Wijziging van opdrachten in het kader van werken: vuistregels die elke aannemer moet kennen

Ook bij de uitvoering zijn goede opdrachtdocumenten van cruciaal belang. Hoewel een aanbesteder of aannemer steeds de mogelijkheid hebben om de opdracht tijdens de uitvoering te wijzigen indien dit nodig zou blijken, brengt dit echter een hoop administratieve rompslomp met zich mee. In die mate zelfs dat men soms als aannemer ervoor kiest om dit niet te doen conform de regelgeving, met alle (financiële) risico’s van dien voor de aannemer.

 

Deze bijdrage wil licht brengen in de duisternis van de administratie die bij een wijziging komt kijken. Deze bijdrage is dus niet bedoeld om de verschillende wijzigingsmogelijkheden en hun toepassingsvoorwaarden in detail te overlopen. Het is specifiek gericht op de wijzigingsprocedure zelf en welke rechten en plichten u als aannemer heeft op dat vlak. Zo staat u een stuk sterker in uw schoenen bij een volgende wijziging.

Er bestaan honderden redenen om tijdens de uitvoering van werkzaamheden voor een overheid een wijziging aan te brengen aan de originele plannen en opdrachtdocumenten. De wet voorziet daarentegen geen honderden wijzigingsclausules. Toch zal elke wijziging aan de originele plannen, hoe klein ook, steeds moeten gebeuren volgens de voorwaarden voorzien in de wet.

 

In het kader van werken zal een opdracht doorgaans op basis van volgende clausules worden gewijzigd: omwille van onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer, wegens nalatigheden of vertraging door toedoen van de andere partij en ten slotte wanneer de aanbesteder de werken schorst.

 

Een wijziging gebeurt uiteraard niet zomaar. Anders zouden de opdrachtdocumenten tijdens de plaatsingsprocedure geen waarde meer hebben. Elke wijzigingsclausule kent dus een aantal toepassingsvoorwaarden. Indien de specifieke wijziging, ongeacht op wiens vraag, dus aan de voorwaarden voldoet, dan is deze wijziging mogelijk.

 

Zo heb je als aannemer recht op een schadevergoeding wanneer de aanbesteder de werken schorst (zie artikel 38/12 van het KB Uitvoering van 14 januari 2013). Een aannemer zal echter niet voor elke schorsing een schadevergoeding kunnen eisen. Zo zal de schorsing bijvoorbeeld een voldoende lange termijn moeten duren.

Maar zelfs al heb je alle toepassingsvoorwaarden onderzocht en blijkt dat je de opdracht kan wijzigen, dan ben je er nog niet. Je zal namelijk eerst een specifieke weg moeten bewandelen alvorens daar te geraken.

 

In het kader van wijzigingen wegens onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer, wegens nalatigheden of vertraging en bij schorsing door de aanbesteder dient namelijk een hele procedure afgewikkeld te worden alvorens de wijziging effectief kan gebeuren. Voor andere wijzigingen conform de wet is het niet vereist deze procedure te volgen.

 

Deze procedureregels zijn neergelegd in artikel 38/14 tot 38/17 van het KB Uitvoering van 14 januari 2013. Specifiek voor werken wordt deze procedure aangevuld door de regels opgenomen in de artikelen 80 en 81 van hetzelfde KB Uitvoering. Onderstaande licht de procedure toe specifiek voor werken.

De hele procedure start met de feiten: welke omstandigheden doen zich voor die een wijziging noodzakelijk maken. Eens deze duidelijk zijn, moet de aanbesteder of de aannemer, naargelang wie de wijziging aanvraagt, de andere partij inlichten. Dat gebeurt schriftelijk en binnen de 30 dagen nadat de feiten zich hebben voorgedaan of, indien deze niet onmiddellijk gekend waren, wanneer men deze normaal had moeten kennen.

 

Behalve bij de schorsing van werken zal men naast de loutere weergave van de feiten eveneens bondig moeten aantonen welke invloed deze feiten hebben op het verdere verloop én de kostprijs van de opdracht. Doe je dit niet, dan vervalt de mogelijkheid om te wijzigen en dus de mogelijkheid om eventuele financiële compensaties te verkrijgen.

 

Wil je als aannemer de opdracht wijzigen als gevolg van een schriftelijk bevel van de aanbesteder? Dan moet je nog steeds een schriftelijke melding doen aan de aanbesteder. In dit geval niet van de feiten zelf want die komen uit het schriftelijk bevel, maar enkel van de invloed op het verloop en de kostprijs van de opdracht. Dit doe je dan zo snel mogelijk nadat je deze invloed kent of zou moeten kennen.

Als je als aannemer de opdracht wenst te wijzigen wegens onvoorzienbare omstandigheden, wegens nalatigheden of vertraging of wegens de schorsing van de werken, dan ben je verplicht om een becijferde rechtvaardiging op te maken van jouw verzoek en deze over te maken aan de aanbesteder. Let wel: dit kan, gezien de omstandigheden, ook een onderbouwde voorlopige raming zijn. Er wordt niet verwacht dat je als aannemer alles op voorhand en in detail kan uitwerken. Deze becijferde rechtvaardiging moet aan de aanbesteder overgemaakt worden binnen de onderstaande termijnen:
• Voor het verstrijken van de contractuele termijnen om termijnverlenging of de verbreking van de opdracht te verkrijgen.
• Uiterlijk 90 dagen na de datum van de kennisgeving van het PV van voorlopige oplevering als je geen termijnverlenging, verbreking van de opdracht noch schadevergoeding wenst als compensatie.
• Uiterlijk 90 dagen na het verstrijken van de waarborgperiode als je geen termijnverlenging, verbreking van de opdracht noch schadevergoeding wenst als compensatie. Dit is enkel mogelijk indien de feiten van de wijziging zich voordeden tijdens de waarborgperiode.

Voorgaande procedure is belangrijk aangezien het niet respecteren van de termijnen zal leiden tot het verval van de mogelijkheid de opdracht te wijzigen. Binnen het kader van de werken vult de wetgever nog een aantal zaken aan.

Zo kan de aanbesteder enkel de opdracht wijzigen na een schriftelijk bevel. Mondelinge bevelen kunnen echter ook, op voorwaarde dat deze binnen de 48 uur aangetekend bevestigd worden aan de aannemer en men deze niet weerlegt binnen de 3 werkdagen na ontvangst. Minder belangrijke wijzigingen kunnen louter in het dagboek der werken worden vermeld. Belangrijk is ook dat het wijzigingsbevel eveneens in detail aanduidt welke oorspronkelijke bepalingen van de opdrachtdocumenten worden gewijzigd.

Tegen welke prijzen zal men de opdracht wijzigen? Standaard tegen de in de oorspronkelijke offerte overeengekomen prijzen. Echter kan je bij meerwerken een herziening vragen als :
• De bijkomende werken het drievoudige overtreffen van de hoeveelheid in de specifieke post van de oorspronkelijke meetstaat.
• De prijs van de supplementen voor de specifieke post hoger is dan 10% van het opdrachtbedrag, met een minimum van 2.000 €.

 

Opgelet, deze nieuwe prijzen zijn enkel geldig voor de werken in meer. Voor de oorspronkelijke werken blijf je je oorspronkelijke prijzen hanteren.

 

Wat met werken in de min door een wijziging van opdracht? Dan kan je als aannemer pas een herziening vragen als de hoeveelheid in de min hoger is dan 1/5de van de oorspronkelijke hoeveelheid. Bovendien heb je als aannemer eveneens recht op een schadevergoeding ten belope van 10% van de waarde van alle minwerken indien de wijziging als geheel een vermindering van de oorspronkelijke aannemingssom heeft veroorzaakt.

 

Hoe vraag je specifiek een herziening van de eenheidsprijzen? Door binnen de 30 dagen na het wijzigingsbevel door de aanbesteder per aangetekende zending jouw wensen over te maken aangaande de nieuwe eenheidsprijzen. Pas daarna kan je, en slechts na akkoord door de andere partij, de eenheidsprijzen wijzigen.

 

Als er geen akkoord is tussen de aannemer en de aanbesteder, stelt de aanbesteder de prijzen ambtshalve vast. Als aannemer kan je hiertegen wel nog beroep aantekenen. Wat je echter nooit mag doen is de werken moedwillig onderbreken als drukkingsmiddel bij een eventueel geschil met de aanbesteder.

Wanneer, ongeacht het aantal wijzigingen in plus of min, op het einde van de rit blijkt dat de werkelijk uitgevoerde hoeveelheden van een post volgens prijslijst het drievoudige overtreft of minder dan de helft bedraagt in de min, ook dan kan je een herziening van de prijzen vragen alsook een wijziging van de uitvoeringstermijn.

 

Ook hier dient elke aanvraag schriftelijk per aangetekende zending te gebeuren, samen met een rechtvaardiging. Dat moet gebeuren binnen de 30 dagen na het opstellen van de vorderingsstaat waaruit de werkelijke hoeveelheden blijken. Doe je dit niet binnen de 30 dagen, dan zal de prijsherziening, na akkoord, enkel van toepassing zijn op de uitgevoerde hoeveelheden na dat verzoek.

Ook hier zal de aanbesteder bij gebrek aan akkoord zelf de nieuwe prijzen vaststellen, maar met behoud van alle rechten voor de aannemer. Eveneens is het ook hier verboden om de werken moedwillig te onderbreken bij een eventueel geschil met de aanbesteder.

Wijzigingen zullen steeds het voorwerp uitmaken van een verrekening of een bijakte bij de opdracht.  Daarin duiden de partijen aan of er een verlenging van de uitvoeringstermijnen is overeengekomen.

Voorgaande legt in detail de procedure uit die een aanbesteder en aannemer moeten volgen wanneer men een opdracht wenst te wijzigen wegens onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer, wegens nalatigheden of vertraging of wegens de schorsing van de werken.

 

Belangrijk te onthouden is dat elke wijziging voorafgegaan moet worden door een melding van de feiten en de invloed van die feiten op het verloop en de kostprijs van de opdracht. Ten slotte dien je een becijferde rechtvaardiging van je verzoek te geven binnen de wettelijke termijnen. Zo niet vervalt jouw recht om de opdracht te kunnen wijzigen en dus ook mogelijke financiële compensaties te verkrijgen.

 

Ten slotte dien je de artikelen 80 en 81 van het KB Uitvoering van 14 januari 2013 in het oog te houden wanneer je specifiek de eenheidsprijzen wenst aan te passen als gevolg van een belangrijke wijziging van een opdracht. Enkel wanneer de daarin opgenomen voorwaarden zijn vervuld, heb je als aannemer recht op een herziening.

 

Wijzigingen van opdracht kunnen belangrijke financiële implicaties met zich meebrengen. Vergewis je dus van je rechten en plichten en voorkom onaangename verrassingen!

 

Ewoud Hacke, Senior Consultant – Trainer, EBP Consulting.