De evaluatie van referenties in het kader van de beoordeling de selectiecriteria

Analyse van de referenties: wat kan en wat kan niet?

In het kader van het onderzoek van de selectiecriteria werd de kandidatuur van de verzoekende partij niet geselecteerd. De reden hiervoor was dat de aangereikte werfleider bouw niet over de vereiste referenties beschikte. De verzoekende partij was het hier niet mee eens.

De hamvraag hierbij was of de aanbestedende overheid zich bij de evaluatie van de referenties mocht beperken tot een analyse van de “recent uitgevoerde projecten” vermeld in de algemene voorstelling van de sleutelfiguren, of dat zij ook rekening diende te houden met de referenties in het curriculum vitae. Het bleek immers uit de aanvraag tot deelneming dat de verzoekende partij niet voldeed aan de eisen in het bestek. De kandidatuur bevatte anderzijds wel het curriculum vitae van de werfleider dat een lijst van referenties vermeldde waarvan enkele wel konden voldoen aan de selectiecriteria.

De Raad van State, met verwijzing naar de selectieleidraad, is het standpunt van de verzoekende partij niet gevolgd.

De selectieleidraad voorzag immers in een bepaling die stelde dat een inschrijver bij indiening van zijn kandidatuur een referentie voor meerdere disciplines mocht aanwenden, maar dat hij expliciet diende aan te geven voor welke criterium hij de referentie in kwestie wenst te gebruiken.

Vervolgens stelde de selectieleidraad dat er niet meer referenties mochten worden opgegeven dan de toegestane aantallen. Indien kandidaten toch meer referenties vermeldden, behield de aanbestedende overheid zich uitdrukkelijk het recht voor om enkel referenties in aanmerking te nemen die het meest vooraan in de deelnemingsaanvraag waren opgenomen tot het opgegeven aantal werd bereikt. Daarbovenop stelde de selectieleidraad nog dat indien het opgegeven aantal werd overschreden, de aanbestedende overheid de referenties in aanmerking ging nemen in de volgorde waarin ze bij de aanvraag tot deelneming waren gevoegd en, nog, dat met de referenties die verder zijn vermeld, geen rekening zou worden gehouden.

De verzoekende partij had in zijn kandidatuur telkens voor elke gevraagde referentie de voor dat selectiecriterium specifiek gevraagde relevante gegevens weergegeven, ofwel door expliciete vermelding, ofwel door een expliciete en eenduidige verwijzing. Verder bleek uit de kandidatuur dat er twee referenties uitdrukkelijk genoemd waren onder de titel “Team samenstelling - Betrokken sleutelpersonen”.

De Raad van State was daarom van mening dat de verwerende partij ervan mocht uitgaan dat de gevraagde referenties de sleutelpersoon “werfleider bouw” betroffen, zonder verder te moeten kijken naar de lijst met projecten aangehaald in het curriculum vitae van de werfleider.

Uit de kandidatuur van de verzoekende partij bleek bovendien dat zij op dezelfde wijze te werk was gegaan voor wat betreft de referenties van andere sleutelpersonen.

De verwerende partij hoefde aldus niet verder te kijken dan enkel deze referenties zoals opgenomen in de aanvraag tot deelneming. Een andere zienswijze zou anders de regels bepaald in de selectieleidraad uithollen. Ook is dergelijke houding niet onredelijk, vindt de Raad van State.

Moest er bijkomende informatie worden opgevraagd?

De verzoekende partij betoogde verder dat de aanbestedende overheid op grond van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016 verplicht was om bijkomende informatie op te vragen over de referenties in kwestie.

De Raad van State was van mening dat artikel 66, § 3 van de wet overheidsopdrachten toelaat om inschrijvers te verzoeken de neergelegde documenten aan te vullen of toe te lichten, mits dergelijke verzoeken worden gedaan met volledige inachtneming van de beginselen van gelijke behandeling en transparantie.

De Raad oordeelde echter dat artikel 66, § 3 van de wet overheidsopdrachten dan weer niet voorziet in een mogelijkheid om de aanvraag tot deelneming aan te passen door andere referenties aan te duiden in het CV. Dit zou immers neerkomen op het indienen van een nieuwe kandidatuur.

Bovendien stelde de Raad nog eens dat het vragen om informatie in te dienen geen verplichting is voor de aanbestedende overheid. Op dit vlak beschikt de aanbestedende overheid over een, niet onbegrensde, beoordelingsvrijheid. In het licht van de concrete feiten in deze zaak leek de beslissing om geen extra informatie op te vragen niet onredelijk te zijn, volgens de Raad.

Conclusie

Als inschrijver lees je best aandachtig de selectieleidraad en/of het bestek op basis waarvan je vervolgens jouw kandidatuur en/of offerte zo opstelt dat duidelijk blijkt welke de referenties zijn die je wil aanhalen én dat deze referenties voldoen aan de minimale eisen van het selectiecriterium.

Zoals uit het arrest blijkt, is een aanbestedende overheid in sommige gevallen niet verplicht om de volledige kandidatuur en/of offerte te overlopen om de juiste referenties te gaan zoeken. Het is en blijft de taak als inschrijver om jouw offerte helder te presenteren.

Als er toch onduidelijkheden in je kandidatuur en/of offerte staan, dan is de aanbestedende overheid bovendien niet automatisch verplicht jou hierover te bevragen. Opnieuw is het aan de inschrijver om op een duidelijke wijze te communiceren naar de aanbestedende overheid toe. Zodoende verhoog je je kansen om niet van een kale reis thuis te komen.