Het bestek als risicokaart: zo lees je tussen de regels

Bij het selecteren van zinvolle overheidsopdrachten om te volgen is het verleidelijk om meteen naar plannen, meetstaat en techniek te kijken. De vertrouwde materie waarin je je comfortabel voelt om in te schatten of een overheidsopdracht de moeite loont om tijd en energie in te steken. Toch ligt de eerste winst vaak elders: in het kader dat bepaalt hoe scherp je überhaupt mag of moet inschrijven. Denk aan de procedure, de spelregels, de criteria en de timing. Zaken die op papier administratief lijken, maar in de praktijk je slaagkansen en risico sturen. Bérénice Wathelet vat het heel nuchter samen: “Begin de bestekanalyse bij het administratieve gedeelte. Ga na om welke procedure het gaat, welke de eventuele selectie- en gunningscriteria zijn en welke de timing voor de plaatsingsprocedure en de uitvoering is. Het kunnen voldoen aan die voorwaarden is bepalend of het de moeite loont om verder te lezen. Is dat het geval, kijk dan vervolgens naar het contractuele gedeelte. Besteed daarbij bijzondere aandacht aan de specifieke afwijkingen van het AUR, de Algemene Uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. In de praktijk verwijst de opdrachtgever daarmee naar het KB van 14 januari 2013 dat de regels bevat over uitvoering, oplevering, betalingen, wijzigingen, sancties, … Wanneer de aanbestedende overheid van oordeel is dat bepaalde elementen uit het AUR niet van toepassing zijn op de opdracht en een andere regel voorziet, dan moet ze die verplicht in het begin van het lastenboek – dus eerder in het administratieve gedeelte beschrijven, ook al gaat het om afwijkingen op de uitvoering van de opdracht. Art. 9, §4 AUR luidt als volgt: De lijst van de bepalingen waarvan wordt afgeweken, wordt voor alle opdrachten uitdrukkelijk vooraan in het bestek vermeld. Het is dus van belang kritisch naar deze juridische bepalingen te kijken omdat ze een impact hebben op de uitvoering. Net daar zit informatie die je inschrijving en de latere uitvoering mee kan kleuren. Tot slot kijk je naar de scope: wat is inbegrepen of niet, kan ik aan de eisen voldoen, … Die informatie biedt een solide basis om in te schatten of het risico in dit dossier beheersbaar is en of je het verder wil volgen.”

Vragen stellen, vragen stellen, …

Bij het verder screenen van het bestek zet je best je voelsprieten uit voor beschrijvingen met een open karakter. “Denk dan aan volgende woorden of beschrijvingen: ‘zoals’, ‘minstens’, ‘gelijkwaardig’, … Kom je dergelijke bepalingen tegen, sta hier dan voldoende bij stil en stel je de vraag wat de draagwijdte is. Is de beschrijving indicatief of wil de aanbestedende overheid daadwerkelijk dat het wordt uitgevoerd zoals beschreven? Mijn advies is om in dergelijke gevallen een vraag te stellen. Zo kun je de materie duidelijk afbakenen en het risico beperken,” tipt Bérénice Wathelet.

Hetzelfde geldt voor de selectiecriteria. Kun je niet voldoen aan een of enkele van de criteria, durf de aanbesteder dan vragen om de criteria bij te sturen. “De aanbestedende overheid heeft een maximale concurrentie als doel. Ze heeft er dus belang bij om die vraag te overwegen. Dat geldt evenzo voor afwijkingen beschreven in het contractueel deel. Wanneer je vreest dat jouw juridisch team een bepaalde aansprakelijkheid niet zal aanvaarden, durf dan ook te vragen of er aanpassingsruimte is.”

Verder vindt Bérénice Wathelet het belangrijk je goed bewust te zijn van de procedurevorm. Er is een wezenlijk verschil tussen een openbare procedure en een onderhandelingsprocedure. “In het eerste geval houdt een fout in de offerte een risico op onregelmatigheid in, terwijl de aanbestedende overheid in een onderhandelingsprocedure nog ruimte kan laten om bij te sturen in de tweede offerte. Let wel op, de aanbestedende overheid is nooit verplicht om inschrijvers die kans te laten. Het is dus ook bij een onderhandelingsprocedure belangrijk aandachtig te zijn voor wat je schrijft,” stelt Bérénice Wathelet.

Intern bestekdossier met taakverdeling

Tijdens het lezen van het bestek, maak je best een goed intern bestekdossier. Zo’n document is goed gestructureerd en bevat duidelijke afspraken over wie wat doet. Bérénice Wathelet daarover: “Veel is daarbij afhankelijk van hoe groot het team is en welke profielen bij het antwoorden op de overheidsopdracht betrokken zijn. In grote bedrijven met veel betrokkenen is communicatie een valkuil. Het komt erop aan elkaar goed te begrijpen en weten wat van iedereen verwacht wordt. Een tip is dan ook de structuur van de opdracht als leidraad te nemen en daar een checklist op te enten. Eén of twee mensen nemen de screening voor hun rekening. Maar laat het dossier wel door meerdere profielen beoordelen, vanuit administratief, juridisch en technisch oogpunt. Elk profiel kijkt door een andere bril en draagt zo bij aan de volledigheid van het geheel. Op het einde van het proces is het bovendien aan te raden het dossier nog eens te laten herlezen door een collega met een frisse inkijk, dus iemand die niet van bij het begin betrokken was en daardoor blinde vlekken kan opsporen.”

Structuur die scoort bij de beoordelaar

Eenzelfde structuurlogica beveelt Bérénice Wathelet ook aan bij het schrijven van de offerte. “Volg de ogenschijnlijk ongestructureerde structuur van de aanbestedende overheid. Er is een reden waarom de aanbesteder het bestek op een bepaalde manier heeft opgebouwd. Als beoordelaar vond ik het gemakkelijk wanneer ik de structuur uit het bestek terug herkende in de offerte. Een mooie lay-out of andere opsmuk verwachtte ik niet. Ik vond het vooral belangrijk dat de antwoorden to-the-point waren, zonder gedoe of blabla. Toon snel en helder dat aan alle vereisten is voldaan.”

Bij het schrijven van de offerte doe je er ook goed aan je voortdurend af te vragen hoe een beoordelaar het antwoord zal lezen. Hij of zij moet het onmiddellijk voelen. “Dat begint bij het vermijden van standaard- of typeantwoorden,” duidt Bérénice Wathelet, “Gebruik ook dezelfde woordenschat als de aanbesteder, volg de structuur en stem elk antwoord nauwgezet af op wat er gevraagd wordt. Is een gunningscriterium onduidelijk? Stel dan tijdig een vraag in plaats van te gissen.”

Volgend artikel: Fouten in het bestek