Tips & tricks van experten voor het elektronisch indienen van een offerte: wat kan en wat niet

Het voorbereiden van een offerte in het kader van een overheidsopdracht is vaak een moeilijk en lastig karwei. Als je dan eindelijk klaar bent, wil je natuurlijk dat deze correct de aanbesteder bereikt.

 

Eén van de valkuilen daarbij is het tijdig indienen van die offerte. Klinkt simpel natuurlijk: vóór de uiterste dag en vóór dat uiterste uur moet men de offerte indienen. Maar let op! Ben je een minuut later is het onmiddellijk einde verhaal. Zonde van al het werk.

Vroeger verwachtte de aanbesteder één of meer exemplaren op papier. Het moment van opening ging dan gepaard met enig ceremonieel waarbij de ambtenaar de enveloppes plechtig opende en de offertebedragen voorlas. Vervolgens werd keurig een PV van opening opgesteld en kon iedereen weer naar huis.

 

Dat alles behoort sinds 1 januari 2020 voor het grootste deel tot het verleden. Sindsdien moet je vrijwel alle offertes elektronisch indienen via het e-Tendering-platform.

 

Hoewel deze wijze van indienen je een trip naar de aanbesteder bespaart, bezorgt het je vaak extra kopzorgen. Het platform blinkt helaas niet uit in gebruiksgemak en kan het al eens laten afweten.

 

Vooral dat laatste kan tot grote consternatie leiden. Stel je namelijk het volgende geval voor: je dient je offerte in op de uiterste dag van de indiening. Het e-Tendering-dossier sluit om 11 uur. Daarom besluit je om de offerte om 9 uur in te dienen. Zo houd je wat tijd over als er problemen opduiken.

 

Je dient alle documenten in en bent klaar om, alvorens je de offerte verstuurt, te tekenen. Maar dan blijkt dat het platform onbeschikbaar is. Wat nu?

 

Die vraag was het voorwerp van een beroepsprocedure voor de Raad van State, met een belangrijke conclusie.*

De aannemer in kwestie had op deze situatie correct gereageerd door contact op te nemen met de aanbesteder en de situatie uit te leggen. Het is namelijk zo dat de onbeschikbaarheid van het platform moet leiden tot een uitstel van de uiterste tijdstip van indiening om zo iedereen de mogelijkheid te geven een offerte in te dienen.

 

De aanbesteder had deze vraag van de aannemer om de opening uit te stellen naast zich neergelegd en wel omdat de onbeschikbaarheid van het platform niet was vermeld in de lijst van onbeschikbaarheden van het e-Tendering-platform. Volgens de aanbesteder was er dus niets aan de hand en kon de opening gewoon doorgaan, met als resultaat dat de bewuste offerte niet tijdig werd ingediend.

 

De Raad van State had hier echter een heel andere mening over. Men stelde namelijk dat elke aanbesteder die met een dergelijke vraag geconfronteerd wordt, steeds contact moet opnemen met de helpdesk van het e-Tendering-platform om na te gaan of er wel degelijk een onbeschikbaarheid is. Louter afgaan op de lijst die gepubliceerd wordt op voormelde website is onvoldoende. Er rust dus een actieve onderzoeksplicht op de aanbesteder om na te gaan of het platform werkelijk niet beschikbaar is.

 

Maak je dus hetzelfde mee, dan kunnen we niet genoeg benadrukken om steeds contact op te nemen met de aanbesteder. Laat je daarnaast ook niet zomaar afschepen en wijs hen op hun actieve onderzoeksplicht. Zo vermijd je dat je offerte onterecht wordt afgewezen wegens een probleem met het e-Tendering-platform.

 

Let wel dat dit enkel geldt voor problemen met het e-Tendering-platform zelf. Laat je eigen computer het afweten, dan kan je helaas geen uitstel vragen.

 

Heb je nog vragen of opmerkingen hierover? Stuur me gerust een mailtje op ewoud.hacke@ebp.be.

 

* Het arrest in kwestie is het arrest nr. 240.186 van 14 december 2017.