Kunnen termijnen worden geschorst bij onjuiste of onvolledige vorderingsstaat'

Het tijdig betalen van facturen in handelstransacties, daaronder ook verstaan de betalingen door overheidsinstanties, blijft een zorgenkind. De Europese Commissie heeft reeds twee richtlijnen gepubliceerd die er zouden moeten toe leiden dat slechte betalers strenger worden gesanctioneerd. In uitvoering van deze richtlijnen maakt de reglementering voor overheidsopdrachten een onderscheid tussen de verificatietermijn, dit is een termijn om de juistheid van de aangerekende prestaties te verifiëren, en de eigenlijke betalingstermijn. We onderzoeken in dit kort bestek of het mogelijk is een onjuiste of onvolledige vorderingsstaat terug te sturen en op die wijze de verificatietermijn, en dus indirect ook de betalingstermijn, op te schorten'

De verificatie van een vorderingsstaat moet in principe binnen de dertig dagen plaatsvinden, te rekenen vanaf de ontvangst van de gedetailleerde vorderingsstaat en de ondertekende verklaring van schuldvordering van de aannemer.

De aanbestedende overheid stelt binnen de verificatietermijn de volgende verrichtingen:

1° ze ziet de ingediende staat van de werken na en brengt er eventueel verbeteringen in aan. Wanneer er niet tussen de partijen overeengekomen prijzen in voorkomen, stelt ze deze prijzen ambtshalve vast met behoud van alle rechten van de aannemer;

2° ze maakt een proces-verbaal op met vermelding van de werken die voor betaling zijn aanvaard en het volgens haar verschuldigde bedrag. Ze geeft de aannemer schriftelijk kennis van dit proces-verbaal en verzoekt hem binnen vijf dagen, een factuur in te dienen voor het vermelde bedrag (art. 95 § 2, tweede lid AUR).

Verificatietermijn

Artikel 95 § 3 AUR, zoals gewijzigd door het kb van 22 mei 2014 (BS 30 mei 2014), bepaalt dat de betalingstermijn dertig dagen bedraagt vanaf de datum van beëindiging van bovenvermelde verificatieverrichtingen, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over 'de andere eventueel vereiste documenten.' De commentaar, die het kb van 22 mei 2014 (30 mei 2014) vergezelt (het zogenaamde verslag aan de koning) voegt daar echter aan toe dat 'de aanbestedende overheid in de opdrachtdocumenten eisen kan opnemen omtrent eventuele andere documenten, die de aannemer bij zijn schuldvordering moet voegen en die noodzakelijk zouden zijn voor de verificatie ervan door de aanbestedende overheid. Wanneer de aannemer in gebreke blijft een voldoende gedetailleerde staat van de gerealiseerde werken of de andere vereiste documenten te bezorgen, heeft de aanbestedende overheid het recht de schuldvordering te weigeren en zal uiteraard ook de verificatietermijn geen aanvang kunnen nemen.'

Het tijdig betalen van facturen in handelstransacties blijft een zorgenkind.

Daarmee gaat het verslag aan de koning wel verder dan de tekst van het besluit zelf. De vraag kan gesteld worden of geen verwarring werd gemaakt tussen de verificatie- en de betalingstermijn. De noodzaak in het bezit te zijn van 'andere vereiste documenten' komt in het koninklijk besluit enkel ter sprake met het oog op een schorsing van de betalingstermijn. Deze begint pas te lopen van zodra de aanbestedende overheid in het bezit is van de factuur, alsook van die andere, eventueel vereiste documenten. In de volgende alinea zegt het verslag aan de koning trouwens zelf dat 'met andere vereiste documenten niet zozeer de verificatiedocumenten worden bedoeld - die dienen overeenkomstig artikel 95, §§ 1 en 2, immers reeds bij de schuldvordering te zijn gevoegd ' dan wel eventuele documenten die op de betaling zelf betrekking hebben. Zo bijvoorbeeld het antwoord dat de aannemer de aanbestedende overheid, in het kader van de hoofdelijke aansprakelijkheid, verschuldigd zou zijn over het werkelijke bedrag van zijn sociale of fiscale schulden.'

Het mag dus sterk betwijfeld worden of artikel 95 AUR de aanbestedende overheid toelaat de vorderingsstaat terug te sturen en de verificatie ervan uit te stellen omwille van het ontbreken van documenten vermits dit uitstel in de tekst van het besluit enkel voorzien wordt met het oog op de betalingstermijn en niet met betrekking tot de verificatietermijn. Ook in de oorspronkelijke tekst van artikel 95 § 4 AUR werd op dat vlak reeds de verwarring gemaakt tussen verificatie- en betalingstermijn, vermits in die tekst werd bepaald dat de verificatietermijn kon worden verlengd met het aantal dagen dat nodig is om het antwoord van de aannemer te ontvangen op de vraag van de aanbestedende overheid omtrent zijn eventuele sociale of fiscale schulden. Dit werd evenwel rechtgezet in de nieuwe versie van artikel 95 § 5 AUR, zoals gewijzigd door artikel 9 kb van 22 mei 2014 (BS 30 mei 2014). De lezing van dit artikel leert ons dat het wel degelijk gaat om de betalingstermijn die om die redenen kan worden verlengd.

Dit neemt niet weg dat de aanbestedende overheid in het bestek bepaalde documenten kan eisen die bij de vorderingsstaat moeten worden gevoegd om de prestaties na te zien, bijvoorbeeld de gedetailleerde gegevens van posten, die tegen vermoedelijke hoeveelheid worden uitgevoerd. Maar het ontbreken ervan zal niet leiden tot het uitstellen van de verificatietermijn, althans niet op basis van artikel 95 AUR.

Zulks wordt trouwens ook niet voorzien in de Europese richtlijnen. Integendeel bepaalt artikel 4, vijfde lid van de richtlijn 2011/7/EU dat - wanneer voorzien is in een procedure voor aanvaarding of verificatie, waarbij de conformiteit van de goederen of de diensten met de overeenkomst moet worden vastgesteld - de lidstaten erop toezien dat de maximumduur van die procedure niet meer dan 30 kalenderdagen bedraagt vanaf de datum van ontvangst van de goederen of diensten, tenzij in de overeenkomst of in eventuele aanbestedingsdocumenten uitdrukkelijk anders is overeengekomen en mits daarbij geen sprake is van kennelijke onbillijkheid jegens de schuldeiser in de zin van artikel 7 [van de richtlijn].

Vanaf 1 januari 2016 is het voor betalingen tussen ondernemingen weer de datum van de factuur die de btw opeisbaar maakt.

Een verlenging of een opschorting van de verificatietermijn is enkel mogelijk als afwijking op de algemene uitvoeringsregels, overeenkomstig artikel 9 § 2 AUR. Dit impliceert dat de motieven van een eventuele verlenging op voorhand uitdrukkelijk in de opdrachtdocumenten worden vermeld en dat de afwijking objectief gerechtvaardigd is op grond van de bijzondere aard of eigenschappen van de opdracht.

Het is steeds aanvaard geworden dat de vorderingsstaat niet wordt teruggestuurd en dat de termijn om de vorderingsstaat na te zien en de betaling uit te voeren voort loopt, ook wanneer er onjuistheden in de vorderingsstaat voorkomen. Dat is trouwens precies het doel van de verificatietermijn: nazien of de gedetailleerde staat van de werken geen onjuistheden bevat en aan de realiteit beantwoordt. Artikel 95 § 2, tweede lid, 1° AUR bepaalt zelf dat - wanneer de vorderingsstaat onjuistheden bevat of wanneer er niet tussen de partijen overeengekomen prijzen in voorkomen - de aanbestedende overheid er eventuele verbeteringen in aan brengt en de prijzen ambtshalve vaststelt, met behoud van alle rechten van de aannemer. Het valt moeilijk te rijmen met deze tekst dat de aanbestedende overheid, telkens ze onjuiste of onvolledige gegevens aantreft in de vorderingsstaat, deze zou kunnen terugsturen en de verificatietermijn onderbreken.

Toch hebben sommige besturen de gewoonte om de vorderingsstaat, na verbetering, aan de aannemer terug te sturen met het verzoek een verbeterd exemplaar in te dienen. Deze praktijk is evenwel niet in overeenstemming met de reglementering: de aanbestedende overheid moet zelf de vorderingsstaat verbeteren en het bedrag, dat voor betaling wordt aanvaard, vast te stellen in een proces-verbaal en dit overmaken aan de aannemer. Van het indienen van een verbeterde vorderingsstaat door de aannemer is er geen sprake.

Indien de aanbestedende overheid de vorderingsstaat toch zou terugsturen, kan de aannemer desgevallend wel ingaan op het verzoek van de overheid om een verbeterde staat op te maken, maar dan let hij er best op de verbeterde vorderingsstaat (met verklaring van schuldvordering) te dateren op dezelfde datum als de oorspronkelijke staat. Indien hij een nieuwe (verbeterde) verklaring van schuldvordering indient met de vermelding van een nieuwe datum, loopt hij het risico dat de overheid dit beschouwt als een nieuwe betalingsprocedure, met dien verstande dat de verificatietermijn opnieuw een aanvang neemt. De aannemer kan dit wel ondervangen indien hij zijn verklaring van schuldvordering niet systematisch opneemt in de tekst van de vorderingsstaat zelf, doch in een afzonderlijk document. Dan heeft het opmaken van een verbeterde vorderingsstaat geen invloed op de aanvang van de verificatietermijn, op voorwaarde dat de datum van de oorspronkelijke verklaring van schuldvordering ongewijzigd blijft. In elk geval loopt de verificatietermijn voort tijdens deze verrichtingen.

Opschorting van de betalingstermijn

De betalingstermijn kan wel geschorst worden naar rato van het aantal dagen:

1° overschrijding van de termijn van vijf dagen die aan de aannemer wordt verleend om zijn factuur in te dienen;

2° dat nodig is om het antwoord van de aannemer te ontvangen, wanneer de aanbestedende overheid hem, in het kader van de hoofdelijke aansprakelijkheid, moet ondervragen over het werkelijke bedrag van zijn sociale of fiscale schuld als bedoeld in artikel 30bis, § 4 en 30ter, § 4, van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, respectievelijk artikel 403 van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 (art. 95 § 5, tweede lid).

Tijdstip verschuldigdheid btw

Zoals hoger reeds vermeld, wordt aan de aannemer schriftelijk kennis gegeven van het proces-verbaal en tezelfdertijd wordt hij verzocht binnen de vijf dagen een factuur in te dienen voor het goedgekeurde bedrag, vermeerderd met de btw.

Tot nu toe was de algemene regel dat het tijdstip van de verschuldigdheid van de btw bepaald wordt door de datum van de levering of de voltooiing van de dienst of in elk geval bij het ontvangen van een betaling. De datum van de factuur was dus niet bepalend. Vanaf 1 januari 2016 is het voor betalingen tussen ondernemingen weer de datum van de factuur die de btw opeisbaar maakt en niet langer de datum van de levering of voltooiing van de dienst. De factuur moet wel worden uitgereikt ten laatste op de 15de van de maand die volgt op de levering of de dienstverrichting. Indien de factuur later wordt opgemaakt, wordt de btw in elk geval reeds opeisbaar op de 15de van de daaropvolgende maand.

Voor overheidsopdrachten was een tijdelijke administratieve regeling van toepassing, waarbij de belasting opeisbaar werd op het tijdstip waarop de bevoegde overheid het verschuldigde bedrag goedkeurt. Deze regeling stemde evenwel niet volledig overeen met de betalingsprocedure, zoals uitgewerkt in de algemene uitvoeringsregels voor overheidsopdrachten. In de praktijk moesten de aannemers en leveranciers voor overheidsopdrachten dikwijls de btw betalen, ook al hadden zij zelf de betaling van hun factuur door de aanbestedende overheid nog niet ontvangen. Dit wordt verleden tijd, want er wordt thans een uitzondering voorzien voor betalingen in het kader van overheidsopdrachten.

Het wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde werd inderdaad gewijzigd in die zin dat voor diensten, verricht door een belastingplichtige aan publiekrechtelijke lichamen als bedoeld in artikel 6 Wetboek btw, de belasting opeisbaar wordt over het ontvangen bedrag op het tijdstip waarop de betaling of een deel ervan wordt ontvangen. Een uitzondering wordt enkel voorzien voor de diensten waarvoor de belasting is verschuldigd door de ontvanger of de medecontractant overeenkomstig artikel 51, §§ 2 en 4 Wetboek btw (art. 22 bis § 4 Wetboek btw, zoals gewijzigd door de wet van 6 december 2015 - BS 17 december 2015).

In dezelfde zin werd ook artikel 17 § 4 van het Wetboek btw gewijzigd voor de leveringen van roerende goederen, verricht door een belastingplichtige aan bedoelde publiekrechtelijke lichamen.

De opdrachtnemers en leveranciers van overheidsopdrachten zullen dus voortaan de btw pas moeten betalen van zodra zij de betaling van hun factuur door de overheid hebben ontvangen en zijn dus niet langer verplicht de btw voor te financieren, zoals voordien dikwijls het geval was. De nieuwe regeling treedt in werking vanaf 1 januari 2016.

Deze regeling heeft tot gevolg dat voortaan geen verwijlintresten meer zullen verschuldigd zijn op het btw-bedrag, wanneer de aanbestedende overheid te laat betaalt. De aannemer moet het bedrag aan btw immers slechts storten nadat hij de betaling van zijn factuur heeft ontvangen. De verwijlintresten zullen enkel op het nettobedrag van de factuur worden berekend.

WILLY ABBELOOS

Meer over deze materie lees je in 'Kroniek Overheidsopdrachten' (auteur Willy Abbeloos), een uitgave van Bouwkroniek/EBP, 2014, deel I en II, (295 ', inclusief 6% btw ' exclusief 15 ' verzendkosten) te bestellen via consult@ebp.be.