Hoe onderteken je een offerte?

De overheid moet namelijk de wetgeving overheidsopdrachten volgen. Die wetgeving zegt ook dat je elke offerte verplicht moet ondertekenen. Simpel zou je denken: een krabbel onderaan en klaar. Maar niets is minder waar!

 

Sinds de nieuwe wetgeving in juni 2017 in werking trad, zijn er op het vlak van de handtekening een aantal zaken gewijzigd. Wijzigingen waar je als onderneming beter rekening mee houdt. Zo vermijd je het risico dat je zorgvuldig uitgewerkte offerte gewoon in de vuilnisbak belandt. Want een niet-getekende offerte leidt in principe tot de onregelmatigheid ervan waardoor je geen enkele kans meer maakt op de gunning van de opdracht.

 

In deze bijdrage overlopen we kort en praktisch hoe je als Belgische onderneming correct deze handtekening plaatst en wie dit kan doen.

 

Om te beginnen is de basisregel niet aangepast: elke offerte moet je verplicht ondertekenen. En de ondertekenaar moet de bevoegdheid hebben om de onderneming te verbinden.

 

Alleen gebeurt dat vandaag op een andere manier dan vroeger. In het oude systeem tekende je als inschrijver het offerteformulier, de samenvattende meetstaat of inventaris en de overig vereiste documenten van de offerte met de hand.

 

In het gewijzigde systeem gaat dit, behoudens enkele uitzonderingen, via de computer, een elektronische identiteitskaart en het e-Procurement-platform. Standaard ben je namelijk verplicht om je offerte elektronisch te ondertekenen. Dat doe je niet meer op specifieke plaatsen zoals op het offerteformulier of inventaris maar op een globale manier.

 

Voor we ingaan op deze globale ondertekening moeten we eerst stilstaan bij het e-Procurement-platform en meer bepaald de e-Tendering-module.

 

e-Tendering-module

 

Het e-Procurement-platform is een website van de federale overheid dat bestaat uit vier modules: e-Notification, e-Tendering, e-Catalogue en e-Awarding. In het kader van deze bijdrage richten we de aandacht op het e-Tendering platform.

 

Nadat de aanbestedende overheid via e-Notification een opdracht heeft bekendgemaakt of jouw onderneming heeft uitgenodigd om een offerte in te dienen, zal zij vrijwel tegelijkertijd een dossier openen op de e-Tendering-module. Dat is een ruimte op de module van deze aanbestedende overheid waarin elke geïnteresseerde onderneming vervolgens de offertedocumenten kan opladen.

 

Hoe vind je dit dossier? Als je de aankondiging van de opdracht op de website van e-Notification opent, vind je bovenaan een knop ‘Toegang tot platform e-Tendering’. Een simpele muisklik brengt je dan rechtstreeks naar het juiste dossier, waar je je deelname alvast kan bevestigen. Deze bevestiging houdt echter geen verplichting in om effectief een offerte in te dienen. Ook de aanbesteder krijgt hiervan geen bericht.

 

Daarna kan je starten met het echte werk: de offerte opmaken. Kijk daarvoor goed het bestek na. Welke documenten moet ik zeker indienen, welke inhoud moet elk document hebben, hoe moet ik de prijzen invullen in de meetstaat of in de inventaris, enz.? Voeg ook zeker alle relevante informatie toe met betrekking tot de bevoegdheid van de ondertekenaar! Nadat je alle documenten opmaakte, kan je deze opladen in het e-Tendering-dossier.

 

Eens alle documenten zijn opgeladen, is het tijd om je inschrijving te finaliseren door de offerte effectief te ondertekenen.

 

Globale ondertekening

 

Zoals eerder aangegeven onderteken je de offerte niet langer op specifieke plaatsen in de individuele documenten. Een elektronische handtekening doe je altijd op globale wijze. Dat doe je door het ondertekenen van het indieningsrapport. Dat is een elektronisch rapport dat bij jouw offertedocumenten wordt gevoegd en dat aangeeft wie de offerte tekende. De handtekening op dat indieningsrapport geldt dan als de ondertekening van je gehele offerte, en dus alle documenten die er deel van uitmaken. Ook zal de relevante informatie in dat rapport onmiddellijk worden overgenomen in het proces-verbaal van opening.

 

Het afdrukken, ondertekenen en vervolgens scannen van documenten doe je dus beter niet meer. Dit wordt, behoudens enkele uitzonderingen, in de regel niet meer aanvaard. Enkel en alleen de handtekening op het indieningsrapport zal gelden als een correcte handtekening.

 

Dat is belangrijk. Want bijvoorbeeld ingeval de bevoegde ondertekenaar de relevante documenten fysiek tekent en daarna deze kopieën bij de offerte voegt en vervolgens een onbevoegd persoon de offerte elektronisch tekent op globale wijze, zal de aanbesteder de offerte moeten weren. Een gescande handtekening heeft helaas geen waarde meer, enkel de elektronische versie op het indieningsrapport telt.

 

Hoe teken je de offerte?

 

Ook de manier waarop je tekent is aangepast. Geen fysieke handtekening meer, maar een ‘gekwalificeerd elektronisch’ exemplaar. Standaard doe je dit op dezelfde wijze als bv. bij het tekenen van je belastingaangifte: je tekent met je elektronische identiteitskaart, of ‘eID’ in het kort. Daarvoor verbind je een kaartlezer met je computer, steek je de eID in de kaartlezer en teken je vervolgens door je persoonlijke pincode in te voeren.

 

Klinkt eenvoudig, maar dit kan in de praktijk veel problemen veroorzaken. Dit ligt dan aan bv. de computer, het besturingssysteem van de computer of de internetverbinding. Het zou zeker niet de eerste keer zijn dat een zorgvuldig voorbereide offerte hierdoor op de klippen loopt.

 

Daarom volgende tips. Bepaal op voorhand wie de offerte zal tekenen. Heeft deze persoon een eID, dan kan hij via een testomgeving op de e-Tendering-module nagaan of zijn computer, zijn kaartlezer en de internetbrowser correct zijn ingesteld. Zo kom je bij het ondertekenen van de offerte zelf niet voor verrassingen te staan.

 

Een andere tip is om de offerte nooit op de uiterste indieningsdatum zelf te ondertekenen. Doe dit ten laatste de dag ervoor. Zouden er alsnog problemen opduiken, dan heb je nog de tijd om uit te zoeken wat er misgaat. Ook heb je dan nog tijd om een beroep te doen op de e-Procurement-helpdesk die je ook met dergelijke zaken kan helpen.

 

Soms doen er zich bij de ondertekening echter problemen voor met het e-Procurement-platform zelf. Dat speelt uiteraard nooit in jouw nadeel. Let er wel op dat je steeds tijdig de aanbesteder hierover contacteert. Deze zal dan verplicht moeten nakijken of er zich effectief problemen voordoen met het platform. Zou dat het geval zijn, kan het soms vereist zijn dat de aanbestedende overheid de indieningsdatum moet verdagen.

 

Wie mag tekenen?

 

Ten slotte moet je er wel zeker van zijn dat de persoon die tekent ook effectief de onderneming kan verbinden. Om dat te weten, duik je best even in de statuten van je onderneming. Daarin staat welke functiehouders mogen tekenen en binnen welke grenzen.

Dit zal vooral afhankelijk zijn van de vorm van de vennootschap. Zo kan enkel de raad van bestuur een NV verbinden. Gelukkig worden in de praktijk (gedelegeerde) bestuurders aangesteld die individueel of samen de onderneming mogen verbinden. Soms worden daar ook maximumbedragen aan gekoppeld. Kijk dus goed na wie voor wat mag tekenen!

 

In geval van een BV kan de zaakvoerder altijd tekenen. Zijn er meerdere zaakvoerders, kijk dan na of elke zaakvoerder afzonderlijk mag tekenen of dat dit gezamenlijk moet gebeuren.

 

Technisch is het uiteraard perfect mogelijk om meerdere personen de offerte te laten tekenen via de e-Tendering-module. Let er wel op dat elke bevoegde ondertekenaar apart tekent, één na één. Het tegelijk ondertekenen van het indieningsrapport is niet mogelijk en geeft een foutmelding.

 

Zoals eerder aangegeven, voeg je bij de offerte ook best de bewijsstukken toe waaruit blijkt dat de persoon of personen die de offerte elektronisch tekenden ook effectief bevoegd zijn. Dat kan gaan om de relevante publicaties in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad of eventuele interne volmachten die algemeen of specifiek kunnen zijn voor de overheidsopdracht in kwestie. Op die manier neem je snel alle twijfels weg bij de aankoper die jouw offerte moet analyseren.

 

Als afsluiter geven we nog een gouden tip mee. De bevoegdheid van de ondertekenaar is niet altijd even duidelijk in de statuten omdat er geen specifieke verwijzing is opgenomen naar bv. het ondertekenen van offertes in het kader van overheidsopdrachten. Maak dat duidelijk door in de statuten expliciet op te nemen welke functiehouder(s) de offertes en andere documenten in het kader van overheidsopdrachten mag of mogen tekenen. Zo is het niet alleen duidelijk voor de onderneming, maar des te meer voor de aanbesteder. Dat zorgt voor minder fouten, en succesvollere offertes.