Tips & Tricks van experten voor het indienen van de juiste prijzen
In een nieuwe reeks, exclusief voor Bouwkroniek, geven we praktische en haalbare tips om de slaagkansen van je offertes gevoelig te verhogen. Deze week werpen we een blik op de meetstaat en de inventaris. Hoewel we twee namen gebruiken, hebben ze dezelfde betekenis: het document waarin je jouw prijzen invult.
Inhoudelijk is het verschil ook niet heel groot. Er zijn zelfs een aantal belangrijke, gemeenschappelijke elementen die in elke overheidsopdracht terugkomen.
Elke meetstaat of inventaris bestaat namelijk altijd uit posten, soms ook artikelen genoemd. Een post kan je zien als ofwel een individueel product (zoals bv. draagbalken of bakstenen) ofwel als een individuele prestatie (bv. manuren voor een bepaald werk uit te voeren). Afhankelijk van de overheidsopdracht bestaat de meetstaat/inventaris uit één of meer posten.
Per post moet je vervolgens een prijs invullen. Dit kan een globale prijs zijn. Dat wil zeggen: een prijs dat het geheel van de producten of prestaties omvat. Zo zou de aanbesteder een globale prijs kunnen vragen voor het plaatsen van ramen. In dat geval zal je in die globale prijs zowel de materialen als de manuren moeten verwerken voor het plaatsen van alle ramen aangeduid op het plan en dat conform de technische bepalingen. Hoe herken je een globale prijs? Door de afwezigheid van hoeveelheden.
Zijn er wel hoeveelheden bepaald per post, dan moet je geen globale prijs maar een eenheidsprijs opgeven. Dat houdt in dat je een prijs geeft voor één product of voor één prestatie (bv. één manuur). Vervolgens zal je deze eenheidsprijs moeten vermenigvuldigen met een bepaalde hoeveelheid om zo tot een totaalprijs te komen.
De hoeveelheid in een meetstaat/inventaris kan vermoedelijk of forfaitair zijn. Een vermoedelijke hoeveelheid (VH) houdt altijd een schatting in. Het werkelijke aantal zal meestal hoger of lager liggen. Bovendien is de aanbesteder wettelijk niet verplicht een bepaald minimum aantal te bestellen.
Daarnaast kunnen hoeveelheden ook forfaitair zijn. Dat wil zeggen dat de hoeveelheden vast zijn en de aanbesteder zich dus verbindt tot het afnemen van deze specifieke hoeveelheid.
Nadat je per post ofwel een globale prijs ofwel een eenheidsprijs samen met een totaalprijs hebt ingevuld, tel je die globale prijzen en totaalprijzen op om zo tot je totale offertebedrag te komen. Dat bedrag vermeld je vervolgens, eventueel met toepassing van het btw-percentage, in het offerteformulier.
Klinkt makkelijk zou je denken. Maar toch wil ik je waarschuwen voor een aantal valkuilen dewelke zouden kunnen leiden tot de substantiële onregelmatigheid van je offerte.
Een eerste valkuil is het aanpassen van de posten. Een meetstaat/inventaris probeert namelijk op een algemene manier de producten en prestaties te groeperen. Dat strookt niet altijd met de manier hoe jij je prijzen berekent. Weersta daarom de drang om posten aan te passen en bepaalde kosten uit één post bij een andere post te voegen. Volg dus altijd de omschrijving en de inhoud van de posten in de meetstaat/inventaris!
Een tweede valkuil is het aanpassen van hoeveelheden wanneer dat niet mag. Het is namelijk niet altijd toegelaten dit op eigen initiatief te doen. Lees het bestek dus grondig na en vergewis jezelf van wat kan en niet kan. Twijfel je? Spreek de aanbesteder hier zo snel mogelijk over aan!
Een laatste valkuil is het niet gebruiken van het model van meetstaat/inventaris dat de aanbesteder bij zijn bestek voegde. Als je zelf een model van meetstaat/inventaris maakt, loop je het risico dat je zaken vergeet of verkeerd overneemt. Zonde van de tijd die je in jouw offerte hebt gestoken.
Een goed ingevulde meetstaat/inventaris is de sleutel tot een succesvolle offerte. Wees dus steeds op je hoede bij het invullen en volg de richtlijnen van de aanbesteder goed op!
Heb je nog vragen of opmerkingen hierover? Stuur me gerust een mailtje op ewoud.hacke@ebp.be.
Auteur: Ewoud Hacke, Senior Consultant – Trainer, EBP Consulting