U heeft net uw offerte ingediend' hét moment om er tussenuit te trekken'

Ongeacht de gunningswijze die wordt toegepast, de reglementering inzake overheidsopdrachten voorziet verschillende situaties waarin de aanbestedende overheid een inschrijver kan en soms zelfs moet contacteren na het indienen van zijn offerte. In die hypothese moet de inschrijver snel reageren want als hij dit niet doet, loopt hij het risico dat zijn offerte wordt geweerd.

Overheidsopdrachten via aanbesteding of offerteaanvraag

De overheidsopdrachten die gegund worden via aanbesteding of offerteaanvraag maken het voorwerp uit van strenge formaliteiten. Het is uiteraard niet mogelijk om een offerte te wijzigen of erover te onderhandelen na het indienen ervan. De aanbestedende overheid kan u daarentegen wel uitnodigen om uw offerte te verduidelijken of aan te vullen wanneer de offerte vragen doet rijzen bij de overheid. Hierbij moet onmiddellijk opgemerkt worden dat de overheid hier niet toe verplicht is (behalve in het geval van schijnbaar abnormale prijzen, zie infra) en dat zij net zo goed kan beslissen om uw offerte op grond van een onregelmatigheid te weren.

Kwalitatieve selectie

De aanbestedende overheid heeft in de opdrachtdocumenten selectiecriteria aangekondigd en u heeft de moeite gedaan om de verschillende documenten en getuigschriften te verzamelen, hierbij hopende dat bepaalde documenten die u als gelijkwaardig beschouwde aan hetgeen gevraagd werd, zullen volstaan voor de aanbestedende overheid.

Een klassiek voorbeeld betreft de documenten waarmee u de economische en financiële draagkracht van uw vennootschap moet aantonen, de getuigschriften van goede uitvoering voor uw referenties, of ook de officiële documenten (uittreksel uit het strafregister, attest van betaling van de socialezekerheidsbijdragen of van de belastingen) van een ander land dan dat van de aanbestedende overheid. Het kan dat de aanbestedende overheid (art. 59, kb 15 juli 2011 ' art. 64, kb 16 juli 2012) u wilt ondervragen over deze documenten of u om een vertaling wil verzoeken wanneer deze zijn opgemaakt in een taal die zij niet beheerst.

Regelmatigheid

Gedurende deze fase zal de aanbestedende overheid nagaan of uw offerte de formele en inhoudelijke voorwaarden zoals aangekondigd in de opdrachtdocumenten ten volle respecteert. Gedurende dit onderzoek kan de aanbestedende overheid één of meer rekenfouten of louter materiële fouten ontdekken in uw offerte, die verbeterd worden voor zover zij uw reële intentie kan identificeren of, indien noodzakelijk, door u uit te nodigen de draagwijdte van uw offerte aan te vullen of te detailleren (maar zonder ze te wijzigen) (art. 96, § 4, kb 15 juli 2011 ' art. 95, § 4, kb 15 juli 2012).

Het is ook tijdens deze fase dat de overheid de voorgestelde prijzen zal controleren en zich ervan vergewissen dat alle posten van de opdracht erin begrepen zijn, zonder dat de prijs hierdoor afwijkt van hetgeen als 'normaal' wordt beschouwd. Wanneer de aanbestedende overheid een schijnbaar abnormaal lage of hoge prijs vaststelt ten opzichte van de gevraagde prestaties en zij overweegt om de offerte om die reden uit te sluiten, moet zij (art. 21, § 3, kb 15 juli 2011 ' art. 21, § 3, kb 16 juli 2012) de inschrijver, per aangetekend schrijven, uitnodigen om schriftelijk de verantwoordingen over te maken betreffende deze prijs, binnen een termijn van minimaal 12 kalenderdagen.

Gunning

Na de selectie- en de regelmatigheidsfase te hebben voltooid, beschikt de aanbestedende overheid over conforme en vergelijkbare offertes die haar zullen toestaan om over te gaan tot de gunning van haar opdracht. Normaal gezien is het niet noodzakelijk om de inschrijvers voort te contacteren, tenzij voor het aankondigen van haar beslissing.

Hier moet nog aan toegevoegd worden dat voor overheidsopdrachten geplaatst via aanbesteding of offerteaanvraag de reglementering duidelijk het principe van een beoordeling in drie fasen voorziet: de selectie, de regelmatigheid en de gunning. Een aanbestedende overheid zou dus verschillende malen contact met u kunnen opnemen, en niet in één brief. Een brief met vraag om verduidelijkingen of aanvullingen kan dus meer betekenen.

Overheidsopdrachten via onderhandelingsprocedure (met of zonder bekendmaking)

De onderhandelingsprocedures worden gekenmerkt door de mogelijkheid in hoofde van de aanbestedende overheid om over de ingediende offertes te onderhandelen. Deze onderhandelingen vinden plaats na een eerste onderzoek van de offertes betreffende de kwalitatieve selectie van de inschrijvers en de overeenstemming met de essentiële voorwaarden van de opdracht. In dat opzicht zijn onderhandelingsprocedures niet onderworpen aan dezelfde formaliteiten dan overheidsopdrachten die geplaatst worden via aanbesteding of offerteaanvraag, maar de aanbestedende overheid mag weliswaar beslissen om de hogervermelde bepalingen van toepassing te verklaren op de opdracht. Verifieer dus steeds in de opdrachtdocumenten welke intentie de overheid heeft. Desgevallend baseert u zich op de hogervermelde elementen.

De aanbestedende overheid kan de inschrijvers vervolgens uitnodigen om deel te nemen aan een onderhandelingsfase onder haar leiding. Het is de overheid die zo bv. beslist of er individuele of collectieve onderhandelingen plaatsvinden, mondeling of schriftelijk, in één of meer fasen, ' Vanzelfsprekend moeten de inschrijvers beschikbaar zijn gedurende deze onderhandelingsfase en zich laten vertegenwoordigen door een persoon die de vennootschap kan verbinden.

We hebben enkele situaties geïllustreerd waarin de aanbestedende overheid contact met u kan opnemen na het indienen van uw offerte en we hopen hiermee voldoende te hebben benadrukt dat uw beschikbaarheid op die momenten zeer belangrijk is.

Wat de reden van het contact ook moge zijn, hou steeds in het achterhoofd dat de aanbestedende overheid u een tweede kans gunt, en besteed dan ook aandacht en zorg aan uw antwoord. Tot slot doet u er goed aan, aangezien u snel moet reageren, om in geval van langdurige afwezigheid een persoon aan te duiden die over de bevoegdheidsdelegaties beschikt om de opvolging in het kader van een overheidsopdrachtenprocedure te verzekeren.

Marie-Alice Vroman

Juriste, consultant en trainer EBP Consulting

Vragen' Contacteer Bram Tollet via bto@ebp.be