Tips & tricks van experten voor het Uniform Europees Aanbestedingsdocument

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument ofwel UEA is nieuw sinds 2017 en kadert binnen de selectie van ondernemers. Wilde je vroeger dat je kandidatuur of offerte geselecteerd werd, dan moest je een waslijst van bewijzen indienen: verklaringen op eer, attesten, uittreksels strafregister, jaarrekeningen, … Dat bracht een hoop administratie met zich mee en kostte tijd. Tijd die bij kmo’s vaak ontbreekt en waardoor zij vaak niet meededen.

 

De Europese wetgever heeft dit willen veranderen en riep daarom het UEA in het leven. Dit vervangt namelijk alle individuele documenten die je moet indienen in het kader van de selectie. Het is een zogenaamde ‘uitdrukkelijke verklaring op eer’ dat je niet uitgesloten moet worden en dat je voldoet aan alle selectiecriteria die de aanbesteder oplegt. Eén documentje indienen en klaar dus.

 

Dat is het principe. De uitwerking laat helaas wat de wensen over. Het is namelijk geen makkelijke opgave om dit correct in te vullen.

Toch zal je voor alle opdrachten die Europees gepubliceerd worden dit documenten moeten invullen. Geen UEA of verkeerd ingevuld? Dan gaat je hele kandidatuur of offerte onherroepelijk in de vuilnismand! Het is dus aan te raden het UEA heel serieus te nemen. Gelukkig hoeft dit geen struikelblok te worden als je weet hoe je dat moet aanpakken.

 

Een UEA vul je elektronisch in via de website uea.publicprocurement.be. Dat laat je toe om een “UEA antwoord” voor te bereiden. Een UEA als antwoord op een nieuwe overheidsopdracht dus.

 

Op die website moet je vervolgens alle stappen doorlopen en alle vragen beantwoorden. Dien je samen met andere ondernemingen in bijvoorbeeld als combinatie of via onderaannemers? Duid dit dan in de juiste rubrieken aan! Twijfel je? Raadpleeg dan de handleiding voor het platform via www.publicprocurement.be.

 

De grootste valkuil is echter Deel IV van het UEA omtrent de selectiecriteria zelf. Daar heb je namelijk de optie om aan te duiden dat je voldoet aan alle selectiecriteria zonder details op te geven, de zogenaamde afdeling α. De tweede optie is het invullen van de afdelingen A tot D waar je gedetailleerd zal moeten antwoorden op de gevraagde selectiecriteria.

 

Welke optie moet je nu kiezen? Dat staat in de opdrachtdocumenten. De aanbesteder is namelijk verplicht om je alle aanwijzingen te geven om het UEA correct in te vullen. Kijk deze bepalingen dus goed na!

 

Soms kan de aanbesteder je nog een extra handje helpen bij het invullen van het UEA door bij de aankondiging een .xml-bestand te bezorgen. Dat is een bestand dat je kan opladen via de voormelde UEA website en je kan aanvullen met de ontbrekende informatie. Zo hoef je niet te zoeken in de opdrachtdocumenten welke afdelingen of rubrieken je nu specifiek moet invullen en welke niet.

 

Ten slotte kan je voor jezelf het werk ook verlichten door een standaard UEA op te maken. Dat UEA gebruik je dan voor elke nieuwe offerte waarbij je enkel de zaken aanpast die gewijzigd zijn tegenover de vorige keer. Kan je veel tijd besparen!

 

Hoe doe je dat? Door een UEA antwoord te maken via de UEA website en vervolgens dat antwoord te bewaren als .xml-bestand. Moet je daarna een UEA voorbereiden voor een specifieke opdracht? Dan laad je die .xml terug op en pas je de nodige zaken aan. Je kan zelfs jouw .xml samenvoegen met het .xml-bestand van de aanbesteder waardoor het UEA volledig wordt ingevuld zonder dat jij ook maar iets manueel moet invullen!

 

Als je de struikelblokken kent en je profiteert van de handige mogelijkheden op de UEA website, is het invullen ervan kinderspel. Zo kan jij je richten op wat echt telt: je offerte!

 

Heb je nog vragen of opmerkingen hierover? Stuur me gerust een mailtje op ewoud.hacke@ebp.be.

Ewoud Hacke, Senior Consultant – Trainer, EBP Consulting