Motivering van de gunningsbeslissing

In een aanbestedingsprocedure waar de opdracht wordt gegund aan de laagste regelmatige inschrijver is de gunningsbeslissing doorgaans voldoende gemotiveerd door de verwijzing naar het bedrag van de laagste regelmatige inschrijver. De controle op de gunningsbeslissing zal in dit geval hoofdzakelijk bestaan in het nazicht van de regelmatigheid van de gekozen offerte, inclusief de controle op de prijzen, en de vaststelling van een correcte rangschikking (verbetering van de offertes). Deze elementen moeten uiteraard aan bod komen in de beslissing wil enig inzicht en controle op de beslissing mogelijk zijn.

In de gunningsprocedures, waar de opdracht wordt gegund aan de meest voordelige regelmatige inschrijver, zal de controle op de gunningsbeslissing meestal slaan op de correcte toepassing van de gunningscriteria. Deze beoordeling gebeurt in de praktijk dikwijls aan de hand van een puntensysteem. Bij de toetsing van de verschillende offertes aan de hand van een puntensysteem is het niet voldoende enkel een tabel met punten op te stellen. Deze tabel moet vergezeld zijn van een commentaar waarbij de puntenverdeling wordt gemotiveerd. Bij gebreke daarvan ' aldus oordeelt de Raad van State ' kan niet worden onderzocht waarom de ene offerte meer punten verdient dan een andere en is een dergelijke werkwijze in strijd met de formele motiveringsplicht. Deze verplichting houdt immers in dat de beslissing zelf uitdrukkelijk de motieven vermeldt waarop de beslissing is gesteund.

Bij een beoordeling aan de hand van een puntensysteem moet duidelijk aan bod komen waarom aan de offertes een bepaald aantal punten wordt toegekend, zodat achteraf elke inschrijver kan nagaan of de puntentoekenning rechtmatig is gebeurd. De woordelijke commentaar, die de puntenscore vergezelt, mag zich bovendien niet beperken tot een vage en algemene beoordeling. Het volstaat niet bij de toegekende punten enkele gegevens te vermelden, die niets anders zijn dan een loutere opsomming van de elementen die door de inschrijvers in hun offerte werden ontwikkeld. Om te voldoen aan de motiveringsplicht moet er een beschrijvende waardering voorhanden zijn waarin de sterke en zwakke punten van elke offerte wordt beoordeeld.

Puntenverdeling

Dit aspect van de gunning kwam onlangs nog eens ter sprake in een arrest van de Raad van State (nr. 231.620 van 16 juni 2015). In de eerste plaats moet worden opgemerkt dat in deze zaak het verschil in punten tussen de offertes van de teleurgestelde (niet gekozen) inschrijver en van de door de aanbestedende overheid aangeduide inschrijver in de eindrangschikking bijzonder klein was, namelijk 0,52 op 100 punten. De Raad van State was des te strenger wat betreft de motivering in de gunningsbeslissing van de toegepaste puntenverdeling.

Naast het prijscriterium waren er verschillende gunningscriteria, die in hoofdzaak betrekking hadden op de verschillende facetten van de kwaliteit en de veiligheid van de te leveren goederen. De aanbestedende overheid vertrok van het principe dat elke offerte steeds de helft van de punten krijgt, waarbij dan vervolgens meer of minder punten werden toegekend op grond van de vastgestelde mindere of sterkere aspecten van de offerte.

Het gunningsverslag kan als volgt worden samengevat. Met betrekking tot het tweede gunningscriterium (op 20 punten) wordt aan elke offerte in eerste instantie een score van 10 punten toegekend. Aan de offerte van de teleurgestelde inschrijver kent de aanbestedende overheid vervolgens 'een minwaarde' toe, aan die van de gekozen inschrijver driemaal 'een meerwaarde' en tweemaal 'een minwaarde'. De redenen die geleid hebben tot een meer- of minwaarde worden in het verslag wel duidelijk aangegeven. De offerte van de teleurgestelde inschrijver krijgt 8,75 op 20 punten, de offerte van de gekozen inschrijver 9,75 punten. Maar over de wijze waarop tot deze puntenverdeling wordt gekomen, wordt in de gunningsbeslissing met geen woord gerept.

Wat het derde gunningscriterium op 15 punten betreft, volgt uit het beoordelingsverslag dat de offerte van de gekozen inschrijver één 'aanzienlijke minwaarde', één 'kleine meerwaarde' en één 'beperkte meerwaarde' heeft gekregen, waardoor haar 'in de globaliteit van criterium 3' een 'kleine minderwaarde' wordt toegekend en hij 7,25 punten op 15 krijgt. De offerte van de teleurgestelde inschrijver wordt één 'kleine meerwaarde' toegekend en krijgt 7,75 punten. Ook voor dit criterium start elke offerte met de helft van de punten.

Wat het vierde gunningscriterium betreft, waarbij elke offerte start met nul van de 10 te verdienen punten, kent de aanbestedende overheid aan de offerte van de teleurgestelde inschrijver tweemaal 'een zeer grote meerwaarde' toe en aan die van de gekozen inschrijver tweemaal 'een zeer grote meerwaarde' en eenmaal 'een kleine meerwaarde'. Dit concludeert klaarblijkelijk in een score van 5 punten voor de offerte van de teleurgestelde inschrijver en 5,25 voor die van de gekozen inschrijver.

De Raad van State besluit dat de beoordelingswijze van de drie benoemde gunningscriteria telkens verschillend lijkt: de ene keer is er enkel sprake van kortweg min- of meerwaarden, de andere keer van aanzienlijke of kleine of beperkte meer- of minwaarden en de derde keer van kleine of zeer grote meer- of minwaarden. Telkens resulteert dit in een puntentotaal zonder dat nader wordt gespecificeerd wat de toegekende min- of meerwaarden concreet in punten betekenen of wat de aan die waarden bijkomend gegeven connotatie vertegenwoordigt. Aldus lijkt volgens de Raad de juistheid en de consistentie bij de puntentoekenning in het gedrang te komen en wordt minstens de formele motiveringsplicht geschonden. Nochtans worden de motieven, die ten grondslag liggen van de beoordeling in min of in meer, duidelijk in de beslissing aangegeven.

Totaalscore niet voldoende

Uit dit arrest kan worden afgeleid dat het niet voldoende is een totaalscore op te geven en een commentaar te leveren bij de puntenverdeling, maar dat die commentaar in detail moet aanduiden op welke wijze de min of meer gunstig geachte elementen cijfermatig vertaald worden in een puntenverschil. De aanbestedende overheid had in dit geval nochtans een vrij uitgebreide commentaar bij haar puntenverdeling gegeven, maar niet hoeveel punten zij gaf of aftrok voor elke vastgestelde meer- of minwaarde. Al kon dit ons inziens ' minstens toch voor het derde en vierde gunningscriterium ' met een beetje goede wil uit het puntentotaal worden afgeleid.

In een vorige zaak nam de Raad van State eveneens geen genoegen met de loutere opgave van een totaalscore. In dat geval bestond de op te geven prijs uit verschillende componenten, met verschillende deelprijzen. De Raad van State (nr. 228.776, 16 oktober 2014) was van oordeel dat de aanbestedende overheid op grond van de formele motiveringsplicht er toe gehouden is te motiveren op welke wijze het criterium 'prijs' precies werd ingevuld bij de vergelijking van de offertes, met andere woorden met welke prijscomponenten bij de vergelijking werd rekening gehouden, en hoe de berekeningen werden gemaakt. Door in het gunningsverslag enkel en alleen een totaalscore op te nemen voor het prijscriterium, zonder enige nadere duiding, lijkt de teleurgestelde inschrijver, zelfs met betrekking tot de beoordeling van zijn eigen offerte, niet met zekerheid te kunnen afleiden welke prijzen de aanbestedende overheid nu precies in aanmerking heeft genomen bij de beoordeling van dit gunningscriterium.

Hoewel in deze laatste zaak het standpunt van de Raad van State wel begrijpelijk is, moet toch worden vastgesteld dat de eisen, gesteld aan de aanbestedende overheid, steeds scherper worden geformuleerd. Men kan zich de vraag stellen of voor het opmaken van de gunningsbeslissing weldra de bijstand van een gespecialiseerd jurist noodzakelijk zal worden'

WILLY ABBELOOS

Meer over deze materie, lees je in 'Kroniek Overheidsopdrachten' (auteur Willy Abbeloos), een uitgave van Bouwkroniek/EBP, 2014, deel I en II, (295 ', inclusief 6% btw ' exclusief 15 ' verzendkosten) te bestellen via consult@ebp.be.