Verplichte e-facturatie in het kader van overheidsopdrachten

De verplichting om elektronisch te factureren vindt haar basis in de wet van 7 april 2019 tot wijziging van de overheidsopdrachtenwet van 17 juni 2016. Deze verplichting wordt voor zowel de overheidsopdrachten in klassieke sectoren als de overheidsopdrachten in speciale sectoren opgelegd, alsook voor de concessies. 

Onder een elektronische factuur mag niet iedere factuur worden begrepen die via elektronische weg aan de overheid wordt bezorgd. Een louter beeldbestand, zoals een pdf, volstaat bijvoorbeeld niet. Een elektronische factuur wordt namelijk opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm, hetgeen de automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt. 

Om de transitie naar e-facturatie te versoepelen, koos de regelgever voor een gefaseerde uitrol. In eerste instantie werd enkel in de mogelijkheid voorzien om een elektronische factuur naar de overheid te versturen, die dan verplicht was deze te ontvangen. Het is echter sinds 1 november 2022 dat elektronische facturatie verplicht is voor overheidsopdrachten en concessies waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de drempel voor Europese bekendmaking . Vervolgens volgden op 1 mei 2023 de opdrachten en concessies waarvan de geraamde waarde lager is dan de drempel voor de Europese bekendmaking, maar hoger of gelijk is aan 30.000 EUR excl. BTW. Sinds 1 maart 2024 kwamen daar de opdrachten en concessies bij met een geraamde waarde lager dan 30.000 EUR excl. BTW, maar hoger dan 3.000 EUR excl. BTW. Voor opdrachten met een geraamde waarde onder de 3.000 EUR excl. BTW is er voorlopig geen verplichting tot e-facturatie voorzien.

Deze verplichting tot e-facturatie geldt enkel voor overheidsopdrachten die na de voormelde data zijn bekendgemaakt, afhankelijk van hun geraamde waarde. Voor oudere overheidsopdrachten die nog in uitvoering zijn, wordt de verplichting tot e-facturatie voor alle duidelijkheid niet opgelegd.

Naast de uitsluiting voor overheidsopdrachten met een geraamde waarde die lager is dan of gelijk is aan 3.000 EUR excl. BTW, geldt de verplichting voor aanbesteders om hun facturen elektronisch te versturen ook niet indien de opdracht geplaatst werd door een autonoom overheidsbedrijf of door een persoon die geniet van bijzondere of exclusieve rechten. Voorbeelden van autonome overheidsbedrijven zijn de VRT, de NMBS en bpost. Bij personen die genieten van bijzondere of exclusieve rechten kan bijvoorbeeld worden gedacht aan Brussels Airport Company. 

Het is van belang om op te merken dat, afgezien van voormelde uitzonderingen, aanbesteders steeds verplicht zijn om elektronische facturen te ontvangen en te verwerken als dit op initiatief van de opdrachtnemer gebeurt. 

Bovendien staat het aanbesteders vrij om strenger te zijn en toch een bepaling in de opdrachtdocumenten op te nemen die de elektronische facturatie verplicht in de gevallen die normaal uitgesloten zijn van het toepassingsgebied. Zo kan het voorkomen dat een aanbesteder toch een e-factuur vereist voor een opdracht waarvan de geraamde waarde lager ligt dan 3.000 EUR excl. BTW. De Vlaamse overheid heeft bijvoorbeeld reeds gebruikgemaakt van deze mogelijkheid en vereist voor alle opdrachten sinds 1 januari 2017 dat ondernemers elektronisch factureren. Als een aanbesteder op die manier wenst te handelen, zal dit duidelijk in de opdrachtdocumenten moeten worden vermeld. Het komt er dus zoals altijd op neer om het bestek goed te lezen. 

De FOD BOSA heeft verschillende maatregelen genomen om de overstap naar elektronische facturering te ondersteunen. Zo werd voorzien in een gratis oplossing voor marktdeelnemers die niet over de passende IT-apparatuur beschikken: het Mercuriusportaal. Via een internettoepassing kunnen ondernemers dan elektronische facturen verzenden en aanbesteders deze verwerken. Op het Mercuriusplatform zijn ook verschillende themafiches te vinden die uitleg geven bij de opmaak, de werking en het versturen van een elektronische factuur. 

Het lijkt erop dat de niet-elektronische factuur in het kader van overheidsopdrachten stilaan tot het verleden behoort. Het is dus als ondernemer zaak om u hierover te informeren en intern klaar te zijn om op elektronische wijze uw facturen in te vorderen. Het blijft eveneens belangrijk om de opdrachtdocumenten steeds goed te lezen en na te gaan of de aanbesteder een elektronische factuur vereist, zodat alles correct kan verlopen. Voor wie dat wenst kunnen de thematische fiches op het Mercurius portaal praktische hulp bieden bij het opstellen en versturen van elektronische facturen. 

Ewoud Hacke
Advocaat Tender Law