Tips & Tricks van experten voor het communiceren met de aanbesteder: wat kan en wat kan niet?

‘It takes two to tango’ wordt weleens gezegd. In het geval van contracten is dat des te meer het geval. Een contract sluit je af met minstens twee partijen waarin elk zich goed moet voelen.

 

Bij overheidsopdrachten is dat ook zo, alleen verloopt de ‘tango’ op een sterk gereguleerde manier. Waar bij het opmaken van private contracten de communicatie wordt aangemoedigd, is dit bij overheidsopdrachten andersom. Al hangt dit af van de fase waarin de overheidsopdracht zich bevindt. Voor deze bijdrage onderscheiden we er vier: de marktverkenningsfase, de publicatiefase, de evaluatiefase en de uitvoeringsfase.

 

De marktverkenningsfase en de uitvoeringsfase zijn op het vlak van communicatie sterk gelijklopend. In deze fasen is de communicatie tussen de ondernemer en aanbesteder open en zonder bijzondere beperkingen. Verglijkbaar dus bij het opmaken en uitvoeren van private contracten.

 

Wel moet ik twee kanttekeningen maken. In de marktverkenningsfase zal de aanbesteder ervoor moeten zorgen dat alle uitgewisselde informatie later ook in de opdrachtdocumenten voorkomt zodat ook ondernemers die niet betrokken waren bij de marktverkenning op voet van gelijkheid een offerte kunnen indienen. Daarnaast zal men in de uitvoeringsfase zich moeten hoeden voor het overhaast wijzigen van zaken aan de oorspronkelijke opdracht. Elke wijziging aan de opdracht moet namelijk aan strikte voorwaarden voldoen.

Maar voor het overige verloopt de communicatie in deze twee fasen dus open, transparant en vooral vormvrij.

 

Dat is anders bij de publicatiefase. Hoewel je nog steeds vragen kan stellen aan de aanbesteder over het bestek, moet je daarin goed nagaan hoe die communicatie moet verlopen. Kan je rechtstreeks bellen of mailen naar de aankoopverantwoordelijke of moet je werken met het publieke forum op het e-Procurement-platform? Zo niet is de kans groot dat je geen antwoord krijgt.

 

Daarnaast moet de aanbesteder zorgen dat de mogelijks belangrijke info over het bestek in haar antwoord ook beschikbaar is voor de overige potentiële inschrijvers. In het uiterste geval amendeert men het bestek, wat soms kan leiden tot het uitstel van de indieningsdatum.

 

De evaluatiefase is de strengste. In deze fase zal de aanbesteder de ingediende kandidaturen of offertes evalueren en mag er in principe geen communicatie meer zijn tussen hen en de inschrijvers. De enige uitzondering hierop is in het geval de aanbesteder aanvullingen of verduidelijkingen wenst of ontbrekende documenten wil opvragen. In dat geval zal de aanbesteder zelf contact opnemen de inschrijvers.

 

Let hierbij op dat de aanbesteder niet verplicht is om vragen te stellen bij onduidelijkheden! Een aanbesteder is namelijk vrij om de bepalingen van de offerte te interpreteren zoals hij dat wenst, op voorwaarde dat dit op een redelijke en zorgvuldige manier gebeurt.

 

Soms heeft dit als eigenaardig gevolg dat zij onduidelijke zaken in jouw nadeel interpreteren zonder dat jij weerwoord kan bieden. Hier kan je helaas niets aan doen. Probeer in jouw offerte de zaken dus zo eenvoudig en duidelijk mogelijk te omschrijven waarbij je vooral tegenstellingen tussen verschillende delen van je offerte vermijdt.

 

Meer dan dat is niet mogelijk. Inschrijvers kunnen geen vragen meer stellen, ook niet over de stand van zaken. De aanbesteder kan hierover enkel communiceren als deze fase is afgerond en niet vroeger.

 

Uiteraard is dit buiten de onderhandelingen met de aanbesteder gerekend. Maar hierover heb ik het in een latere bijdrage.

 

Heb je nog vragen of opmerkingen hierover? Stuur me gerust een mailtje op ewoud.hacke@ebp.be.

Ewoud Hacke, Senior Consultant – Trainer, EBP Consulting