Tips & tricks van experten voor referenties tijdens de selectiefase

Traditioneel evalueert het openbaar bestuur de offertes in de volgende volgorde: eerst de selectie, daarna de regelmatigheid en ten slotte een evaluatie van de offerte op basis van de gunningscriteria.

 

De selectiefase heeft als doelstelling om bekwame en betrouwbare partners te selecteren. Enkel zij mogen in een tweede fase een offerte indienen in een tweestapsprocedure of zal men hun offertes verder onderzoeken in een eenstapsprocedure.

 

Om de betrouwbaarheid van de ondernemer te meten, gaat men een controle doen van de uitsluitingsgronden: de verplichte, de facultatieve en deze inzake RSZ en fiscale schulden.

 

De bekwaamheid van de ondernemer gaat men na op basis van selectiecriteria. Er bestaan drie soorten selectiecriteria: deze inzake de geschiktheid, de economische en financiële draagkracht en ten slotte de technische en beroepsbekwaamheid.

 

De technische en beroepsbekwaamheid is bedoeld om na te gaan of de ondernemer wel voldoende kennis van zaken heeft om de overheidsopdracht uit te voeren.

 

Heel vaak zal het openbaar bestuur dan een beroep doen op referenties: opdrachten die je als ondernemer in het verleden hebt uitgevoerd.

 

Je beslist evenwel niet zelf welke referenties je opgeeft. Het openbaar bestuur zal in haar bestek duidelijk aangeven welke referenties in aanmerking komen.

 

Zo zal u voor een overheidsopdracht in het kader van wegeniswerken geen referenties inzake woningbouw kunnen opgeven. De referenties zullen zich effectief in dat kader moeten situeren.

 

Heel vaak is daar ook een financiële drempel aan verbonden: de referenties moeten van gelijke omvang zijn als de voorliggende opdracht of moeten een waarde hebben van minstens een bepaald bedrag. In dat geval zal je er dus goed moeten op letten dat de door jou gekozen en relevante referenties ook voldoen aan de financiële drempel.

 

Ten slotte mag je niet oneindig ver teruggaan in de tijd. Het zullen ook recente referenties moeten zijn. In het kader van werken mag je tot vijf jaar teruggaan, in het kader van leveringen en diensten slechts drie jaar.

 

Soms vraagt de aanbesteder ook om attesten van goede uitvoering, zowel inzake de uitvoeringswijze als het uiteindelijke resultaat. Let wel dat dergelijke attesten enkel in het kader van werkenopdrachten kunnen gevraagd worden. In het kader van opdrachten voor leveringen en diensten mag het openbaar bestuur deze attesten niet vragen.

 

Het loont dus de moeite om het bestek, en zeker de selectiecriteria inzake de technische en beroepsbekwaamheid, goed na te lezen. Zeker als het om referenties gaat. Zorg ervoor dat je relevante, recente en vooral kwalitatieve en kwantitatieve referenties kan voorleggen.

 

Voldoe je niet aan de vereisten van het bestek? Overweeg dan een beroep te doen op de draagkracht van een onderaannemer, of dien samen met een collega een offerte in als combinatie van ondernemers.

 

De selectiefase is de eerste stap op weg naar een nieuwe order. Onderschat deze niet en bereid je goed voor met de juiste referenties. Zo niet is je inschrijving bij voorbaat verloren …

 

Heb je nog vragen of opmerkingen hierover? Stuur me gerust een mailtje op ewoud.hacke@ebp.be.
Ewoud Hacke, Senior Consultant – Trainer, EBP Consulting.