Tips & Tricks van experten voor het voorbereiden van een goede offerte (3)

Varianten en opties kleuren al langer het landschap van overheidsopdrachten, maar de regels zijn samen met de nieuwe wetgeving overheidsopdrachten licht aangepast. Toch is het belangrijk erbij stil te staan omdat sommige fouten hiertegen kunnen leiden tot de nietigheid van je hele offerte.

 

Voor we daarin duiken, eerst een kort woordje uitleg. Officieel beschrijft men de variante als ‘een alternatieve ontwerp- of uitvoeringswijze die hetzij op vraag van de aanbesteder, hetzij op initiatief van de inschrijver wordt ingediend’. Kort gezegd gaat het dus om een alternatieve oplossing voor de gevraagde behoefte in het bestek. De aanbesteder wil van A naar B en kan daarvoor met de wagen of met de fiets gaan. Varianten dus.

 

Een optie daarentegen definieert men als ‘een bijkomend element dat niet strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, dat hetzij op vraag van de aanbesteder, hetzij op initiatief van de inschrijver wordt ingediend’. In hetzelfde voorbeeld is een navigatiesysteem in de wagen of op de fiets niet noodzakelijk om van A naar B te gaan. Daarom is dit een optie en geen variante.

 

De opmerkzame lezer heeft ondertussen de gemene deler kunnen vinden: zowel varianten als opties worden ofwel op vraag van de aanbesteder ofwel op initiatief van de inschrijver ingediend.

 

Daarom zijn er drie soorten varianten en opties: de vereiste, de toegestane en de vrije. De eerste twee vraagt de aanbesteder, de laatste gebeurt op initiatief van de inschrijver.

 

De vrije varianten en opties zijn het makkelijkst. In dat geval stel je als inschrijver dus zelf varianten en opties voor, zolang de voorwaarden maar overeenstemmen met het bestek. Gebeurt de gunning enkel op basis van de laagste prijs? Hou dan rekening dat het aanbieden van een vrije optie geen meerkosten met zich mag brengen. Ten slotte kan je enkel vrije varianten en opties voorstellen als de waarde van de opdracht zich onder de Europese drempels bevinden. Anders is dit niet mogelijk. Het bestek kan hier echter uitdrukkelijk van afwijken.

 

De toegestane varianten en opties zijn facultatief. Zij zijn dus niet verplicht. Het staat je dus vrij om al dan niet een variante of optie in te dienen. Doe je dit toch? Let dan goed op dat je de voorwaarden en regels hierrond in het bestek opvolgt. Toch zal de aanbesteder je offerte niet zomaar weren als je hier de mist in gaat.

 

Dat is anders bij de laatste: de verplichte varianten en opties. Hier moet je als inschrijver op reageren. Bovendien moet je steeds de specifieke voorwaarden en regels volgen die in het bestek omschreven zijn. Kijk dus de minimumeisen van de varianten en opties alsook de wijze van indienen na en zorg dat je offerte erop is afgestemd. Doe je dat niet in het kader van een verplichte variante, dan wordt deze geweerd. In het kader van een optie zal men niet enkel de optie weren, maar zelfs de gehele offerte! Je doet er dus goed aan om alles voor de indiening nog eens grondig na te kijken.

 

Ten slotte wijs ik nog even op de ‘basisofferte’. Deze onderscheidt zich van de variante offerte en van de opties. In het kader van varianten moet de aanbesteder namelijk aangeven of men, samen met de variante, ook een basisofferte moet indienen. Is dat het geval, dan zal je dus twee offertes moeten indienen. In het geval van opties moet je uiteraard steeds een basisofferte indienen. Een navigatiesysteem zonder wagen of fiets brengt je namelijk niet van A naar B…

 

Heb je nog vragen of opmerkingen hierover? Stuur me gerust een mailtje op ewoud.hacke@ebp.be.
Ewoud Hacke, Senior Consultant – Trainer, EBP Consulting