Zin en onzin van ISO-certificeringen

ISO is de afkorting van ‘International Organization for Standardization.’ De naam is afgeleid van het Griekse woord ‘isos’, wat ‘gelijk’ betekent. De naam van deze organisatie dekt dus mooi de lading. Ze ontwikkelt en publiceert immers internationale standaarden om de grote hoeveelheid specifieke normen per land terug te dringen en wereldwijd uniformiteit te creëren. Opdrachtgevers of bedrijven die willen samenwerken hechten almaar meer belang aan deze normen. Niet in het minst omdat ze de kwaliteit en de veiligheid van goederen en diensten verbeteren. Dankzij het internationale karakter vergemakkelijken ze de uitwisseling ervan tussen landen en bedrijven. Bijkomend leidt het werken volgens de ISO-standaarden tot efficiëntere processen. De uniformiteit die de ISO-normen creëren, biedt een vooruitzicht op kostenbesparing. En ook niet onbelangrijk, het gebruik van ISO-normen bevordert het onderlinge vertrouwen tussen bedrijven.

Vier normen onder de loep

Wanneer je als aannemer of bouwbedrijf mee op die trein van uniform en efficiënt werken wil stappen, hoef je je niet meteen te laten certificeren voor al die 1100 ISO-normen. De meest relevante en door opdrachtgevers gevraagde ISO-normen zijn de ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 en ISO 15288. De eerste twee normen zijn al jaren gangbaar in België, de twee andere zijn recent aan hun opmars begonnen.

ISO 9001 – kwaliteitsmanagementsystemen

Dit is de internationale norm voor kwaliteitsbeheer. Ze geeft bedrijven richting en houvast in efficiënter werken . Een van de belangrijkste voordelen is de focus op klanttevredenheid die wordt bereikt door constant aan de verwachtingen van de klant te voldoen. Dit zou moeten leiden tot een hogere klantenbinding en terugkerende klanten. Resourcemanagement is een ander belangrijk aspect van de ISO 9001. De standaard zorgt voor een efficiënte toewijzing en gebruik van mensen en middelen, het minimaliseren van verspilling en het maximaliseren van de productiviteit. De norm legt ook de nadruk op continue verbetering – zelflerende organisaties – en moedigt bedrijven aan hun processen regelmatig te evalueren en te verfijnen. Voor bedrijven die meedingen naar opdrachten in de publieke sector is de ISO 9001 onontbeerlijk. Het certificeringsproces geeft opdrachtgevers de zekerheid dat bouwbedrijven zich houden aan best practices en de industrienormen. Vandaar dat het vaak een verplicht te bewijzen certificatie is bij aanbestedingen.

ISO 14001 – Milieubeheerssysteem voor de bouw

Deze norm biedt de bouwsector een robuust kader voor het beheer van milieueffecten volgend uit de bouwactiviteiten enerzijds en het bevorderen van duurzame praktijken anderzijds. Het beheersysteem focust op effectief afvalbeheer en het naleven van milieuvoorschriften. Tegelijkertijd moedigt het bouwbedrijven aan om groene bouwinitiatieven te nemen die bijdragen aan het beperken van hun ecologische voetafdruk. Daarmee versterken ze dus hun reputatie en imago als milieubewust bedrijf. Certificering volgens de ISO 14001-normen biedt tal van voordelen, waaronder verbeterde milieuprestaties, verminderde ecologische aansprakelijkheid, lagere verzekeringspremies en bijgevolg concurrentievoordeel.

ISO 15288 – Ontwikkeling en ontwerp van systemen

Deze norm brengt een gemeenschappelijk kader tot stand om de levenscyclus van door de mens ontwikkelde systemen te beschrijven. In de dagelijkse praktijk wordt veeleer naar de Engelse naam Systems Engineering verwezen. In Nederland is deze methodiek al jaren van toepassing, in ons land wordt het werken volgens deze norm hoofdzakelijk geëist op grote projecten. De standaard formuleert een reeks processen met bijbehorende terminologie. Deze processen zijn toe te passen op elk niveau in de hiërarchie van de systeemstructuur. Deze processen helpen bij het beheerst managen en uitvoeren van elke fase in een systeemlevenscyclus. Daarnaast bevat de norm bepalingen voor processen die het formuleren, beheersen en verbeteren van levenscyclusprocessen ondersteunen.

ISO 45001 – Managementsysteem voor gezondheid en veiligheid op het werk

Veiligheid en gezondheid speelt een belangrijke rol in de bouwsector. Wereldwijd heeft de bouwsector hoge ongevallencijfers. Dit managementsysteem speelt daarop in en behandelt aspecten zoals de wettelijke naleving, het welbevinden van de werknemers en de identificatie van mogelijke risico’s. Het implementeren van de norm helpt bedrijven toewerken naar het respecteren van de wettelijke vereisten, waardoor het risico op boetes verkleint. Verder bevordert de norm een positieve werkomgeving, wat op zijn beurt de productiviteit van de werknemers verhoogt.

Het certificeringsproces sluit aan bij andere ISO-normen. Dat maakt het gemakkelijker meerdere managementsystemen te integreren.

Stappenplan naar ISO-certificatie

Het behalen van een ISO-certificaat is geen kerntaak van een bouwbedrijf. Het vraagt de nodige tijd en toewijding om het proces te doorlopen. Er zijn evenwel bedrijven die zich specialiseren in het begeleiden bij het behalen van een certificaat. Of je nu zelfstandig of onder begeleiding aan de slag gaat, het stappenproces is identiek:

Stap 1: Bereid je voor

In deze voorbereidende stap bepaal je hoe je de certificatie zal aanpakken. De meest voorkomende mogelijkheden zijn: zelfstandig implementeren, het volgen van een training, je laten ondersteunen door een externe partij, gebruik maken van een specifieke softwaretool om het proces te begeleiden

Stap 2: Koop de norm

Dat kan via www.nbn.be. Lees de norm door om een inzicht te krijgen in de eisen waar je aan moet voldoen

Stap 3: Inventariseer

Verzamel alle informatie en documentatie die nodig is om een beeld te krijgen van hoe jouw organisatie vandaag werkt. Ga vervolgens na wat er nog moet gebeuren om aan de normeisen te voldoen.

Stap 4: Documenteer

Werk (ontbrekende) processen en procedures uit om op papier aan de norm te voldoen. Leg eventueel een handboek aan als dat nog niet bestaat.

Stap 5: Registreer

Maak de registratiebestanden aan die de norm verplicht. Dat kunnen een risicodossier, klachtendossier, klanttevredenheid, leveranciersbeoordeling, correctieve maatregelen, … zijn. Doel is deze gegevens te analyseren om na te gaan hoe je het managementsysteem kunt aansturen of bijsturen.

Stap 6: Auditeer jezelf

Bijna alle managementsystemen leggen interne audits op. Dit is een moment om te toetsen of jouw organisatie klaar is voor een externe audit. Tijdens zo’n audit kijk je naar hoe het managementsysteem functioneert en of er wordt voldaan aan de norm. Het is bovendien het ideale momenten om kansen, risico’s en trends waar te nemen.

Stap 7: Directiebeoordeling

De directiebeoordeling of managementreview is een van de belangrijkste documenten binnen het kwaliteitssysteem. Met deze beoordeling evalueer je de werking van het systeem. Uit de analyse worden mogelijke verbeteracties afgeleid. Zonder directiebeoordeling die aan alle voorgeschreven eisen voldoet kan je niet worden gecertificeerd.

Stap 8: Laat je auditeren

Eenmaal je managementsysteem is geïmplementeerd, de documentatie klaar is en je organisatie geïnformeerd is, kun je het systeem laten beoordelen door een externe auditor. Tijdens deze beoordeling gaat de auditor na of het managementsysteem effectief is en of er op de juiste manier mee gewerkt wordt. Na afloop van de audit ontvang je een rapport met het resultaat en eventuele aanbevelingen.