De verbeterde toegang van kmo’s tot overheidsopdrachten

De regelgever was zich hier evenzeer van bewust en besliste actie te ondernemen. Na een lange weg van meerdere jaren werd dan eindelijk op 8 januari 2024 de wet van 22 december 2023 tot wijziging van de regelgeving inzake overheidsopdrachten teneinde de toegang van kmo’s tot die opdrachten te bevorderen gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

Voorgaande initiatieven

België staat bekend als een land met een sterke kmo-sector die bijna 99,8% van alle bedrijven vertegenwoordigt en instaat voor 68,8% van de werkgelegenheid. Toch hinken kmo’s achterop als het aankomt op de deelname aan overheidsopdrachten.

In het verleden werden al verscheidene initiatieven genomen om de toegang van kmo’s tot overheidsopdrachten te verbeteren en de kloof met de aanbesteders te dichten. Maar desondanks blijven de kleine en middelgrote bedrijven moeite hebben om toegang te krijgen tot overheidsopdrachten.

Daarom werden recent nieuwe initiatieven genomen om de kloof tussen kmo’s en aanbesteders te dichten. Zo publiceerde de regering-De Croo een gemeenschappelijk actieplan ter bevordering van de toegang van kmo’s tot overheidsopdrachten.

Dit initiatief mondde al uit in de wijzigingswet van 8 februari 2023. Deze wet zet in op een betere transparantie, governance en rapportering inzake overheidsopdrachten. Eén van de belangrijkste wijzigingen in deze wet, zeker voor kmo’s, heeft betrekking op de kleinere onderhandelingsprocedures zonder voorafgaande bekendmaking. Zo moeten vanaf 1 september 2023 alle offertes in het kader van deze plaatsingsprocedure op elektronische wijze worden ingediend. Daarnaast moet de aanbesteder na 1 september 2023 voor alle opdrachten, met uitzondering van de opdrachten van beperkte waarde (< 30.000 EUR excl. BTW), steeds een aankondiging van gegunde opdracht publiceren.

Daar stopte het echter niet, want op 8 januari 2024 werd de wet van 22 december 2023 tot wijziging van de regelgeving inzake overheidsopdrachten teneinde de toegang van kmo’s tot die opdrachten te bevorderen, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Deze wet, die concreet de overheidsopdrachtenwet van 17 juni 2016 wijzigt, doet dit op vier grote vlakken die wij hieronder in meer detail bespreken.

Betaling van voorschotten

Het gebruik van voorschotten wordt uitgebreid. Behalve in het kader van opdrachten voor beperkte waarde kunnen aanbesteders voorschotten toekennen. Indien zij hiervan willen gebruikmaken, moet dit worden voorzien in de opdrachtdocumenten. Deze voorschotten mogen niet hoger zijn dan 20 procent van de (referentie)waarde van de opdracht en mogen het absolute bedrag van 225.000 EUR niet overstijgen.

Als de aanbesteder een administratieve overheid is, dan bestaan er situaties waarin voorschotten moeten worden toegekend. Zo moet de administratieve overheid in sommige gevallen waarin ze gebruikmaakt van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking een voorschot toekennen. In bepaalde situaties wordt ook rekening gehouden met de omvang van de kmo. In zo’n gevallen hangt de hoogte van het voorschot af van de grootte van de onderneming (op het vlak van het personeel als de omzet). Deze verplichting geldt niet in enkele uitzonderingsgevallen, zoals bv. in het geval van opdrachten die betrekking hebben op het financieren of het uitvoeren van werken. Wanneer een aanbesteder geen administratieve overheid is, dan geldt enkel de algemene regel dat zij voorschotten kunnen toekennen, maar daartoe niet verplicht zijn.

Daarnaast kunnen er voorschotten worden toegekend omwille van uitzonderlijke, economische omstandigheden die worden vastgelegd in een afzonderlijk koninklijk besluit. Ook bestaan er gevallen waarin een hoger voorschot dan 20 procent kan worden toegekend, tot een maximum van 50 procent.

De wet voorziet eveneens in regels omtrent de berekening van de voorschotten, de verrekening ervan tijdens de uitvoering, regels voor overheidsopdrachten waarvoor een toelating is vereist en voorschotten bij raamovereenkomsten.

Verplichte biedvergoeding in bepaalde procedures

Samen met de nieuwe wetswijziging zullen aanbesteders moeten voorzien in een biedvergoeding wanneer zij eisen dat de offertes vergezeld gaan met monsters, maquettes, prototypes, tekeningen, andere grafische ontwerpen of enig ander ontwerp in de domeinen van de plastische kunsten, de muzikale kunsten, de cinematografische kunsten of de podiumkunsten. De wet voorziet wel in een aantal uitzonderingen. Deze wijziging laat toe een deel van de gemaakte kosten van de ondernemer die de opdracht niet gegund krijgt te compenseren. 

Voorlopige rangschikking van de offertes

De nieuwe wet brengt eveneens wijzigingen in die zin dat de aanbesteder in het geval van een (niet-)openbare procedure onder de Europese drempel waarbij de prijs het enige criterium is verplicht zal zijn om onmiddellijk na de opening van de offertes de individuele plaats van de offertes in het voorlopig klassement mee te delen. Er geldt hiervoor een uitzondering ingeval de overheidsopdracht in kwestie betrekking heeft op een door de Koning bepaalde sector met een verhoogd risico op mededingingsvertekenende afspraken. Deze wijziging heeft als doel de transparantie te verhogen en de ondernemer toe te laten de opdrachten beter in te plannen. De relevante info wordt gecommuniceerd via het nieuwe e-Procurement platform.

Bevestiging van het ”only once principe” in het kader van prijsvragen

Op basis van dit principe dient een onderneming haar gegevens slechts eenmaal door te geven aan een aanbesteder, waarna deze laatste ze dan ter beschikking stelt van de andere overheidsinstanties.

Inwerkingtreding

De inwerkingtreding van de wet verloopt stapsgewijs en deels retroactief. Standaard treedt de wet in werking op 1 februari 2024. De regels met betrekking tot de voorschotten en het gebruik van formulieren bij biedvergoedingen treden echter in werking op 1 januari 2024. Ten slotte treden de regels in verband met de communicatie van de plaats in het voorlopig klassement in werking op 1 juni 2024.

Stijn Maeyaert en Ewoud Hacke