Je dient beter geen gebrekkig UEA in

Het UEA: wat, waar, hoe?

Het ‘UEA’-formulier, voluit: ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’, is een expliciete verklaring op erewoord dat een ondernemer moet indienen in het kader van een Europese overheidsopdracht en waaruit blijkt dat er geen uitsluitingsgronden bestaan in hoofde van die ondernemer en dat hij voldoet aan alle selectiecriteria. Dit alles past in de controle van de betrouwbaarheid en de bekwaamheid van de ondernemer.

Een ondernemer is immers pas voldoende betrouwbaar als hij niet is veroordeeld voor bepaalde misdrijven. Een aanbesteder kan immers geen opdracht toewijzen aan een ondernemer die bijvoorbeeld recent werd veroordeeld voor bijvoorbeeld het omkopen van een ambtenaar. Ook moet de ondernemer zijn sociale bijdragen of belastingen op een correcte manier betalen om geselecteerd te kunnen worden.

Een ondernemer is pas voldoende bekwaam als hij bijvoorbeeld via referentielijsten of een lijst van het personeel of materieel waarover hij beschikt bewijst de opdracht tot een goed einde te kunnen brengen.

Dat bewijzen vraagt een handvol officiële documenten. Om de administratieve rompslomp te beperken riep de Europese wetgever daarom het UEA-formulier in het leven. Deze expliciete verklaring op erewoord vervangt de vele bewijsstukken in het kader van de selectie. Vlak voor de gunning van de opdracht zal een aanbesteder wel nog alle stukken ten gronde moeten opvragen en beoordelen. Dit gebeurt dan in principe enkel in hoofde van de eerst gerangschikte inschrijver en niet voor alle overige inschrijvers.

Elke ondernemer is verplicht om voor zichzelf een UEA-formulier in te dienen in het kader van een Europese overheidsopdracht. Daarnaast is elk lid van een combinatie van ondernemers eveneens verplicht om elk voor zich een UEA-formulier op te maken en in te dienen. Ten slotte geldt dezelfde verplichting voor elke onderaannemer op wiens draagkracht de inschrijver een beroep doet.

Gevolgen van het niet of gebrekkig indienen van een UEA-formulier

Zoals hoger geduid moet een inschrijver in het kader van een Europese overheidsopdracht verplicht een UEA-formulier invullen en indienen. Doet hij dit niet, dan wordt zijn offerte geweerd wegens een substantiële onregelmatigheid. Aanbesteders beschikken in deze situatie niet over enige keuzevrijheid. Dit werd ook meermaals bevestigd in de rechtspraak van de Raad van State.

De situatie is echter niet zo zwart-wit wanneer er wel een UEA-formulier wordt ingediend, maar dit formulier gebreken bevat. Dergelijke situaties leiden niet altijd tot de onregelmatigheid van de offerte. Zo besliste de Raad van State eerder in het arrest ‘Roto Smeets’ (RvS 19 april 2018, nr. 241.265) dat de offerte van een inschrijver die enkel de oneven pagina’s van het UEA-formulier had ingediend wegens een niet-adequate scanninghandeling, niet hoefde te worden geweerd. De Raad van State was immers van oordeel dat deze handeling een sterke gelijkenis vertoonde met een ongewilde verschrijving in een tekst of in een getal. Ook in andere gevallen besliste de Raad van State in gelijkaardige zin.

De Raad van State treedt strenger op

Waar de Raad van State in voorgaande rechtspraak wat soepeler leek te zijn wanneer een gebrekkig UEA werd ingediend omwille van een technische fout, toont een zeer recent arrest aan dat deze benadering niet zonder meer wordt voortgezet (RvS 30 april 2025, nr. 263.171).

De zaak betrof een opdracht voor pechverhelping, slepen en het ter beschikking stellen van een vervangwagen. De verzoekende partij in deze zaak had voor deze opdracht een offerte ingediend samen met vier onderaannemers op wiens draagkracht zij een beroep deed. Zij was dus verplicht om in totaal vijf UEA-formulieren in te dienen. In overeenstemming met de vereisten van het bestek had de verzoekende partij alle individuele UEA-formulieren in één elektronisch document verzameld en samen met de overige bestekdocumenten ingediend.

Echter bleek uit de gemotiveerde gunningsbeslissing dat één van de vijf UEA-formulieren gebrekkig was. Het formulier in kwestie was blanco ingediend. Enkel op de laatste pagina was het formulier ondertekend door de onderaannemer in kwestie. Om deze redenen had de aanbesteder beslist om deze situatie gelijk te stellen aan het niet-indienen van een UEA-formulier en de offerte van de verzoekende partij te weren wegens een substantiële onregelmatigheid.

De verzoekende partij was het met deze visie oneens. Zij argumenteerde dat er sprake was van een technisch probleem bij het opladen van de documenten op het e-Procurement-platform waardoor de inhoud van één van de vijf UEA-formulieren verloren was gegaan. Het voorvallen van de technische fout bleek volgens de verzoekende partij duidelijk uit het feit dat het bedoelde UEA-formulier ingediend en ondertekend was terwijl voor het overige het formulier blanco was. Met verwijzing naar het arrest ‘Roto Smeets’ was de verzoekende partij overtuigd dat het hier eveneens om een materiële fout ging. Hierdoor had de aanbesteder de verzoekende partij moeten bevragen en de kans moeten geven om aanvullende info te verstrekken.

De Raad van State is de zienswijze van de verzoekende partij niet gevolgd. Vooreerst herhaalde de Raad dat het in eerste instantie aan de inschrijver zelf is om zijn offerte correct in te dienen zodat het niet de taak is van een aanbesteder om fouten, vergissingen, nalatigheden of onzorgvuldigheden te verhelpen.

Daarnaast meende de Raad dat er onvoldoende elementen voorhanden waren waaruit de aanbesteder had kunnen afleiden dat er zich een technisch probleem had voorgedaan, en dus een verder onderzoek had moeten doen. Het feit dat het lege UEA-formulier was ondertekend, deed de Raad niet anders besluiten en stelde de zich voorgedane situatie daarmee gelijk aan de situatie waarin een inschrijver geen UEA-formulier indient.

Ten slotte was de Raad op basis van de argumenten in het verzoekschrift niet overtuigd dat zich effectief een probleem had voorgedaan op het e-procurement-platform. Evenmin kon de Raad definitief vaststellen dat het originele UEA-formulier van de onderaannemer in kwestie dateerde van voor de indiening van de offerte. Om deze redenen was volgens de Raad van State de feitelijke grondslag, nl. een technische fout, onvoldoende aangetoond.

Conclusie

De Raad van State besliste in zijn meest recente rechtspraak dat een blanco UEA-formulier dat wel werd ondertekend, gelijkgesteld moet worden aan het niet-indienen van een UEA-formulier waardoor de offerte dient te worden geweerd wegens een substantiële onregelmatigheid.

Hiermee lijkt de Raad van State zijn soepelere houding die hij in eerdere rechtspraak aannam, niet zonder meer aan te houden. Deze houding is echter voor kritiek vatbaar.

Vooreerst creëert deze rechtspraak veel onduidelijkheid. Wanneer is een UEA-formulier immers voldoende in- of aangevuld alvorens de Raad van State spreekt over een ‘gebrekkig’ UEA-formulier zoals in het arrest ‘Roto Smeets’? Had de conclusie hier anders geweest indien er naast de handtekening ook één van de rubrieken was ingevuld? Deze onduidelijkheid is nefast voor inschrijvers én aanbesteders.

Verder zorgt deze rechtspraak ervoor dat de vereiste van het indienen van een UEA-formulier andermaal veeleer een struikelblok is voor ondernemers dan dat het zorgt voor een administratieve vereenvoudiging. Dit is sterk te betreuren en verhoogt de drempel voor KMO’s om deel te nemen aan overheidsopdrachten.

Concluderend geven wij ondernemers daarom de raad om steeds zorgvuldig de offerte, en vooral het UEA-formulier, in te vullen en in te dienen. Het is daarbij een goede raad om na het opladen van de documenten op het e-procurement-platform nog een extra controle te doen van alle ingediende documenten om er zeker van te zijn dat alle formulieren correct zijn ingevuld.

We hopen evenwel dat dit arrest veeleer een uitzondering vormt dan een trend en dat de Raad van State in de toekomst oog blijft hebben voor de nood aan rechtszekerheid voor zowel ondernemers als aanbesteders, waarbij de drempel voor deelname aan overheidsopdrachten niet onnodig wordt verhoogd.

Heb je vragen over dit artikel, de aangehaalde rechtspraak of heb je een andere vraag over overheidsopdrachten? Contacteer ons dan vrijblijvend!