenkengetallen uit as built dossiers gehaald. Die getallen kunnen dan gebruikt worden in de eerste ontwerpstappen van een volgend project. Een Belgisch-Nederlandse SfB-commissie buigt zich over de verdere verdieping ervan, zodat ook de volgende stappen in het ontwerpproces op het vlak van kostenbeheersing verder kunnen worden gestandaardiseerd. Ook hier neemt het Agentschap Facilitair Bedrijf het voortouw."

Kinderziekten van BIM

"Helaas was de oorspronkelijke BIM-software verkeerd in de markt gezet. In eerste instantie werd het verkocht aan architecten, zonder te vermelden hoeveel tijd het vergt om alle parameters goed in te vullen, zodat ook aannemers erin de benodigde informatie kunnen vinden. Pas nadat er een volwaardig rekeningstelsel is waaraan het grootste deel van de markt zich houdt, kan 5D BIM volwaardig uitgerold worden en rollen de hoeveelheden van zowel de benodigde materialen als deze nodig voor de nacalculatie er automatisch uit. Maar voorlopig draait 5D BIM voornamelijk op stand alone eilanden wat benchmarking over projecten en de hele bouwmarkt heen, nagenoeg onmogelijk maakt."

Invloed van regelgeving

"De groeiende regelgeving maakt geen grote verschillen voor de berekening van basiskosten," meent Bogaerts. "Het is wel aangewezen om bepaalde zaken in detail te vermelden in het lastenboek. Ik denk daarbij aan bijvoorbeeld het oppompen van grondwater. Soms mag dat niet in nabije straatkolken of oppervlaktewater worden geloosd, maar wordt de aannemer verplicht om citernes op te stellen en op transport te zetten zodra ze vol zijn of een tijdelijk buizenstelsel van soms meer dan honderd meter aan te brengen."

"Heel wat aannemers denken te gemakkelijk dat ze te duur zullen zijn. Toch zijn slecht ingeschatte calculaties zelden de oorzaak van een faillissement. Een oudere studie wees uit dat vooral het gebrek aan bedrijfsmanagement hiervoor een probleem vormt. Er bestaan geen recente studies, maar ik vermoed dat dat, zeker sinds de afschaffing van de vestigingswet, niet veranderd is."

Invloed van externe factoren

"De strengere regelgeving doet de prijzen van bouwwerken stijgen, maar vooral de onzekerheid over de globale marktsituatie bemoeilijkt de zaken bijzonder fel: de oorlogen in Oekraïne en het Midden-Oosten, een tanker die dagenlang het Suezkanaal blokkeert, een vulkaanuitbarsting die het vliegverkeer lam legt, een plots tekort aan toeleveringsstoffen waardoor bepaalde soorten isolatie tijdelijk niet beschikbaar zijn, de onzekerheid over het verkrijgen van een omgevingsvergunning, … daarop heeft niemand vat," zegt Bovens.

"Door de sinds de coronacrisis en de oorlog in Oekraïne op korte tijd sterk gestegen bouwprijzen is het moeilijker om offertes op te stellen die binnen de budgetten van privé-opdrachtgevers vallen," klinkt het bij een groot algemeen bouwbedrijf. "Het gevolg is dat we meer revisies van offertes moeten maken, waarin worden heel sterk wordt ingezet op varianten en besparingen die de prijs drukken. Het komt daarbij niet meer aan op de scherpste offerte, maar op de offerte met meeste optimalisaties en besparingen. "Bij openbare aanbestedingen voor grotere projecten wint niet standaard de laagste prijs. Andere gunningscriteria spelen hierin ook een rol. Dit is een gezonde evolutie, al brengt ze met zich mee dat er veel meer inspanningen nodig zijn voor het uitschrijven van bijlagen voor de extra gunningscriteria omtrent kwaliteit, planning en duurzaamheid."

"Leveranciers en onderaannemers focussen zich bij voorkeur op dossiers die zich al in uitvoeringsfase bevinden, want daar ligt slaagkans op een effectief contract hoger," merkt Bovens op. "Offertes voor aanbestedingen maken ze alleen wanneer ze tijd op overschot hebben. Algemene aannemers kunnen zich daarop scherper positioneren wanneer ze goed samenwerken met de eigen uitvoeringsdiensten. Dit vereist wel dat de interne beloningsstructuren dit niet tegenwerken. Wanneer de uitvoerders extra beloond worden omdat ze het reële kostenplaatje onder het gecalculeerde kostenplaatje kunnen houden, zullen ze minder geneigd zijn de calculatoren te informeren hoe ze dat deden."

Ideale wereld

"In een ideale wereld vaak worden inschattingen van de bouwkost tijdens het ontwerpproces continu bijgesteld," legt Bovens uit. "Er zijn criteria om in de praktijk de kosten af te toetsen tegen de beschikbare fondsen. Die zijn gebaseerd op het Britse Riba Plan Of Work en op de Nederlandse norm NEN2699. Riba organiseert het proces van briefing, ontwerp, bouw en exploitatie van bouwprojecten in acht fasen, legt uit wat de resultaten van elke fase zijn, wat de kerntaken zijn en welke informatie in elke fase moet worden uitgewisseld. Er zijn vijf teamrollen; opdrachtgever, projectmanagementteam, ontwerpteam, bouwteam en assetmanagementteam. In verschillende stappen worden, naarmate het ontwerpproces vordert, de kosten van elementclusters, elementen en subelementen bekeken via de kostenkengetallen van al uitgevoerde projecten. Daarbij gebruik je onder meer de stiftenplannen inzake stabiliteit en comfortnota’s inzake technische installaties. Nadat alle mogelijke technische oplossingen bekend zijn, kan je de markt opgaan om offertes van leveranciers en onderaannemers op te vragen en kom je zo uiteindelijk tot een calculatie."

"Verloren uren zijn grootste verliesposten"

Kosten onder controle

Het onder controle houden van de kosten is één van de zwaarste uitdagingen voor calculatoren. "De algemene uitvoeringskosten (AUK) omvatten bouwplaatsinrichting, werkvoorbereiding en projectmanagement," legt Bovens uit. "Opdrachtgevers doen er best aan de ontwerpers te vragen deze drie zaken zeer expliciet in hun meetstaten op te nemen. Een groot deel van de AUK wordt nu beschouwd als indirecte kosten, die moeten worden gespreid over de posten voor zuivere productie. Deze laatste zijn voor dezelfde technische oplossing nagenoeg dezelfde voor alle aannemers, doordat ze dezelfde leveranciers en onderaannemers contacteren. Ze maken het verschil met hun knowhow inzake werkvoorbereiding & projectmanagement on site en met de bijkomende service, zoals het voorstellen van alternatieven, die ze kunnen aanbieden. Dat zijn aspecten die bij een traditionele, puur op prijs gebaseerde aanbesteding niet aan bod kunnen komen."

"Het is essentieel om tijdens het hele ontwerp- en bouwproces de uitgaven continu te monitoren en ze af te wegen tegen de beschikbare fondsen. Dit impliceert constant creatief zijn en als bouwteam gezamenlijk naar beste vermogen te anticiperen op de markt en op vaak veranderende eisen van de bouwheer."

"We moeten dikwijls berekeningen aanpassen, omdat het budget van de klant lager ligt dan de oorspronkelijke offerte," zegt een calculator. "Dit leidt doorgaans tot meerdere optimalisatierondes om de prijs aan te passen en in wijzigingen aan het ontwerp. We stellen ook regelmatig vast dat, door tijdsdruk bij de klant, het ontwerpdossier bij de eerste offerteaanvraag onvoldoende is uitgewerkt. Dit noodzaakt eveneens vaak meerdere aanpassingsrondes. Wij proberen proactief met dergelijke situaties om te gaan en signaleren dit tijdig bij ons ontwerpteam en/of de klant. Naast varianten en wijzigingen tijdens de uitvoeringsfase kan ook de onderschatting van het logistieke risico op en rond de bouwplaatsen tot een verschil tussen de calculatie en de uiteindelijke bouwkosten leiden."

Teamspelers

"Een aantal factoren veroorzaakt regelmatig verschillen tussen de calculatie en uiteindelijke bouwkosten. Eerst zijn er de wijzigingen in het programma van eisen, doordat de bouwheer te laat beseft wat hij echt wil. Daarnaast zijn er de wisselende marktomstandigheden, waardoor materiaalprijzen plots exploderen. Calculatoren kunnen hiermee rekening houden door naast een winstpercentage ook een risicopercentage in rekening te brengen. Veel hangt hierbij af van de projectsituatie: werkt men als een bouwteam met wederzijdse empathie en verantwoordelijkheid of zit men in een traditionele vechtwerf waar men elkaar de zwarte piet toespeelt en waar juristen het laatste woord hebben. In dit laatste geval moet het risicopercentage een pak hoger liggen," voegt Bovens eraan toe.

"Eerst moet de mindset van de hele ploeg goed zitten, dan pas kan software zoals ERP-pakketten, CDE’s en BIM-modelleersoftware helpen. Wanneer ik als assistent bouwheer word ingeschakeld, start ik altijd met een workshop om de juiste mindset te creëren en de normen en standaarden uit de doeken te doen. Zodra iedereen mee is in het ploegdenken, verloopt het doorgaans verder vlot. Toch blijft het constant de rol van moederkloek spelen en te zorgen dat iedereen zich aan de gemaakte afspraken houdt."