Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) in kort bestek

Dat onderzoek heet de selectie van ondernemers en is gebaseerd op een hele resem bewijsstukken, wat zo’n selectiedossier samenstellen een tijdrovende klus maakt. Tijd die jij als ondernemer beter kan besteden aan je inhoudelijke voorstel. Gelukkig bestaat er hiervoor een oplossing: het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, afgekort het UEA (in het Frans: Document Unique de Marché Européen, afgekort DUME; in het Engels: European Single Procurement Document, afgekort ESPD).

 

In deze bijdrage bespreken we kort wat een UEA precies is, hoe je dit invult en hoe je het indient. We bespreken daarnaast enkele veelvoorkomende problemen die een ondernemer bij de indiening van een UEA kan ondervinden, om te eindigen met enkele gouden tips.

 

Het UEA: wat, waar, hoe?

 

Zoals aangegeven in de inleiding past het UEA in de selectiefase. In deze fase wordt jouw betrouwbaarheid en bekwaamheid als ondernemer nagezien.

 

Een ondernemer is pas voldoende ‘betrouwbaar’ als hij niet is veroordeeld voor bepaalde misdrijven. Een aanbesteder kan immers geen opdracht toewijzen aan een ondernemer die bijvoorbeeld recent werd veroordeeld voor het omkopen van een ambtenaar. Ook moet de ondernemer zijn sociale bijdragen of belastingen op een correcte manier betalen om geselecteerd te worden.

 

Een ondernemer is pas voldoende ‘bekwaam’ als hij bijvoorbeeld via referentielijsten of een lijst van het personeel of materieel waarover hij beschikt bewijst de opdracht tot een goed einde te kunnen brengen.

Dat bewijzen vraagt een handvol officiële documenten. Dat kan gaan van een uittreksel uit het strafregister tot een reeks attesten van goede uitvoering voor elke referentie die je voorlegt.

 

Om deze administratieve rompslomp te beperken, riep de Europese wetgever het UEA in het leven. Het UEA fungeert namelijk als een ‘expliciete verklaring op eer’ dat jij als ondernemer bekwaam en betrouwbaar bent. Je hoeft dan geen bewijsstukken meer voor te leggen, tenzij je de opdracht wint. Vlak voordat de aanbesteder de opdracht gunt, vraagt hij namelijk nog alle bewijsstukken op, maar dan enkel voor de eerst gerangschikte inschrijver. De niet-gekozen inschrijvers zijn vrijgesteld.

 

Let wel: het UEA gebruik je enkel voor Europese opdrachten: opdrachten met een geraamde waarde boven de Europese drempel die op Europees niveau worden bekendgemaakt. Voor zuiver Belgische opdrachten mag de aanbesteder geen UEA eisen. Dan dien je wel nog alle bewijsstukken in, behalve de jaarrekeningen, de attesten fiscale en sociale schulden en het attest niet-faillissement.

Bij Europese opdrachten is een UEA verplicht. Dien je geen UEA in, dan wordt je offerte onverbiddelijk geweerd!

 

Dien steeds een UEA in als dit uitdrukkelijk wordt gevraagd in het bestek of de andere opdrachtdocumenten. Soms is het echter niet duidelijk of het om een Europese opdracht gaat en je dus verplicht een UEA moet indienen. Wordt in de opdrachtdocumenten geen UEA gevraagd, maar je twijfelt of het om een Europese opdracht gaat, neem dan eerst contact op met de aanbestedende overheid. Als je geen of geen voldoende duidelijk antwoord krijgt, neem dan het zekere voor het onzekere en vul op eigen initiatief een UEA in.

 

Aandachtspunten bij het invullen en indienen

 

Een UEA vul je normaal in via het UEA-platform van de federale overheid, te bereiken via https://uea.publicprocurement.be. Dit is een online tool die je toelaat alle delen van het UEA in te vullen. Niet alle delen moet je aanvullen. Een aanbesteder is verplicht om in de opdrachtdocumenten aan te duiden welke delen moeten worden aangevuld. Kijk dit dus zeker na!

 

Soms zal de aanbesteder een UEA in Word-formaat indienen. In dat geval gebruik je best dit model om de nodige gegevens aan te vullen.

Het UEA dien je vervolgens in door het PFD- of XML-document dat het UEA-platform genereerde bij je offerte te voegen. Of je voegt natuurlijk het ingevulde Word-document toe.

 

Principieel dient de ondernemer die een offerte indient ook een UEA in. Maar soms moet je er meerdere indienen. Doe je namelijk een beroep op de draagkracht van een derde entiteit of ben je lid van een combinatie van ondernemers, dan dien je ook voor die derde entiteit(en) en je collega-leden een UEA in. Dat is belangrijk: één ontbrekend exemplaar is in principe voldoende om je offerte te weren! Controleer dus altijd hoeveel UEA’s je moet indienen.

 

Wat bij problemen?

 

Soms kan je een UEA indienen, maar zijn er toch problemen. Denk maar aan technische fouten die jouw UEA (deels) onleesbaar maken, een scan van het UEA waarop het hele document of delen ervan onleesbaar zijn, of je vergeet bepaalde delen in te vullen. In deze gevallen kan de offerte mogelijk toch worden behouden. We onderstrepen echter dat een ondernemer als eerste de verantwoordelijkheid voor fouten en onzorgvuldigheden in de offertedocumenten draagt. De aanbesteder kan dus contact opnemen met de ondernemer om deze problemen recht te zetten, maar is daar niet toe verplicht.

 

Tips en afsluiter

 

Om af te sluiten geven we nog een aantal gouden tips mee. Contacteer ten eerste steeds de aanbestedende overheid bij vragen en problemen. Wees je ervan bewust dat een probleem met het UEA kan leiden tot het weren van jouw offerte. Om dit risico zoveel mogelijk te beperken, vraag je een en ander best na bij de minste twijfel.

 

Lees daarnaast het bestek en de instructies bij het UEA grondig door. Hoewel het UEA tot doel heeft de administratieve rompslomp te beperken, is het niet uitgesloten dat naast het UEA toch nog een aantal extra documenten moeten worden ingediend.

 

Vermijd ten slotte elke vorm van tegenspraak tussen de informatie uit het UEA en de andere offertedocumenten als bepaalde informatie op meerdere plaatsen moet worden vermeld. Een klassieke vergissing is het geval waarbij ondernemers in het UEA aanduiden dat een beroep wordt gedaan op de draagkracht van een ondernemer, terwijl de onderaannemer in het offerteformulier als ‘gewone’ onderaannemer wordt vermeld.

 

Het UEA is een handig instrument dat je toelaat je administratieve rompslomp bij een overheidsopdracht te beperken. Maar wees steeds waakzaam. Want zelfs een kleine misstap kan ervoor zorgen dat jouw zorgvuldig uitgewerkte offerte zomaar wordt geweerd.

 

Stijn Maeyaert

Advocaat overheidsopdrachten en -contracten bij Tender Law