De toekomst van de kantorenmarkt

Sinds Covid-19 is thuiswerk eerder regel dan uitzondering. Wie wél naar kantoor komt, verwacht een bruisende omgeving waar comfort en beleving centraal staan. Tel daarbovenop ook nog eens de energieshift en het is duidelijk: de markt van de kantoren heeft met grote uitdagingen te kampen. Volgens ir. Wim Boone, business development director van Ingenium en Koen Mees, CEO van Freestone, ligt de oplossing voor de hand: data, data en nog eens data. Wat dus betekent dat gebouwen - en steden in hun totaliteit - een stuk ‘intelligenter’ moeten worden.

Bouwkroniek: Laten we starten met jullie definitie van ‘smart buildings’.

Wim Boone: “Het is zeker geen nieuw begrip, want technologie viert al vele jaren hoogtij in de moderne nieuwbouw – zeker wat betreft de kantorencomplexen. Tot op vandaag zijn er echter verschillende definities van wat een ‘smart building’ nu precies inhoudt. Veelal is het een gegeven dat vanuit de duurzaamheidsgedachte wordt ingevuld: met technologie proberen om het energie- en waterverbruik te minimaliseren. Dit is al een mooie eerste stap, maar een ‘smart building’ omvat zoveel meer. Het gaat ook over een slimme architectuur en inplanting, communicatiemogelijkheden, comfort en beleving creëren, uitwisselen van energie tussen gebouwen, optimalisatie van de benodigde kantooroppervlakte, …”

Koen Mees: “Waar gebouwbeheer vroeger vooral draaide om het ondersteunen van processen, zoals een service desk en het beheren van onderhoudscontracten, bevinden we ons vandaag in een fundamenteel andere realiteit. De technologische evolutie verloopt razendsnel, gebruikers stellen steeds hogere eisen op het vlak van comfort, flexibiliteit en beleving, en de wetgeving wordt strikter en complexer. In deze context volstaat het niet langer om louter processen binnen facility management te optimaliseren. De focus verschuift naar asset management, waarbij installaties actief worden gemonitord, gestuurd en geëvalueerd op basis van prestaties. Dit vraagt niet alleen om geavanceerde monitoringtools, maar ook om verregaande digitalisering en automatisering. In de afgelopen jaren is de stap naar datacaptatie al gezet, maar de werkelijke uitdaging ligt in het effectief benutten van deze informatie. Alleen door gegevens naar inzichten en strategische beslissingen te vertalen, kunnen gebouwen optimaal presteren en op lange termijn hun waarde behouden. Daarom moeten we verder kijken dan het klassieke concept van ‘smart buildings’. Een gebouw bestaat niet langer enkel uit fysieke structuren en technische installaties, maar wordt in toenemende mate door data gedefinieerd. In feite is een modern gebouw 30% bakstenen, 30% installaties en - liefst - 40% data. Asset management is dan ook de sleutel tot toekomstbestendig gebouwbeheer, waarbij prestaties centraal staan en facility management de concrete uitvoering van data-gedreven beslissingen wordt.”

Bouwkroniek: Waarom is data in kantorencomplexen zo belangrijk?

Wim Boone: “Eerst en vooral wil ik erop wijzen dat deze evolutie voor alle types van gebouwen geldt. Vandaag manifesteert ze zich echter duidelijker in het segment van de kantoren omdat deze markt sinds Covid-19 onder druk staat. De inburgering van het ‘thuis werken’ heeft bedrijven en organisaties ertoe aangezet om over het ruimtegebruik na te denken. Velen hebben de stap naar kleinere ruimtes gezet, maar er zijn ook nog veel gebruikers die vasthangen aan jarenlange contracten. De vraag naar A-grade kantoren zal in de komende jaren stijgen, deze voor de andere zal verder afnemen. Daarnaast willen de medewerkers die naar het werk komen ‘toegevoegde waarde’ in ruil krijgen. We spreken niet alleen van comfort en ontspanningsmogelijkheden, maar ook van ‘beleving’ én – zeker bij de jonge generatie – de garantie dat hun kantoor duurzaam is. Het zijn zaken die zelfs alsmaar belangrijker worden om personeel aan te trekken. Wil de vastgoedsector haar gebouwen nog verhuurd krijgen, dan zal ze op deze trends moeten inspelen. Een bouwkundige en/of architecturale opwaardering van de kantoren zal niet volstaan. De eigenaars zullen willens nillens dienen te investeren in energiemanagementsystemen die… door data worden gevoed.”

Koen Mees: “Hoewel er in kantoorcomplexen al grote stappen zijn gezet in het verzamelen van om vastgoed- en energetische data, blijft er nog veel ruimte voor verbetering in de manier waarop dit gebeurt. Het verzamelen kan met name door de focus op de gebrekkige datakwaliteit te leggen, door een ‘data lake’ op te zetten als ‘single source of truth’. Het besef dat deze informatie verder reikt dan enkel maar energiebeheer is nog onvoldoende doorgedrongen. Data kan niet alleen helpen om aan de wet- en regelgeving te voldoen, maar ook om strategische beslissingen rond de vastgoedportefeuille te ondersteunen, de gebruikerservaring te verbeteren en nieuwe businessmodellen op te zetten. Vastgoed- en energetische data bieden dus nog een enorm ongebruikt potentieel, met talloze kansen voor innovatie en waardecreatie.”

Bouwkroniek: Zijn er nog andere factoren die een rol spelen?

Wim Boone: “Volgens mij zal vooral het aspect wetgeving het gebruik van data katalyseren, en dit zowel tijdens het ontwerp als bij de exploitatie van een gebouw. Zeker met de CSRD-rapporteringsverplichting is er geen andere uitweg dan data te capteren en te interpreteren. Tot nu toe was de databehoefte voornamelijk klachtengedreven en dat is nu veranderd naar energie- en CO2-rapporteringgedreven. Het beperkt zich trouwens niet tot de CSRD-verplichting voor de gebruikers en eigenaars van gebouwen. Ook de banken moeten kunnen bewijzen dat ze leningen aan duurzame gebouwen toekennen. Wie een lening wil, zal steeds vaker betrouwbare, gedetailleerde en geverifieerde data moeten kunnen voorleggen, bijvoorbeeld over energiebesparende maatregelen bij een renovatie.

Koen Mees: “Daarnaast winnen nieuwe businessmodellen terrein. Een goed voorbeeld hiervan is het ESCO-model (Energy Service Company - nvdr) waarin data een cruciale rol speelt bij het ondersteunen van onderliggende protocollen, zoals IPMVP (International Performance Measurement and Verification Protocol - nvdr). In deze modellen is de afrekening sterk afhankelijk van gemeten prestaties, wat de noodzaak benadrukt van nauwkeurige datacaptatie en -interpretatie. De winstmarges van aanbieders hangen niet alleen van kwalitatieve oplossingen af, maar ook van hun vermogen om deze voortdurend te finetunen verfijnen en te optimaliseren op basis van betrouwbare data.”

Wim Boone: “Last but not least is er nog het schrijnende tekort aan technisch geschoold personeel. Onderhoudsbedrijven en gebruikers van kantorencomplexen hebben gewoonweg onvoldoende medewerkers om alles in de gaten te houden en te finetunen. Zelfs wie in gebouwbeheersystemen investeert, komt er niet, want die zijn momenteel vooral geënt op het genereren van alarmen als er iets niet of incorrect werkt. Een voorbeeld ter illustratie: er zijn gesofisticeerde applicaties die kunnen detecteren dat er een conflict is tussen koude- en warmteopwekking. Maar er moet nog steeds een technieker langskomen om dit probleem op te lossen. Automatisering is de boodschap, en op dat vlak zal Artificiële Intelligentie in de komende jaren revoluties veroorzaken. Door systemen te voeden met problemen en oplossingen van heel veel gebouwen, zal het mogelijk zijn om problemen ruim op voorhand te detecteren én ook de beste oplossing voorgesteld te krijgen – zelfs automatisch door te voeren.”

Bouwkroniek: Wat betekent dit nu concreet voor de sector van de kantoren?

Koen Mees: “Kantoren zullen nooit verdwijnen, maar ze zullen meer kwaliteit, toegevoegde waarde en flexibiliteit moeten bieden. De investeerders moeten zich daarvan bewust zijn en de nodige investeringen voorzien. De realiteit is echter dat er geen financiële middelen zullen zijn om hun volledige patrimonium naar het A-niveau te brengen. Dat is ook niet nodig, want dan zou er een overaanbod zijn. En dat zou een negatief effect op de huurinkomsten hebben. Dankzij data kunnen ze echter strategische beslissingen nemen: welke gebouwen hebben de grootste investeringen nodig? Wat is het ‘laaghangend fruit’ zoals ze spreekwoordelijk zeggen? Waar ligt het grootste potentieel? Vandaag nemen de meesten investeerders nog een afwachtende houding aan en vragen ze zich af waarom zij de investering op zich zouden moeten nemen en hoe ze dat geld überhaupt kunnen recupereren. Waar ze niet bij stilstaan, is dat ze met een kleiner patrimonium evenveel zullen verdienen. Als het A-label gebouwen zijn wel te verstaan. Want op relatief korte termijn zullen bedrijven en organisaties wel degelijk willen betalen voor energiezuinige kantoren die comfort én flexibiliteit bieden.”

Wim Boone: “Weliswaar zullen de contracten minder langdurig zijn als we nu gewoon zijn. In de Verenigde Staten zijn er al voorbeelden van vastgoedeigenaars – zoals We Work en The Office Group - die hun kantoren voor een jaar, maand of zelfs enkele dagen verhuren. De gebruikers zijn immers op zoek naar ruimte die flexibel aan de evolutie van hun business aanpasbaar is. Of dat nu gaat over groei, inkrimping, het starten van een extra divisie of activiteit… Belangrijk is ook dat ze meer betrokkenheid van de eigenaars zullen vragen. In een markt met kortere contracten zullen zij meer toegevoegde waarde moeten leveren. En dat betekent opnieuw: data. De eigenaars zullen zelf moeten monitoren of de ruimte op het aantal gebruikers is afgestemd, of het energie- en waterverbruik optimaal is, of de luchtkwaliteit op de bezettingsgraad is afgestemd, of er ‘on demand’ vergaderzalen beschikbaar zijn, of de wifi- en 5G ontvangst uitstekend is… Met andere woorden: we gaan naar ‘buildings as a service’. Daarbovenop zullen ze de data moeten leveren voor de verschillende wettelijke ESG-verplichtingen en het BREAAM-certificaat.”

Bouwkroniek: Zullen de gebouweigenaars wel bereid zijn om de nodige investeringen te doen?

Koen Mees: “Er voltrekt zich een fundamentele omslag in de manier waarop we over vastgoed denken. Investeerders zetten steeds vaker in op een duurzame samenwerking met gebruikers. Een upgrade van kantoren – inclusief geïntegreerde monitoring – wordt essentieel om blijvende waardecreatie binnen het patrimonium te garanderen. Dit evoluerende speelveld laat investeerders weinig andere keuze dan mee te stappen in deze transitie.”

Wim Boone: “Tot nu toe volstond het ook om een BREAAM-label te behalen om gedurende vijf jaar te kunnen zeggen: mijn kantoorcomplex is duurzaam. Met de jaarlijkse CSRD-rapportering is de situatie compleet veranderd. Je moet nu eigenlijk continu je duurzaamheid bewijzen, en dat kan enkel en alleen wanneer je ook continu gaat monitoren én de data aan alle betrokken partijen levert. Labels zullen ook steeds vaker worden toegekend op basis van realtime data in plaats van veronderstellingen.”

Bouwkroniek: Hoe eenvoudig of moeilijk is het om een gebouw ‘smart’ te maken?

Wim Boone: “Alles is afhankelijk van wat de verschillende stakeholders onder smart begrijpen: eigenaars die het gebouw graag smart ready maken voor de huurders, asset en property managers, … Bij een gemengd gebruik van kantoren bezetten verschillende profielen van gebruikers eenzelfde gebouw om dit qua bezetting optimaal te laten renderen. Het bedienen van die verschillende profielen vereist een ‘smart’ benadering om de mix met data bij te sturen zodat die optimaal werkt. Buildwise heeft – met medewerking van Ingenium - een handleiding geschreven om pragmatisch tot een smart building te komen. Ook Embuild heeft eenzelfde initiatief genomen. Beiden kunnen trouwens gratis worden gedownload. Daarnaast zijn er ook verschillende ‘smart building’-certificeringen zoals (WiredScore en) SmartScore of Smart Building Certification die eveneens als handleiding kunnen worden gebruikt. Verder hebben we voor de Belgische duurzaamheidsmeter GRO een nieuw hoofdstuk ‘smart building’ geschreven. Op Europees niveau is er dan weer de ‘Smart Readiness Indicator’ die onder meer de energieflexibiliteit van een gebouw nagaat. Kantoren moeten in dit kader maximaal energetisch zelf bedruipend zijn en vraag/aanbod van energie zo goed mogelijk op elkaar afstemmen om zo onafhankelijk mogelijk van het publieke energienet te zijn. Deze hebben we trouwens - samen met Freestone – in het Galilee-gebouw in Brussel waar alle federale gezondheidsdiensten sedert een aantal jaren zijn gecentraliseerd. Deze handleidingen en certificaten of duurzaamheidsmeters geven een concrete invulling aan het begrip ‘smart’. De ‘Smart Building Overlay’ op het RIBA Plan of Work wijst ontwerpteams en property managers de weg om gedurende de building life cycle met data om te gaan. Concreet is ‘smart’ dus geen verzameling van hoogtechnologische snufjes, maar een gelaagd model waar data centraal staat en deze gegevens een grote rol spelen als input voor de verbetering van energie-efficiëntie door predictieve sturing, comfort, bezetting, proactief onderhoud… Kortom, data is het nieuwe goud. De gegevens worden naar de cloud gebracht waar verschillende gebouwen van elkaar kunnen leren en door toepassing van Artificiële Intelligentie optimalisaties kunnen doorvoeren. Zodat de kantoorcomplexen alsmaar duurzamer worden.”

Wim Boone: “Natuurlijk is er een brede waaier aan mogelijkheden en zal het budget bepalen welke en hoeveel technologie de eigenaar wil integreren. Idealiter wordt al in de conceptfase goed nagedacht over het ‘smart’-verhaal, zeker omdat het – zoals eerder aangegeven - over veel meer gaat dan enkel maar technologie. Niettemin is het perfect mogelijk om een kantoor gefaseerd ‘slim’ te maken. Sowieso zal het altijd een continu proces zijn, want er worden vandaag zoveel nieuwigheden gelanceerd én evolueert de wetgeving constant. Zo zal er heel wat veranderen wanneer de energiegrids een realiteit worden. Dat komt eraan, maar de wetgeving hinkt nog achterop. Ook dergelijke zaken zullen de nood aan data, automatisering en digitalisering laten toenemen.”

Koen Mees: “De uitdaging ligt dan ook niet zozeer in de investering in technologie, maar vooral in de juiste interpretatie en benutting van de data. Daarom is het cruciaal dat de vastgoedsector een beroep doet op gespecialiseerde experts die ze door deze evolutie begeleiden en tegelijkertijd software-oplossingen aanreiken. Daarnaast pleit ik voor de implementatie van een 2D ‘digital twin’ voor elk gebouw: een dynamisch, maar hanteerbaar digitaal model dat met het kantorencomplex meegroeit. Dit moet wel continu worden geactualiseerd door alle betrokken partijen, van eigenaar en gebruikers tot onderhoudsfirma’s en ESCO’s. Enkel op die manier blijft het immers een betrouwbare en geïntegreerde informatiebron.”

Bouwkroniek: Wat betekent deze evolutie voor de aannemers?

Wim Boone: “Ook de aannemers moeten met deze nieuwe trend rekening houden. Ze moeten de evoluties in het ‘smart’-gebeuren op de voet volgen en zoeken naar specialisten die de technologie kunnen implementeren, op elkaar afstemmen en interpreteren. Het volstaat immers niet om een gebouw vol te stuwen met technologische snufjes als die niet als één geheel kunnen werken. En dat gebeurt nu nog vaak omdat de hoofdaannemer deze taken aan onderaannemers uitbesteedt, maar niemand in staat is om het totaalplaatje te controleren. De noodzaak groeit om in team te werken, waarbij de hoofdaannemer en de aannemers van het ‘smart’-gebeuren een evenwaardige relatie hebben. Want zoals al eerder aangegeven: een kantoor is vandaag 30% bakstenen, 30% technieken en 40% data…”

Streamer: “In feite is een modern gebouw 30% bakstenen, 30% installaties en - liefst - 40% data.”

Streamer: “De hoofdaannemer en de aannemers van het ‘smart’-gebeuren zouden in elk project een evenwaardige relatie moeten hebben.”