Vraag tijdig om verduidelijking bij bestekfouten

Laat ons beginnen bij het begin: een fout in het bestek, wat is dat precies? “Een fout kan verschillende vormen aannemen, van een tegenstrijdigheid tot een onvolledigheid. Documenten die het tegenoverstelde zeggen, zijn doorgaans een objectieve fout. Hetzelfde geldt wanneer informatie ontbreekt, zoals ontbrekende posten in de meetstaat. Ook copy-pastefouten uit een eerder bestek komen wel eens voor.” 

Wanneer documenten elkaar tegenspreken, is het belangrijk de voorrangsregels correct toe te passen. Bérénice Wathelet is daar duidelijk over: “Plannen hebben voorrang. De plannen staan bovenaan in de hiërarchie, gevolgd door het bestek en vervolgens de meetstaat. Alleen wanneer het lastenboek expliciet een andere hiërarchie bepaalt, wordt hiervan afgeweken. Check dus altijd of het lastenboek zelf nog afwijkende voorrangsregels bevat.”

Bij het vaststellen van fouten is het advies van Bérénice Wathelet duidelijk: stel een vraag. “Maak geen veronderstellingen of doe geen aannames. Zorg voor duidelijkheid door gerichte vragen te stellen. Ook niet onbelangrijk is om een goede trail bij te houden van de vragen en antwoorden. Koppel dat liefst ook aan een risicoregister dat je opstelt bij de bestekanalyse. Dat is nuttig in de interpretatie van de uitvoering van de opdracht.”

Altijd via officiële kanalen

Het bestek beschrijft de modaliteiten om vragen te stellen: via welk kanaal, binnen welke termijnen. “Wanneer de deadline voor het vragen stellen gepasseerd is, loont het toch om de vraag alsnog te stellen. De aanbestedende overheid heeft als doel zoveel mogelijk goede offertes binnen te krijgen. Vanuit die optiek kan ze toch nog overwegen om te antwoorden. De overheid moet daarbij de basisprincipes voor de overheidsopdrachten respecteren en de nodige transparantie en gelijke behandeling aan de dag leggen. Stel een vraag dus altijd via de officiële kanalen en probeer het niet via informele weg.”

Komt een antwoord op een vraag laattijdig, dan kun je overwegen om uitstel te vragen. “Zeker wanneer het antwoord nieuwe vragen oproept.. Art. 59, §3 van de Wet Op Overheidsopdrachten stelt dat de aanbestedende overheid de termijn verlengt voor de ontvangst van de offertes opdat alle betrokken ondernemers kunnen beschikken over alle nodige gegevens voor het opstellen van de offertes, en dat in volgende gevallen: als bijkomende informatie niet uiterlijk zes dagen voor de deadline is verstrekt. Bij een versnelde procedure bedraagt deze termijn vier dagen. Een ander geval is een aanzienlijke wijziging van de opdrachtdocumenten. De duur van de verlenging dient dan evenredig te zijn aan het belang van de informatie of wijziging. Wanneer de informatie niet tijdig aangevraagd is, hoeft de aanbestedende overheid de termijn niet te verlengen.”

Wanneer je geen antwoord ontvangt op gestelde vragen – zeker wanneer ze voor de deadline werden gesteld – of wanneer het antwoord in strijd is met normen of regelgeving – is het een aanrader om het probleem via een ander kanaal aan de aanbestedende overheid te melden.

Kaart ieder risico aan

Het vragen naar verduidelijking bij onvolledigheden of tegenstrijdigheden in het bestek kadert Bérénice Wathelet in het risico-denken dat we ook al in het eerste artikel in deze reeks hebben toegelicht. “Als aannemer maak je best een interne risico-inschatting zodat je mogelijke problemen goed in kaart hebt. Alles wat een risico kan inhouden moet je aankaarten bij de aanbestedende overheid. Voor grote aannemers is dat gemakkelijker dan voor kleine aannemers omwille van hun omkadering. Daar kunnen technische, juridische en administratieve specialisten vanuit hun expertise het bestek beoordelen. Iemand die enkel focust op het technische, zal minder gevoel hebben voor bijvoorbeeld de risico’s die afwijkingen in het AUR met zich meebrengen.”

Naast de mogelijke risico’s zijn er ook fouten waar je vanuit strategie wil afwegen of je ze meldt of niet. Bij een fout in de meetstaat kun je een correctie vragen of het afprijzen op wat er staat. “Het is inderdaad een strategische keuze of je die fout meldt. In principe is het in ieders belang om de fout te melden. Je mag er vanuit gaan dat andere concurrenten de fout ook zien en ze wel zullen melden.”

Feitelijk, neutraal en concreet

Hoe doe je dat dan, een correcte vraag stellen? Volgens Bérénice Wathelet tellen vorm, toon en techniek. “Een juridisch scherpe vraag die constructief overkomt is bovenal feitelijk, neutraal en concreet. Maak een concrete verwijzing naar specifieke punten in het bestek en geef aan wat precies onduidelijk is. Verwijs bij een contradictie goed tussen welke punten de tegenstrijdigheid zit. Vermijd bij het formuleren van de vraag een verwijtende toon en stel je constructief op.”

Soms wil je door vragen te stellen net aftoetsen of jouw zienswijze of strategie gewaardeerd wordt door de aanbestedende overheid. Dat is een gevoelig punt. Overdenk goed hoe je de vraag kunt formuleren zonder dat ze te veel inzicht geeft. In sommige dossiers kun je vertrouwelijke vragen stellen, maak dan gebruik van die mogelijkheid. Een andere tactiek is de concurrentie toch op het verkeerde been zetten door een loze vraag te stellen. “Maar er zijn ook grenzen aan wat je van de aanbestedende overheid mag verwachten. We hebben al vragen gezien die een volledige aanpak beschrijven. Maar de aanbestedende overheid kan geen beoordeling voor de beoordeling maken. Verwacht dus geen antwoord op dergelijke vragen.”

Bij het vragenstellen ziet Bérénice Wathelet twee types timingfouten. “In het ene geval merk je dat vragen al worden gesteld voor het volledige dossier is doorgenomen. Laat je niet afschrikken wanneer je hier de mist in ging en durf zeker bijkomende vragen ter verfijning stellen. De keerzijde is te lang wachten om een vraag te stellen. Wanneer je tegen de deadline aanzit, heb je vaak geen ruimte meer om bijkomende vragen bij de antwoorden te stellen zo mis je diepgang in het dossier.”

Signaleer een oneerlijk voordeel onderbouwd

In het bestek of bij het formuleren van een antwoord kan het gebeuren dat een product of partij bevoordeeld wordt. Het gelijke speelveld op de markt dreigt dan verloren te gaan. “We worden wel vaker gecontacteerd over situaties waarin een partij vermoedt dat haar concurrent bevoordeeld wordt. In dergelijke gevallen adviseren we een objectieve, feitelijke en concrete brief te schrijven waarin je grondig onderbouwt waarom je van mening bent dat het gelijke speelveld scheefgetrokken wordt. Wacht vervolgens de reactie van de aanbestedende overheid af. Vaak is zo’n situatie onbedoeld en ontstaat ze uit gebrek aan voldoende kennis van de materie. Een aankoper geniet niet altijd de ondersteuning van technische specialisten en moet zich dan baseren op technische beschrijvingen, zonder altijd te weten waar die vandaan komen. De persoon in kwestie kan dan ook blij zijn met de melding”, geeft Bérénice Wathelet aan.

Voor iedereen die met succes een bestek wil analyseren en tot een beheersbaar risico wil komen, heeft Bérénice Wathelet als afsluiter drie tips: “Bereid je goed voor, omring je met een uitstekende juridische ondersteuning en zorg voor een goede interne communicatie. Fouten en contradicties zullen altijd blijven bestaan in de wereld van de overheidsopdrachten, maar wie ze vroeg detecteert, feitelijk bevraagt en correct documenteert, maakt het risico beheersbaar.” 

Volgend artikel: innovatieve aanbestedingsvormen