Wijziging van opdrachten in het kader van werken: vuistregels die elke aannemer moet kennen

Alle wegen leiden naar Rome

Er bestaan honderden redenen om tijdens de uitvoering van werken voor een aanbesteder een wijziging aan te brengen aan de originele plannen, de opdrachtdocumenten of je offerte. De wet voorziet daarentegen geen honderden wijzigingsclausules. Voor elke wijziging zal je steeds moeten terugvallen op de wijzigingsclausules in de opdrachtdocumenten of in het KB Uitvoering van 14 januari 2013.

Een wijziging gebeurt niet zomaar. Elke wijzigingsclausule kent namelijk een aantal toepassingsvoorwaarden alvorens de wijziging kan gebeuren, dewelke we in deze bijdrage kort overlopen.

In het kader van werken zal een opdracht doorgaans worden gewijzigd omwille van onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de aannemer (artikel 38/9 KB Uitvoering 14 januari 2013) of omdat er nalatigheden, vertragingen of andere feiten voorvallen door de andere partij die schade veroorzaken (artikel 38/11 KB Uitvoering 14 januari 2013). Dit neemt echter niet weg dat als er specifieke wijzigingsclausules zijn opgenomen in de opdrachtdocumenten die ook in voormelde situaties kunnen worden ingeroepen en bij voorrang worden toegepast. Het komt er dus op aan om altijd eerst de opdrachtdocumenten te onderzoeken!

We richten ons uitsluitend op de voormelde wijzigingsclausules zoals die zijn opgenomen in het KB Uitvoering van 14 januari 2013. Dit aangezien deze wettelijke bepalingen doorgaans zonder wijzigingen van toepassing zijn op opdrachten voor werken.

Eerst de feiten…

Alvorens de opdracht kan worden gewijzigd omwille van onvoorzienbare omstandigheden of omwille van nalatigheden, vertragingen of andere feiten ten laste van de andere partij, dien je een procedure te doorlopen zoals is vastgelegd in de artikelen 38/14 tot 38/16 KB Uitvoering van 14 januari 2013. Zonder deze procedure is geen wijziging mogelijk.

Die procedure start met de feiten: welke omstandigheden doen zich voor die een wijziging noodzakelijk maken? Eens deze duidelijk zijn, moet u de aanbesteder inlichten. Dat moet schriftelijk en binnen de 30 dagen nadat de feiten zich hebben voorgedaan of, indien deze niet onmiddellijk gekend waren, wanneer men deze normaal had moeten kennen.

Naast het melden van de feiten moet u aantonen welke invloed ze hebben op het verdere verloop én op de kostprijs van de opdracht. Doe je dit niet, dan vervalt de mogelijkheid tot wijziging.

…dan de cijfers

Naast de feiten en een bondige uiteenzetting over de invloed, dien je tevens een becijferde rechtvaardiging op te maken van jouw verzoek en deze over te maken aan de aanbesteder. Let wel: in sommige gevallen kan ook een onderbouwde, voorlopige raming volstaan. Dit aangezien het als aannemer soms moeilijk tot onmogelijk is om alles tijdig in detail uit te werken.

Deze becijferde rechtvaardiging moet de aanbesteder bereiken binnen de onderstaande termijnen:

• Voor het einde van de werken als je verzoekt om een termijnverlenging of de verbreking van de opdracht.
• Uiterlijk 90 dagen na de datum van de kennisgeving van het PV van voorlopige oplevering als je geen termijnverlenging, verbreking van de opdracht noch schadevergoeding wenst als compensatie.
• Uiterlijk 90 dagen na het verstrijken van de waarborgperiode als je geen termijnverlenging, verbreking van de opdracht noch schadevergoeding wenst als compensatie. Dit is enkel mogelijk indien de feiten van de wijziging zich voordeden tijdens de waarborgperiode.
  
  

Specifieke bepalingen voor werken

Voormelde procedure in het KB Uitvoering van 14 januari 2013 gelden voor alle opdrachten van werken, leveringen en diensten. Specifiek binnen het kader van werkenopdrachten vult de wetgever nog een aantal zaken aan. Hieronder overlopen we heel kort deze specifieke bepalingen.

Aanvangsbevelen

Een aanbesteder kan de opdracht enkel wijzigen na een schriftelijk bevel. Mondelinge bevelen kunnen ook, op voorwaarde dat deze binnen de 48 uur aangetekend bevestigd worden aan de aannemer en men deze niet weerlegt binnen de drie werkdagen na ontvangst.

Wijziging van de eenheidsprijzen bij een wijziging van opdracht

Standaard worden opdrachten gewijzigd tegen de in de oorspronkelijke offerte overeengekomen prijzen. Herziening is echter mogelijk in de volgende gevallen:

• Als de bijkomende werken het drievoudige overtreffen van de hoeveelheid in de specifieke post van de oorspronkelijke meetstaat.
• Als de prijs van de supplementen voor de specifieke post hoger is dan 10 % van het opdrachtbedrag, met een minimum van 2000 EUR.

Opgelet, deze nieuwe prijzen zijn dan enkel geldig voor de meerwerken. Voor de oorspronkelijke werken blijf je je oorspronkelijke prijzen hanteren.

Wat met werken in de min door een wijziging van opdracht? Dan kan je als aannemer pas een herziening vragen als de hoeveelheid in de min hoger is dan 1/5de van de oorspronkelijke hoeveelheid. Bovendien heb je als aannemer eveneens recht op een schadevergoeding ten belope van 10 % van de waarde van alle minwerken indien de wijziging als geheel een vermindering van de aannemingssom heeft veroorzaakt.

Spel van vermoedelijke hoeveelheden

Wanneer, ongeacht het aantal wijzigingen in plus of min, op het einde van de rit blijkt dat de werkelijk uitgevoerde hoeveelheden van een post volgens prijslijst het drievoudige overtreft of minder dan de helft bedraagt in de min, ook dan kan je een herziening van de prijzen vragen alsook een wijziging van de uitvoeringstermijn.

Ook hier dient elke aanvraag schriftelijk per aangetekende zending te gebeuren, samen met een rechtvaardiging. Dat moet gebeuren binnen de 30 dagen na het opstellen van de vorderingsstaat waaruit de werkelijke hoeveelheden blijken. Doe je dit niet binnen de 30 dagen, dan zal de prijsherziening, na akkoord, enkel van toepassing zijn op de uitgevoerde hoeveelheden na dat verzoek.

Vorm van de wijziging bij werken

Wijzigingen zullen steeds het voorwerp uitmaken van een verrekening of een bijakte bij de opdracht. Daarin duiden de partijen aan of er een verlenging van de uitvoeringstermijnen is overeengekomen.

Finale bemerkingen

De voormelde regels voor de wijzigingen van (werken)opdrachten zijn niet nieuw en zijn al even van toepassing. Toch merken we in de praktijk dat vele aannemers vergeten tijdig een melding te doen van elk (onvoorzienbaar) feit, elke nalatigheid of elke vertraging die ten laste van een andere partij kan worden gelegd. Dit omdat de concrete feiten op het moment van de vaststelling ervan niet altijd zo doorslaggevend blijken, of omdat aannemers eerst de zaken willen uitpraten met de aanbesteder alvorens ze op bovenstaande procedures een beroep doen. Soms gebeurt dit ook uit vergetelheid.

Toch is het van het allergrootste belang om tijdig een melding te doen van de feiten die u opmerkt en die potentieel een (negatieve) impact kunnen hebben op het verloop en de kostprijs van de opdracht. Dit moet steeds schriftelijk gebeuren, maar in deze volstaat een eenvoudige e-mail of brief. 

Uiteraard zijn wij bij Tender Law steeds bereid om u hierover met raad en daad bij te staan!

Ewaud Hacke, 
advocaat Tender Law