Tips & Tricks van experten voor het ondertekenen van offertes

 

Elke offerte moet je verplicht ondertekenen, dat is de wet. Simpel zou je denken: een kriebel onderaan en klaar. Maar niets is minder waar! De nieuwe wet overheidsopdrachten wijzigt een aantal belangrijke zaken. Wijzigingen waar je beter rekening mee houdt. Zo vermijd je het risico dat je offerte gewoon in de vuilnisbak belandt.

 

Om te beginnen zijn de basisregels niet aangepast: elke offerte moet je verplicht ondertekenen. En de ondertekenaar moet kunnen tekenen.

Alleen gebeurt dat nu anders. Vroeger tekende je als inschrijver het offerteformulier, de samenvattende meetstaat of inventaris met de hand. Bij het indienen parafeerde de ontvangende ambtenaar vervolgens elke pagina. Zo was men zeker dat je offerte authentiek was.

Vandaag vervangt een computer het papier, e-Tendering de ontvangende ambtenaar en eID de balpen.

 

Je bent namelijk sinds 1 januari 2020 verplicht om al je offertes elektronisch te tekenen. Dat doe je niet meer op specifieke plaatsen zoals op het offerteformulier of inventaris, maar globaal. Bij het opladen en indienen van je elektronische documenten op het e-Tendering platform van de federale overheid zal je namelijk een indieningsrapport moeten tekenen. De handtekening op dat indieningsrapport geldt dan als de ondertekening van je hele offerte.

Het is dus niet meer nodig je belangrijkste offertedocumenten af te drukken, te ondertekenen en te scannen. Gewoon alles opladen en eenmaal het indieningsrapport tekenen.

 

Maar ook de manier waarop je tekent is aangepast. Geen fysieke handtekening meer, maar een “gekwalificeerd elektronisch” exemplaar. Dat doe je op dezelfde manier als bij je belastingaangifte: je tekent het rapport met je elektronische identiteitskaart, of “eID” in het kort. Daarvoor gebruik je een kaartlezer en je persoonlijke PIN-code.

 

Ten slotte moet je er wel zeker van zijn dat jij of je collega-ondertekenaar de offerte kan tekenen. Om dat te weten moet je even in je statuten duiken. Daarin staat welke functiehouders mogen tekenen en binnen welke grenzen. Opgelet: het tekenen van een offerte is nooit een daad van dagelijks bestuur. Personen die enkel belast zijn met alle zaken van dagelijks bestuur kunnen dus nooit de offerte tekenen, tenzij met bijzondere volmacht.

 

Om af te sluiten geven we je nog een laatste gouden tip mee. Aangezien je hele offerte op elektronische wijze bij de aanbesteder belandt, ben je verplicht om het e-Tendering platform te gebruiken. Helaas is dit platform niet perfect. Als het al zelf niet offline is, zorgt het vaak voor conflicten met je computer: kaartlezer niet herkend, eID onbekend, … Noem maar op. Dien daarom steeds je offerte ten laatste één dag van tevoren in. Zo kan je elke foutmelding rustig oplossen, eventueel met hulp van de helpdesk. Minder gedoe en kopzorgen dus. En meer kans op een succesvolle offerte!

 

Ewoud Hacke, Senior Consultant – Trainer, EBP Consulting

Heb je nog vragen of opmerkingen hierover? Stuur me gerust een mailtje op ewoud.hacke@ebp.be.