Materieelbeheer als onderdeel van het ERP-systeem
In de bouwsector staat efficiëntie onder druk. Projecten worden complexer, marges kleiner en regelgeving strenger. Tegelijk vraagt de markt om snellere opleveringen, meer transparantie en het optimaal inzetten van middelen. “Digitalisering en integratie van processen zijn daarom cruciale thema’s”, zegt salesmanager Jeroen Gysen van AFAS.
“We spelen hierop in met een totaaloplossing die alle bedrijfsprocessen in één ERP-systeem samenbrengt”, aldus Jeroen. “Materieelbeheer is daar een belangrijk onderdeel van, volledig verbonden met financiële administratie, projectmanagement, HR en meer. We bieden aannemers en bouwpartners via onze software een centrale opslagplaats voor alle informatie over hun materieel: van aankoopfacturen en onderhoudsverslagen tot handleidingen, keuringen en certificaten. Bij aanschaf van nieuw materieel wordt het stuk direct geregistreerd in de boekhouding als vast actief, waarna automatisch een digitaal dossier wordt aangemaakt. Onderhoudshistorie, attesten en certificaten kunnen eenvoudig worden toegevoegd. Automatische meldingen laten weten wanneer verlenging of keuring nodig is. Zo blijft alles actueel en volledig, ook tijdens inspecties op locatie.”
Grip op materieel en kosten
Daarnaast ondersteunt AFAS efficiënt asset- en voorraadbeheer. “Gebruikers krijgen inzicht in de actuele status en gebruiksgeschiedenis van materieel, inclusief de kosten. Ook inhuur of lease van materieel kan eenvoudig worden beheerd, inclusief contractvoorwaarden, looptijden en tarieven. Kosten worden automatisch doorberekend naar projecten, waardoor budgettering en nacalculatie nauwkeurig en transparant verlopen. Met geavanceerde rapportages en scenario-analyses krijgen bedrijven bovendien inzicht in de vraag of ze beter kunnen kopen, huren of leasen.”
Gespecialiseerde toepassingen
“Naast onze eigen software werken we met gespecialiseerde partners voor specifieke functionaliteiten die volledig gekoppeld zijn aan onze software. Planning van resources - mensen, materiaal en materieel - doen we bijvoorbeeld via sterke planningspartners die al jaren in ons netwerk zitten. We kiezen daar bewust voor omdat dit zorgt voor één uniforme werkwijze, minder complexiteit en lagere beheerkosten voor klanten. We waken er op die manier echter over dat de basissoftware, ondanks alle nieuwe mogelijkheden, toekomstbestendig blijft. Het laat ons toe om toch snel nieuwe functionaliteiten aan te bieden, denk bijvoorbeeld aan uitgebreide planningsfunctionaliteiten of geolocatie.”
Veilig en minder handmatig werk
“Een belangrijk voordeel is dat materieelbeheer in AFAS naadloos integreert met andere bedrijfsprocessen, waardoor handmatig werk afneemt en alle gegevens altijd up-to-date zijn. De software zorgt er bovendien voor dat je altijd blijft voldoen aan wettelijke vereisten en veiligheidsnormen. Door certificaten, attesten en inspecties centraal te beheren én automatische signaleringen in te stellen, worden deadlines nooit gemist en blijft de organisatie volledig compliant.”