"Gespecialiseerde software bewaakt één waarheid”

Een storing in deze informatiestroom verandert materieelbeheer van een strategisch voordeel in een kostpost”, zegt de salesmanager Benelux van MCS. Het familiebedrijf legt zich al meer dan 40 jaar toe op gespecialiseerde software die precies dat wil vermijden. Het is in 35 landen actief en telt meer dan 10.000 dagelijkse gebruikers. “Onze klanten zijn zowel grote beursgenoteerde verhuurbedrijven als kleine spelers die één enkele hub hebben van waaruit ze goederen verhuren. De ‘kleintjes’ profiteren van de diepgaande niche-expertise en de best practices die we hebben opgebouwd in complexe cases en van beproefde routines die dagelijks opnieuw worden uitgedaagd.”

Lineaire versus circulaire transacties

Precies omdat de software is gemaakt om de meest complexe verhuurprocedures zo gestroomlijnd mogelijk te laten plaatsvinden, wordt ze ook gebruikt voor het materieelbeheer van bedrijven die enkel interne klanten bedienen. “Of je het nu interne verhuur, assetmanagement of materieelbeheer noemt, het gaat altijd over: hoe je dagelijks gebruiksgoederen, voertuigen en machines op tijd, klaar voor de dienst en in de juiste hoeveelheid naar de werven kunt sturen, weet of een machine gekeurd is voor een specifieke werf, wie verantwoordelijk is voor het onderhoud, welk project welke kosten draagt, ... dat zijn dezelfde uitdagingen van een extern verhuurbedrijf.”

Veel bedrijven grijpen voor hun materieelbeheer naar standaard ERP- of retailpakketten maar slagen er niet in om alle losse eindjes te verbinden, vertelt Richard Roessler.

“De fundamentele reden waarom generieke bedrijfssoftware tekortschiet voor materieelbeheer, ligt in de aard van de transactie. Bij een verkooptransactie is het proces lineair: een artikel wordt verkocht en komt in principe niet meer terug. De transactie is afgerond met de levering en de betaling van de factuur. Bij materieelbeheer en verhuur daarentegen is de realiteit circulair: een machine of stuk gereedschap moet niet alleen terugkomen, maar de volledige levenscyclus – van beschikbaarheid en planning tot gebruik, onderhoud, keuring en facturatie – moet beheerd worden. Deze circulaire realiteit brengt een unieke complexiteit met zich mee. Om te beginnen is de prijszetting dynamisch. Materieel wordt verrekend per uur, per dag, per kilometer, per draaiuur of op basis van ander specifiek verbruik. Een simpel verkoopprogramma kan deze variëteit eenvoudigweg niet aan. Helemaal problematisch wordt het als het over compliance en veiligheid gaat. In de bouwsector is veiligheid geen optie, het is een strikte wettelijke verplichting. Materieel moet gekeurd, gecertificeerd en veilig zijn. Je kan een kraan wel tijdig naar een werf sturen en de opdracht als ‘volbracht’ afvinken maar als het onderhoud niet is gebeurd of de keuring verlopen, dreigt een veel groter probleem. De software moet deze tijdsgebonden verplichtingen proactief bewaken en zelfs kunnen voorkomen dat een machine met een verlopen certificaat wordt ingepland. Preventief en correctief onderhoud is een cruciaal onderdeel van risicobeheer en klantenbinding. Een machine die door gebrekkig onderhoud stilvalt op een werf, leidt niet alleen tot directe kosten en vertraging voor de gebruiker, maar dreigt ook menselijk leed en reputatieschade met zich mee te brengen. Gespecialiseerde software zorgt ervoor dat deze processen ingecalculeerd en onder controle zijn, nog voordat materieel de deur uitgaat.”

Mediabreuken uitsluiten

Een van de grootste bronnen van inefficiëntie, fouten en frustratie in materieelbeheer is wat Richard de 'mediabreuk' noemt. “Dit is het punt waarop een digitaal proces op een bepaald moment doorbroken wordt. Het ogenblik dat een order of een werkbon wordt uitgeprint en de chauffeur, de technieker of de arbeider op de werf verder gaat met een papier op een klembord en een slecht sputterende balpen. De medewerker krabbelt op het papiertje dat er maar drie in plaats van vier schaarliften werden geleverd. Dat papiertje belandt vervolgens op een stapel op een bureau. Ondertussen wordt de factuur voor vier machines verstuurd. Het resultaat: een ontevreden klant, een creditnota, discussies en verloren tijd. Dit circus van losse papieren, WhatsApp-foto's en e-mails die losstaan van het centrale systeem is een dagelijkse realiteit in veel bedrijven.”

“De oplossing ligt in het dichten van deze kloof door een end-to-end digitaal proces. Door het gebruik van mobiele apps op smartphones of tablets kunnen medewerkers in het veld direct in hetzelfde systeem werken als hun collega's op kantoor. Ze kunnen digitale werkbonnen ontvangen, checklists afvinken, foto's van de situatie ter plaatse maken, en een digitale handtekening van de klant ontvangen. Dit creëert één centrale bron van waarheid ('single source of truth'), het elimineert de noodzaak voor papier, voorkomt dubbel werk en reduceert de foutenmarge drastisch.”

“In realiteit zien we dat de digitalisering van kantoorprocessen inmiddels breed is geadopteerd, maar de stap naar de mensen op de werf vaak nog ontbreekt. Precies in het verbinden van die losse eindjes wat betreft het picken van orders, de planning van chauffeurs en servicetechniekers en de personeelsinzet op locatie, ligt nog heel wat efficiëntiewinst ... en vooral: het vermijden van domme kosten.”

Telematica en rapportage

Moderne machines zijn uitgerust met sensoren die een constante stroom van data genereren via telematica of het Internet of Things (IoT). Ze communiceren hun locatie, draaiuren, brandstofniveau, storingscodes en nog veel meer. “Deze data-explosie is echter een tweesnijdend zwaard. Zonder een systeem om deze informatie te filteren, te interpreteren en om te zetten in actie, is het slechts ruis. Naarmate een bedrijf groeit, wordt het onmogelijk om duizenden machines manueel in de gaten te houden. Gespecialiseerde software fungeert dan als het brein dat deze ruwe data vertaalt naar concrete, waardevolle inzichten en acties.”

Laten we dat even concreet maken. “De generator die volgens het contract vijf dagen per week verhuurd wordt, blijkt volgens de telematicadata ook in het weekend gewoon door te draaien. Zonder dit inzicht loopt het verhuurbedrijf omzet mis, maar wordt ook de extra slijtage niet correct verrekend. Dit leidt tot misgelopen omzet en slijtagekosten die onverklaarbaar blijven. Ook transport en onderhoudskosten zijn typische black boxes voor veel bedrijven. Software biedt hier een oplossing door gedetailleerde gegevens over brandstofverbruik, efficiëntie, afschrijving en onderhoudskosten per machine te verzamelen. Dit stelt managers in staat om nauwkeuriger de winstgevendheid van projecten te bepalen en te optimaliseren.”

“Optimaal beheerde data leiden ook tot efficiënte service. Wanneer een klant of een medewerker een storing meldt, kan de servicedesk via de telematicadata vaak al een eerste diagnose stellen en die een dure en onnodige rit van een technieker van Antwerpen naar Brussel in de spits kan voorkomen. Dit leidt tot een snellere service en lagere operationele kosten. Door alle data te verzamelen in overzichtelijke dashboards en rapportages, krijgen managers een helikopterview op hun materieelpark. Ze kunnen zien welke machines het meest rendabel zijn, welke types het vaakst storingen vertonen, welke kneusjes beter verkocht kunnen worden en of het onderhoud efficiënt wordt uitgevoerd. Deze inzichten zijn cruciaal voor het berekenen en optimaliseren van de Total Cost of Ownership (TCO) van het materieel.”

Klantgerichtheid en AI

De verwachtingen van klanten in de B2B-wereld worden steeds meer gevormd door hun ervaringen als consument. Dit 'Bol.com-effect' betekent dat ook binnen en tussen bedrijven directheid, transparantie en selfservice de norm wordt. De tijdspanne waarbinnen men een antwoord of oplossing wil, is daardoor drastisch verkort. “Software voor materieelbeheer evolueert mee om aan deze vraag te voldoen”, zegt Richard Roessler. “Via onlineplatformen en klantenportalen geven klanten 24/7 de mogelijkheid om zelf hun zaken te regelen. Zelf een machine reserveren, de status van een order opvolgen, materieel op een werf afmelden, facturen raadplegen of direct communiceren met de servicedesk ... verhoogt niet alleen de klanttevredenheid maar verlaagt ook de administratieve werklast voor de leverancier aanzienlijk. Het portaal verbindt direct met het 'zenuwstelsel' waardoor alle partijen op elk moment refereren aan dezelfde 'single source of truth'.”

“Artificiële intelligentie komt hierbij om de hoek kijken. AI biedt vanuit mijn oogpunt vooral praktische oplossingen. In plaats dat een gebruiker op de werf met een vraag over een machine naar een helpdesk belt, kan hij ook een QR-code op het toestel scannen en in contact komen met de chatbot die de digitale handleiding kan doorzoeken. Dit biedt directe hulp op de werf, zonder dat er iemand gebeld hoeft te worden, wat de klantvriendelijkheid significant verhoogt.”

Strategische voordelen

De waarde van geïntegreerde materieelbeheersoftware reikt verder dan dagelijkse operationele efficiëntie. "Veel aannemers werken met een combinatie van eigen materieel en ingehuurd materieel van externe leveranciers. Het overzicht bewaren over beschikbaarheid, de kosten en contractvoorwaarden van deze verschillende stromen is een grote uitdaging. Een geïntegreerd systeem kan deze volledige 'hybride vloot' beheren. Planners hebben in één systeem een totaaloverzicht van al het beschikbare materieel, of het nu eigendom is of extern wordt ingehuurd. Dit stelt hen in staat om altijd de meest kostenefficiënte keuze te maken en voorkomt dubbele boekingen of het onnodig inhuren van duur extern materieel terwijl een eigen machine beschikbaar is.”

“De uitdagingen liggen ook steeds vaker op het vlak van duurzaamheid en milieu. Denk aan de lage-emissiezones (LEZ) in steden en de noodzaak om CO₂-uitstoot te rapporteren. Het manueel bijhouden welk materieel waar mag worden ingezet, is een complexe en foutgevoelige taak. Gespecialiseerde software kan hierbij fungeren als een instrument voor duurzaamheidsmanagement. Door milieuzones te definiëren en te koppelen aan materieel en werfgegevens, kan het systeem automatisch waarschuwen of blokkeren wanneer een niet-conform voertuig of machine wordt ingepland voor een werf binnen zo'n zone. Dit transformeert de software van een operationele tool in een strategisch instrument om te voldoen aan wetgeving en concurrentievoordeel te behalen bij aanbestedingen.”

“Kosten voor afschrijving, onderhoud en transport worden vaak als algemene overhead geboekt, waardoor het onmogelijk is om de échte winstmarge van een specifiek project te berekenen. De software stelt een aannemer in staat om zijn materieelpark als een afzonderlijk 'profit center' te beheren. Door elke machine een interne kostprijs toe te kennen, wordt het gebruik gekoppeld aan het juiste project en daarmee ontsloten voor automatische rapportagetools. Dit levert een genuanceerder inzicht op in de reële projectkosten en stelt het management in staat om veel scherpere, data-gedreven beslissingen te nemen.”

Schaalbaarheid

De overstap naar een geïntegreerd digitaal systeem voor materieelbeheer hoeft geen gigantische, alles-of-niets-investering te zijn. Een modulaire aanpak is voor starters en kmo’s vaak de sleutel tot succes.

“Bedrijven kunnen eenvoudig beginnen met de kernfunctionaliteiten die ze op dat moment nodig hebben. Denk aan een inventaris van het materieel, de orderverwerking en facturatie. Je kan dan je klanten of werfteams invoeren, kosten bijhouden, prijslijsten invoeren en facturen genereren. Naarmate het bedrijf groeit of de behoeften veranderen, kunnen modules voor bijvoorbeeld mobiele apps, telematica, geavanceerde rapportage, HR-integratie of werkplaatsbeheer worden toegevoegd. De oplossingen, die vaak als een flexibele, cloud-gebaseerde dienst (SaaS) worden aangeboden, zijn hierdoor schaalbaar en vereisen geen grote initiële IT-investeringen. Bovendien kunnen ze naadloos integreren met bestaande systemen, zoals boekhoudpakketten, waardoor een geïsoleerde data-omgeving wordt voorkomen. De oplossingen die voor de grootste spelers zijn ontwikkeld, komen zo ook binnen het bereik van de kleinere bedrijven. Dit is met name gunstig voor startups die snel willen opschalen.”

De menselijke factor

Tot slot, de succesvolle implementatie van nieuwe software hangt echter niet in de eerste plaats af van de technische mogelijkheden maar is vooral een menselijk project.

"De beste software ter wereld is nutteloos als de mensen die ermee moeten werken de meerwaarde er niet van inzien", besluit Richard Roessler. “Het succes staat of valt met de adoptie door de medewerkers in de hele keten. Wat de noodzaak voor efficiëntere processen des te groter maakt. Daarom is de rol van de softwareleverancier steeds verder geëvolueerd van een pure verkoper naar een duurzame partner die ook actief begeleidt in het verandermanagement. Het meekrijgen van de mensen in deze transitie is de allerbelangrijkste en vaak meest uitdagende slag, maar wel de enige die leidt tot duurzaam succes."

Fotobijschrift: 8x10-IMG_0676.jpg - Richard Roessler: “"De beste software ter wereld is nutteloos als de mensen die ermee moeten werken de meerwaarde er niet van inzien."